22. Организация делопроизводства в судебном составе

22.1. Специалист судебного состава незамедлительно по получении искового заявления под расписку в реестре передает его председателю судебного состава для назначения судьи для рассмотрения искового заявления.

На основании резолюции председателя судебного состава исковое заявление передается назначенному судье или его помощнику под расписку в журнале передачи исковых заявлений, дел и дополнительных материалов (приложение N 2).

Если в суде действует система автоматизированного распределения заявлений и дел, специалист группы регистрации подразделения делопроизводства по реестру передает заявление непосредственно судье, определенному системой автоматизированного распределения, либо его помощнику под расписку в реестре.

Организуя работу офиса, судья обязан обеспечить документооборот офиса таким образом, чтобы в любой момент имелась возможность определения местонахождения документа, поступившего в его офис, лица, ответственного за его исполнение, стадии исполнения.

22.2. Специалист судебного состава (помощник судьи, секретарь судебного заседания) вносит в САС, в том числе, следующую информацию, связанную с рассмотрением дела:

категорию спора (после уточнения, сделанного судьей);

фамилию судьи, дату передачи заявления судье;

дату принятия искового заявления к производству и дату назначения дела к разбирательству;

даты вынесения определений, дату направления их копий лицам, участвующим в деле;

основание отложения дела и дату, на которую назначено судебное заседание;

основание оставления искового заявления без движения;

основание приостановления производства по делу и срок приостановления;

основание вступления в дело третьих лиц;

основание возвращения искового заявления;

дату возобновления производства по делу;

дату, время и место предварительного судебного заседания;

дату, время и место судебного разбирательства;

дату объявления перерыва;

основание прекращения производства по делу;

основание оставления иска без рассмотрения;

дату объявления резолютивной части решения и ее содержание;

дату изготовления решения в полном объеме, содержание его резолютивной части, дату направления копий решения сторонам по делу.

Если дело рассматривается в коллегиальном составе или с участием арбитражных заседателей, информация о составе суда с указанием судьи, председательствующего в судебном заседании, других судей, участвующих в заседании, арбитражных заседателей вносится в САС.

Специалист судебного состава (помощник судьи, секретарь судебного заседания) обеспечивает внесение информации в электронные сервисы арбитражных судов, в том числе: сервис расписаний судебных заседаний, аудиозапись судебного заседания, календарь судебных заседаний, календарь перерывов судебных заседаний.

Специалист судебного состава (помощник судьи, секретарь судебного заседания) несет ответственность за полноту и правильность заполнения электронных карточек по делу, а также надлежащее использование указанных сервисов.

22.3. После вынесения судом определения о принятии искового заявления к производству секретарь судебного заседания (помощник судьи, специалист по делопроизводству судебного состава) в обложку "Дело N....." (приложение N 30) из твердого картона (массой не менее 250 мг) помещает исковое заявление, приложенные документы, указанное определение суда, подшивает их и проставляет номер дела, соответствующий регистрационному номеру искового заявления, заполняет необходимыми данными обложку судебного дела.

22.4. Титульный лист обложки судебного дела формируется и распечатывается с помощью САС и наклеивается на лицевую часть обложки дела.

Записи на обложке и внутри обложки при необходимости производятся четко, разборчиво чернилами синего, фиолетового, черного цветов. Использование сокращенного наименования организаций на обложке дела допускается только с учетом требований, установленных пунктом 21.4 Инструкции.

22.5. Если в суде ведется статистический учет на основе карточек на бумажном носителе, на каждое судебное дело секретарем судебного заседания заводится статистическая карточка.

При наличии в суде резервных копий САС И САД, исключающих утрату данных, являющихся основой для составления статистических и других отчетов, по распоряжению председателя суда статистические карточки на бумажных носителях не ведутся.

22.6. Судебное дело оформляется и подшивается секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) по мере поступления документов в суд и проведения судебных заседаний. Окончательное оформление судебного дела производится не позднее трех дней после направления лицам, участвующим в деле, завершающего судебного акта.

