17. Составление номенклатуры дел

17.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в судебных составах и подразделениях Высшего Арбитражного Суда, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив Высшего Арбитражного Суда <1>, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

--------------------------------

<1> Далее - архив.

17.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1988) и "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (М., 2000) <1>.

--------------------------------

<1> Далее - Перечень типовых документов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным конституционным законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации", положениями о подразделениях Высшего Арбитражного Суда, штатным расписанием, планами работы, номенклатурами дел за прошлые годы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Высшего Арбитражного Суда.

Сводная номенклатура дел Высшего Арбитражного Суда формируется в соответствии со структурой центрального аппарата Высшего Арбитражного Суда. Названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений и судебных составов.

17.3. Сводная номенклатура дел Высшего Арбитражного Суда на предстоящий календарный год (приложение 21) составляется специалистами архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (приложение 22).

17.4. Сводная номенклатура дел согласовывается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Высшего Арбитражного Суда с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) не реже одного раза в пять лет. Она утверждается Председателем Высшего Арбитражного Суда не позднее декабря текущего года.

Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел Управления делопроизводства, является документом постоянного срока хранения и имеет силу приказа. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

17.5. Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

17.6. Графы сводной номенклатуры дел Высшего Арбитражного Суда, номенклатур судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами.

Например: УД-05, где:

УД - индекс Управления делопроизводства;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс должен сохраняться. В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

17.7. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела.

Не допускается употребления в заголовках дела неконкретных формулировок ("Разные материалы" "Общая переписка" и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

17.8. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегий) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

- даты (периоды), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии).

17.9. Графа 3 заполняется по окончании календарного года заведующим архивом.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов, которые проверяются и корректируются заведующим архивом.

При включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается ЦЭК Высшего Арбитражного Суда по согласованию с центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива).

17.10. В графе 5 "Примечания" проставляются отметки о заведении дел о переходящих делах, местонахождении дел в случаях их передачи в другую организацию либо о месте нахождения подлинника документа, если в номенклатурном деле подразделения хранится копия и имеются другие отметки.

17.11. По окончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, специалисты судебных составов и подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (приложение 23).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей заведующий архивом составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в Высшем Арбитражном Суде (приложение 24).