5. Основные требования к составлению и оформлению документов. Реквизиты документов

5. Основные требования к составлению и оформлению

документов. Реквизиты документов

5.1. Положения данного раздела основаны на требованиях "Унифицированной системы организационно-распорядительной документации", соблюдение которых обязательно при работе с документами в Высшем Арбитражном Суде.

Унифицированной системой определен следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

5.2. Кроме того, при подготовке документов, исходящих от судебных составов и подразделений, судьи, работники судебных составов и подразделений руководствуются следующими основными требованиями:

- документ изготавливается на бланках установленной формы;

- при переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются;

- для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки-трафареты;

- документы объемом более одной страницы должны иметь краткий заголовок, раскрывающий их содержание;

- в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;

- документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ исполнен не на бланке руководителя), личная подпись и ее печатная расшифровка с инициалами;

- на оборотной стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов и ответов на жалобы);

- документ должен быть возможно кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.

5.3. Проект документа-ответа представляется исполнителем руководителю судебного состава, подразделения для подписи либо визирования и доклада руководству. Визы исполнителей проставляются на лицевой стороне последнего листа первой копии документа с четкой расшифровкой подписи визирующим лицом.

При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

5.4. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, завизированная исполнителями, заверенная специалистом по делопроизводству штампом: "Копия верна", его подписью и ее расшифровкой остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения. Если на рассылку исходящего документа составлялся реестр, первый экземпляр реестра остается в делах экспедиции, второй - в подразделении-исполнителе, судебном составе.

5.5. Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом по делопроизводству в этом подразделении.

Такому документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.

5.6. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело". Ставит свою подпись и дату.

5.7. Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и компьютер и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.

5.8. Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, то документ подписывается исполняющим обязанности этого должностного лица или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления "и.о.", "зам." вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

5.9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.

5.10. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться двумя парами арабских цифр (день и месяц), а год - четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2003. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 04 марта 2003 года.

5.11. При согласовании документа с другими организациями (внешнее согласование) оно оформляется проставлением в левом нижнем углу последнего листа грифа, включающего слово СОГЛАСОВАНО, должность лица, наименование организации, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Грифы согласования могут располагаться и на отдельном "Листе согласования".

5.12. При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщено, например:

При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно, например:

5.13. Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

5.14. Исходящий документ не должен содержать более 4 адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется реестр на рассылку, а на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

5.15. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо указать их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

5.16. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например: