4. Регистрация, распределение, прохождение иной корреспонденции и нормативных правовых актов

4. Регистрация, распределение, прохождение иной

корреспонденции и нормативных правовых актов

4.1. Поступающая в Высший Арбитражный Суд корреспонденция, помимо указанной в разделе 3 настоящей Инструкции, принимается в канцелярии в порядке, установленном разделом 2 Инструкции.

4.2. Передача корреспонденции руководству, в судебные составы или структурные подразделения производится канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между руководством Высшего Арбитражного Суда, специализацией судебных составов и функциями подразделений.

4.3. Обращения, запросы депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации, представителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, администрации субъектов Российской Федерации, средств массовой информации, не связанные с рассмотрением судебных дел, направляются в Секретариат Председателя Высшего Арбитражного Суда или, в зависимости от корреспондента, значимости и содержания документа, непосредственно соответствующему заместителю Председателя, председателю судебного состава, руководителю структурного подразделения.

4.4. На поступившем документе в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа проставляется входящий штамп. В состав его реквизитов входят: индекс соответствующего секретариата (приемной) руководства, судебного состава или подразделения, куда направляется документ, очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления документа и подпись специалиста, зарегистрировавшего документ и принявшего решение о его направлении.

где С - индекс Секретариата (приемной) Председателя Высшего Арбитражного Суда;

434 - порядковый номер документа по поступлении;

04.03.2003 - дата поступления документа.

4.5. При направлении документов в подразделения при регистрации указываются следующие индексы:

СР - Секретариаты (приемные) заместителей Председателя Высшего Арбитражного Суда;

СП - Секретариат Пленума и Президиума;

УЗ - Управление законодательства;

УП - Управление анализа и обобщения судебной практики;

ОКУ - Организационно-контрольное управление;

УК - Управление кадров и государственной службы;

ФЭУ - Финансово-экономическое управление;

ПР - Приемная;

ПС - Первый отдел;

УД - Управление делопроизводства;

МО - Международно-правовой отдел;

ОИ - Отдел информатизации;

ХОЗУ - Хозяйственное управление;

УКС - Управление капитального строительства.

При направлении документов в судебные составы регистрация производится по индексам С-1, С-2 и т.д. соответственно номеру судебного состава.

4.6. На документы, передаваемые в Секретариат руководства, заводятся регистрационно-контрольные карточки <1> (приложение 3), которые содержат следующие реквизиты: наименование корреспондента и вида документа (закон, указ, постановление, распоряжение, иной нормативный акт, письмо, запрос, информация, указание, разъяснение и т.п.); входящий регистрационный номер, даты поступления и регистрации документа; исходящий номер и дату документа; резолюцию руководителя, рассмотревшего документ; фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей); дату поручения и срок исполнения.

--------------------------------

<1> Далее - карточка.

4.7. Специалист (секретарь) руководителя, принимающий документ, расписывается в первом экземпляре карточки, который остается в справочной картотеке канцелярии Управления делопроизводства, и передает документ своему руководителю. Второй экземпляр карточки остается у специалиста секретариата руководителя для отметок о дальнейшем движении документа.

4.8. После принятия руководителем решения по документу специалист секретариата руководителя возвращает документ с резолюцией специалисту канцелярии. Срок исполнения устанавливается руководителем, рассмотревшим документ и принявшим решение по его исполнению.

4.9. Специалист канцелярии вносит в БД АИС фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), содержание резолюции, сведения о постановке на контроль, срок исполнения и передает документ под расписку в карточке специалисту судебного состава или подразделения, в котором работает назначенный исполнитель.

4.10. Дальнейшее движение документа фиксируется в компьютере специалистом соответствующего судебного состава, структурного подразделения.

Контрольные сроки исполнения документа вносятся специалистом канцелярии в раздел электронной картотеки "Контроль исполнения".

4.11. Специалист судебного состава, подразделения передает поступивший документ своему руководителю (его заместителю), указанному в резолюции руководства.

