37. Контроль за исполнением документов и поручений

37.1. Контроль исполнения документов и поручений проводится в целях своевременного и качественного их исполнения, повышения исполнительской дисциплины, ответственности исполнителей и включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля, информирование руководителей о результатах исполнения.

В арбитражном суде контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения: локальные акты и иные документы ВАС РФ, касающиеся деятельности арбитражного суда; локальные акты и иные документы арбитражного суда; поручения руководства суда; планы работы арбитражного суда; процессуальные сроки рассмотрения судебных дел и жалоб, сроки рассылки процессуальных документов, сроки рассмотрения обращений граждан и представителей организаций и т.д.

37.2. Контроль исполнения локальных актов ВАС РФ и председателя арбитражного суда, а также поручений заместителей председателя суда по вопросам, связанным с организацией судебной деятельности суда, как правило, осуществляется секретариатом председателя арбитражного суда.

37.3. Контроль за исполнением поручений руководства суда по вопросам организационной деятельности суда осуществляется руководителем аппарата - администратором арбитражного суда, если в поручении не указано другое лицо, контролирующее исполнение.

37.4. Контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных и кассационных жалоб осуществляют заместители председателя арбитражного суда - председатели судебных коллегий, председатели судебных составов.

Оперативный контроль по исполнению определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на помощников судей (специалистов судебного состава).

37.5. Общий контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях суда осуществляют руководители этих подразделений, а текущий контроль - специалисты делопроизводства подразделений, на которых распоряжением руководителя возложена такая обязанность.

Руководители структурных подразделений дают конкретные указания по исполнению документов и поручений, контролируют качество и сроки исполнения, принимают меры по исполнению, докладывают руководству суда (с учетом распределения обязанностей) о ходе и результатах исполнения, в пределах своих полномочий снимают с контроля исполненные документы или поручения, контролируют своевременность снятия с контроля документов и поручений на основании резолюции руководства суда.

В судебном составе, кроме того, контролю подлежат сроки рассмотрения судебных дел, отправки копий судебных актов, извещений, исполнительных листов, истребованных судебных дел вышестоящими инстанциями, сроки возвращения дел. Информирование судей об истечении сроков исполнения определений, информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, осуществляется за 5 дней до истечения срока исполнения.

37.6. Порядок и сроки представления оперативной отчетности по исполнению документов и поручений определяются председателем арбитражного суда.

Контроль соблюдения процессуальных сроков рассмотрения дел осуществляется посредством представления руководству арбитражного суда оперативной (ежемесячной) отчетности, составляемой помощниками судей (специалистами делопроизводства судебного состава) и подписываемой председателем судебного состава.

37.7. При осуществлении контрольных функций работники, на которых возложены обязанности по контролю, запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей, в судебных составах, в структурных подразделениях, пользуются данными систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства.

37.8. Приказом арбитражного суда может быть создано подразделение, на которое возложены функции по контролю за исполнительской дисциплиной.

37.9. Поручения по исполнению входящих документов суда (кроме относящихся к рассмотрению судебных дел), по инициативным документам, служебным запискам и т.п. могут быть оформлены отдельным документом или резолюцией руководителя с формулировками: "представить...", "внести...", "доложить...", "информировать...", "подготовить проект..." и т.д., а также содержать указание о конкретном сроке исполнения.

37.10. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным исполнителем, который организует и координирует работу по исполнению поручения, считается тот, кому поручен доклад об исполнении или чья фамилия указана в поручении первой.

Ответственный исполнитель информирует должностное лицо, давшее поручение, о ходе и результатах его исполнения.

37.11. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок исполнения не указан, поручение должно быть исполнено в месячный срок, начиная отсчет от даты подписания поручения.

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

37.12. Контроль ведется с использованием САС и САД, куда по документам, подлежащим исполнению, вводится текст поручения, информация о сроке исполнения поручения или документа, прохождении документа в процессе исполнения, снятии исполненного документа или поручения с контроля.

37.13. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан и представителей организаций, поступивших на исполнение в структурное подразделение, осуществляется руководителями этих подразделений.

Письменное обращение, по которому было дано поручение председателем суда или его заместителем с требованием доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения.

37.14. Планы работы ВАС РФ и арбитражного суда доводятся до сведения лиц, на которых возложено исполнение плановых мероприятий и функций контроля.

О ходе выполнения плановых мероприятий лицо, на которое возложены функции контроля, ежемесячно докладывает руководителю структурного подразделения, работникам которого поручено выполнение мероприятий плана, и ежеквартально - руководству суда.

37.15. При необходимости изменения срока исполнения документа (локального акта, планового мероприятия) ответственный исполнитель представляет на имя руководителя суда докладную записку о его продлении, не позднее трех дней до истечения срока исполнения.

37.16. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения документы остаются на контроле до поступления в арбитражный суд ответа. Сведения о направлении поручения или запроса вносятся в САД или САС в зависимости от характера поручения/запроса.

37.17. Плановые мероприятия, документы и поручения снимаются с контроля на основании подписанного (утвержденного) руководством арбитражного суда итогового документа, ответа заявителю или резолюции руководства суда о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в докладной (служебной) записке. Промежуточные докладные (служебные) записки и ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

Исполнитель докладывает председателю арбитражного суда или его заместителям о выполнении их поручений и об исполнении документа.

Снятие с контроля документов и поручений производится только на основании резолюции тех руководителей, по указанию которых они были взяты на контроль, либо руководителей, исполняющих их обязанности.

37.18. Документы снимаются с контроля, если содержащиеся в поручении указания выполнены и с информацией об исполнении поручения согласилось должностное лицо, давшее поручение.

37.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан не позднее следующего дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, предоставить руководителю, давшему поручение, докладную (служебную записку) о ходе исполнения с указанием причин неисполнения в установленный срок.

37.20. Информация о выполнении поручения, снятии с контроля и списании в дело по номенклатуре вносится специалистами делопроизводства секретариата председателя и структурных подразделений в соответствующую в регистрационную карточку системы автоматизации делопроизводства только при наличии резолюции руководителя, давшего поручение, и списании "В дело N...." сводной номенклатуры.

37.21. По исполнении документа его подлинник на бумажном носителе помещается в соответствующее дело по номенклатуре специалистом делопроизводства структурного подразделения, ответственного за исполнение документа.

А в случае если документ существует только на электронном носителе, регистрационная карточка дела переводится в разряд "архивная" с указанием номера номенклатурного дела.