6. Подготовка распорядительных и инициативных документов

6.1. По оперативным, организационным, кадровым, финансовым и другим вопросам работы Высшего Арбитражного Суда издаются приказы, распоряжения, правила, инструкции и положения и др. документы <1>, проекты которых готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководства Суда или по своей инициативе. Обеспечение качественной подготовки проектов документов, их согласование с другими заинтересованными подразделениями возлагается на руководителей подразделений, которые их готовят.

--------------------------------

<1> Далее - распорядительные документы.

6.2. Приказы подписываются Председателем Высшего Арбитражного Суда или заместителем Председателя, исполняющим его обязанности.

Распоряжения, правила, инструкции и положения, носящие общий характер или организационно-распорядительную направленность, подписываются или утверждаются Председателем Высшего Арбитражного Суда или его заместителями в пределах их полномочий.

6.3. Распорядительный документ должен иметь краткий заголовок, раскрывающий его содержание. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится.

6.4. В констатирующей части распорядительного документа кратко излагаются факты и события, цели и задачи, послужившие основанием для его издания. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты и подпункты приказа нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются судебные составы, подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте этой части документа могут содержаться указания о подразделении или должностном лице, на которых возлагается контроль за исполнением.

6.5. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, то в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указаны его дата, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта, распорядительный документ должен содержать слова "Признать утратившим силу...".

6.6. Представляемые на подпись Председателю Высшего Арбитражного Суда или его заместителям распорядительные документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, готовившим проект.

6.7. Проекты этих документов должны быть согласованы с заместителем Председателя, курирующим вопросы, изложенные в распорядительном документе, с руководителями структурных подразделений, которых они касаются, и завизированы ими.

Проекты таких документов редактируются в редакторской группе.

6.8. Согласование включает в себя личную подпись (визу) лица, с которым документ согласовывается, ее расшифровку, дату визирования, которые проставляются внизу листа на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра (подлинника документа).

Замечания по проекту документа излагаются на отдельном листе.

6.9. Вместе с распорядительным документом исполнитель в необходимых случаях готовит лист рассылки, в котором перечисляет лиц, до сведения которых необходимо его довести.

6.10. Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты:

наименование органа, издающего акт;

наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов);

дата подписания акта и его номер;

наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

6.11. Распорядительные документы, подписанные Председателем Высшего Арбитражного Суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии (группе правительственной корреспонденции и регистрации документов руководства).

Документы представляются в двух экземплярах, на которых проставляются дата и порядковый номер. Подлинник документа остается в канцелярии и подшивается вместе с листом рассылки в дело по номенклатуре "Приказы и распоряжения руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации". Второй экземпляр возвращается структурному подразделению, подготовившему проект.

6.12. Копии распорядительных документов по основной деятельности, адресованные арбитражным судам, по листу рассылки передаются во все судебные составы и подразделения под расписку.

6.13. Контрольно-инспекторский отдел Организационно-контрольного управления, используя электронную базу данных, осуществляет контроль за прохождением и исполнением документа в соответствии с установленными в приказах Председателя Высшего Арбитражного Суда требованиями об укреплении исполнительской дисциплины и совершенствовании контроля исполнения.

6.14. Руководитель структурного подразделения, отвечающий за окончательное исполнение поручения, содержащегося в приказе или распоряжении, организует ознакомление с документом и поручением, содержащимся в нем, соисполнителей либо обеспечивает передачу им копий документа и резолюции руководства через канцелярию.

6.15. Инициативные документы - служебные записки организационного характера, исходящие из судебных составов и структурных подразделений центрального аппарата, представляются исполнителем для регистрации в канцелярию. Специалист канцелярии вносит в БД АИС "Делопроизводство" дату поступления документа, фамилию лица, подписавшего его, адресат документа и печатает регистрационно-контрольные карточки в трех экземплярах.

6.16. Первый экземпляр карточки остается для учета поручений руководства в канцелярии.

Второй экземпляр карточки передается канцелярией для текущего контроля в Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда или его заместителя, принявшего решение о порядке исполнения документа.

Третий экземпляр карточки вместе с документом и подлинником резолюции передается в секретариат (приемную) или подразделение руководителя, указанного в резолюции первым в числе исполнителей, для записи решения руководителя о порядке дальнейшей работы по поручению и оперативного контроля за его исполнением.

6.17. Специалист структурного подразделения, руководителю которого передан документ, или секретарь заместителя Председателя Высшего Арбитражного Суда, указанного в числе исполнителей первым, отмечают все этапы исполнения поручения в БД АИС и журнале регистрации внутренних документов с поручениями руководства (приложение 15).

6.18. После регистрации в тот же день документ передается из канцелярии по назначению - в соответствующий секретариат (приемную) руководителя, которому документ адресован, под расписку в карточке специалиста секретариата.

6.19. После рассмотрения документа Председателем Высшего Арбитражного Суда или его заместителями документ вместе в резолюцией о порядке его исполнения незамедлительно возвращается специалистом секретариата в канцелярию для внесения в компьютер и в карточку содержания резолюции, даты, фамилий исполнителей, срока исполнения. Если документ руководством Суда поставлен на контроль, информация об этом вводится в АИС "Делопроизводство".

О принятой резолюции канцелярия информирует автора документа, если он не указан в числе исполнителей.

6.20. В тот же день (в крайних случаях - не позднее первой половины следующего рабочего дня) документ передается из канцелярии в подразделение, указанное в резолюции первым в числе исполнителей, или непосредственно руководителю, указанному в резолюции первым, под расписку в карточке специалиста или руководителя подразделения.

6.21. Соисполнители, указанные в резолюции, представляют свои предложения лицу, координирующему работу по поручению и ответственному за его окончательное исполнение, не позже чем за пять дней до истечения установленного руководством Высшего Арбитражного Суда срока, если не будет установлен иной срок.

6.22. Подготовленный согласно поручению (резолюции) руководства Высшего Арбитражного Суда документ с визами всех остальных соисполнителей представляется (докладывается) руководству основным исполнителем, названным в поручении первым.

6.23. После завершения исполнения поручения по инициативному документу этот документ вместе с материалами по нему приобщается к делу по номенклатуре основного подразделения-исполнителя либо направляются адресатам.

По указанию основного исполнителя специалистом подразделения, где документы или поручения находились на исполнении, производится отметка в карточке об исполнении и такая же информация вводится в компьютер.

6.24. Докладные (служебные) записки, представляемые во исполнение резолюций руководства Высшего Арбитражного Суда, регистрируются канцелярией в БД и передаются в Секретариат руководства.