Распоряжение руководителя о порядке исполнения документа, назначении непосредственного исполнителя и сроке исполнения специалист вносит в имеющийся в судебном составе, подразделении журнал учета исполнения документов.

4.12. Документ передается непосредственному исполнителю под его расписку в этом журнале. Информация о передаче вносится в БД АИС специалистом судебного состава, подразделения.

4.13. Передача документа из одного подразделения в другое производится только через канцелярию Управления делопроизводства. В этом случае на обоих экземплярах карточки специалист канцелярии указывает фамилию руководителя, которому передается документ, а также мотивы и дату передачи. Информация вводится в компьютер.

4.14. Федеральные законы и нормативные правовые акты (их проекты), поступающие в Высший Арбитражный Суд, после их регистрации в группе правительственной корреспонденции незамедлительно передаются для доклада Председателю Высшего Арбитражного Суда в его Секретариат.

4.15. В случае поручения нескольким подразделениям работы с отдельными нормативными правовыми актами и документами специалист канцелярии тиражирует и передает их по назначению под расписку специалистов указанных подразделений в регистрационных карточках.

Передачу документов специалист канцелярии фиксирует в компьютере.

4.16. Первые экземпляры федеральных законов и нормативных правовых актов передаются в группу кодификации Управления законодательства для учета, кодификации, хранения и, при необходимости, информационного обеспечения судебных составов, подразделений центрального аппарата и системы арбитражных судов.

4.17. Реквизиты номера исходящего документа включают в себя индексы отправителя, получателя и исполнителя документа, регистрационный номер (номер присваивается автоматически по БД "Делопроизводство").

Например: С1-7/УЗ-84,

где С1 - индекс Секретариата Председателя Высшего Арбитражного Суда;

7 - документ направляется в арбитражные суды (получатели);

УЗ - Управление законодательства (исполнитель);

84 - регистрационный номер по порядку.

При отправлении исходящих документов используются следующие индексы получателей документов:

3 - аппарат Президента и Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности ВАС РФ;

4 - аппарат Федерального Собрания Российской Федерации и депутаты;

5 - федеральные органы исполнительной власти;

6 - территориальные органы исполнительной власти, учреждения и организации стран - участниц СНГ;

7 - арбитражные суды Российской Федерации;

8 - предприятия и организации, научно-исследовательские учреждения;

9 - средства массовой информации;

10 - переписка по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения аппарата и сотрудников ВАС РФ.

4.18. Документы, поступающие из организаций, указанных в пункте 4.3 Инструкции, по вопросам, связанным с рассмотрением конкретных судебных дел, регистрируются, передаются руководству Суда, а затем на исполнение в порядке, изложенном в пунктах 4.3 - 4.11.

При наличии надзорного производства прилагается справка, подготовленная специалистом канцелярии, отражающая стадии рассмотрения дела, принятые по нему судебные акты и другую необходимую информацию, а в случаях необходимости и "Надзорное производство".

4.19. Подписанные исходящие документы регистрируются специалистами судебных составов и подразделений в БД АИС "Делопроизводство" и передаются для отправки в экспедицию в заклеенных конвертах с надписанными адресами.

При отправке заказной почтой или с нарочным специалист судебного состава или подразделения заполняет реестр в двух экземплярах или заявку на доставку курьером.

Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам, то в экспедицию представляется необходимое количество экземпляров документа и список рассылки с указанием адресов.

4.20. Заказную корреспонденцию специалист экспедиции принимает на отправку под расписку на втором экземпляре реестра, который остается у специалиста судебного состава или подразделения.

Прием экспедицией документов на отправку прекращается за один час до окончания рабочего дня.

Копии отправляемого документа с визами исполнителей хранятся в канцелярии Управления делопроизводства, в соответствующем судебном составе или подразделении-исполнителе в делах по номенклатуре.

Документы, подписанные руководством Высшего Арбитражного Суда и адресованные в высшие органы государственной власти, отправляются заказной почтой, а в соответствующих случаях - с нарочным по заявке подразделения-исполнителя или судебного состава.