10. Контроль за ведением делопроизводства

10.1. Для осуществления оперативного контроля за прохождением документов их регистрация и учет в судебных составах и подразделениях ведутся в электронной базе данных и на контрольно-регистрационных карточках, а в необходимых случаях также в журналах установленной формы.

10.2. Канцелярия периодически проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях. Наряду со специалистами по делопроизводству проверяемых подразделений для таких проверок могут привлекаться специалисты из других подразделений.

Справки по итогам проверки представляются руководству Высшего Арбитражного Суда.

10.3. Канцелярия периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, штампов, условия хранения судебных дел и документов, своевременную передачу "Надзорных производств" в группу учета канцелярии, контролирует правильность оформления судебных дел, "Надзорных производств" и документов, своевременность введения информации в АИС "Судопроизводство" и "Делопроизводство". О результатах проверки докладывается руководителям судебных составов и подразделений.

10.4. Канцелярия и специалисты по делопроизводству ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных, созданных и отправленных в Высшем Арбитражном Суде за выбранный отрезок времени.

10.5. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета его копий.

10.6. Количество печатных тиражируемых документов подсчитывается отдельно по журналам учета выполненных работ в группе автоматизированной подготовки документов и копировально-множительном бюро.

10.7. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

При необходимости судебные составы и подразделения вносят предложения в Управление делопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.