22.7. Материалы дела подшиваются в следующей последовательности:

опись документов дела;

определения, предшествующие судебному заседанию: определение об оставлении искового заявления без движения подшивается в тех случаях, когда обстоятельства, послужившие основанием для этого, были устранены в установленный судом срок; определение о принятии искового заявления к производству и подготовке дела к судебному разбирательству;

исковое заявление (заявление) с приложенными к нему документами. Документы, приложенные к исковому заявлению, подшиваются в порядке, указанном судьей. Документы, сшитые заявителем в отдельный том, при необходимости и для удобства работы с ними могут быть расформированы и подшиты в судебное дело в порядке, указанном судьей;

заявления, ходатайства, документы, судебные акты по вопросам, связанным с обеспечением иска;

отзыв на исковое заявление;

дополнительные документы, представленные сторонами (по мере поступления). Не подшиваются копии документов, уже имеющихся в материалах дела;

отзыв на исковое заявление;

судебные акты предварительного судебного заседания;

судебные акты, вынесенные в ходе судебного заседания (об отводах, рассмотрении ходатайств, назначении экспертиз, осмотре вещественных доказательств и т.д.);

приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления;

подписки об ответственности свидетелей, экспертов, переводчиков;

заключения экспертов;

протокол судебного заседания;

объявленная резолютивная часть решения, решение в полном объеме, определение суда, которым завершается производство по делу;

копия исполнительного листа;

копия справки на возврат государственной пошлины.

Материальный носитель, содержащий аудиопротокол судебных заседаний, и материальный носитель видеозаписи судебного заседания (в случае проведения судебного заседания с использованием систем ВКС) с целью предотвращения его возможной порчи в процессе хранения и пересылки по почте подшиваются в середину последнего тома дела с использованием специальных пластиковых файлов для хранения CD- или DVD-дисков или пластиковых файлов формата A4, которые затем проклеиваются по периметру.

Протоколы судебных заседаний, письменные ходатайства лиц, участвующих в деле, определения суда, принятые в ходе этих судебных заседаний, запросы суда и полученные по запросам документы, заключения экспертов, уведомления о вручении копий определений и т.д. подшиваются в дело в хронологическом порядке.

При наличии в деле запросов за документом-запросом помещается документ-ответ.

Составляется опись документов судебного дела (приложение N 31).

Опись может заполняться и другими документами, поступившими в данный суд.

По завершении описи в данном суде ставится штамп арбитражного суда (приложение N 32), в котором указываются общее количество листов описи, должность, фамилия, инициалы лица, составившего опись, его подпись и дата составления описи.

22.8. При направлении арбитражным судом лицам, участвующим в деле, судебных актов заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении после подшивки в судебное дело оригинала судебного акта секретарем судебного заседания/специалистом судебного состава из расчета один бланк на пять почтовых отправлений подшиваются Перечни почтовых отправлений (приложение N 33), в которых указываются:

лица, которым были направлены судебные акты;

дата отправки судебного акта;

почтовый идентификатор почтового отправления;

дата получения судом почтового уведомления (при его поступлении в арбитражный суд).

Вместо Перечня почтовых отправлений в дело может подшиваться сформированный экспедицией реестр по форме Ф.103 "Список внутренних почтовых отправлений". После листа реестра по форме Ф.103 подшиваются дополнительные листы, озаглавленные "Полученные судом почтовые уведомления судебного акта по делу N ___ от _________", в количестве из расчета один лист на пять уведомлений.

После получения судом уведомлений о вручении адресатам почтовых отправлений они подшиваются на оборотную сторону листа Перечня или подшитого в дело листа, предназначенного для подшивки почтовых уведомлений, таким образом, чтобы информация уведомлений была доступна для ознакомления.

Уведомления, поступившие в суд после подшивки дела, подшиваются к соответствующему листу Перечня почтовых отправлений или дополнительному листу.

В случае возврата почтового отправления по причине его неполучения адресатом, сведения о его возврате вносятся в САС, а почтовое отправление вскрывается и подшивается в конец текущего тома дела, а в случае необходимости (например, по делам о банкротстве или по рассмотрению корпоративных споров при множественности участников спора) - в отдельный том дела, выделяемый судом для хранения возвращенных почтовых отправлений. В графе "Примечание" Перечня почтовых отправлений или напротив соответствующей строки в форме Ф-103, подшитой к материалам дела, делается отметка о возврате почтового отправления. Сформированному тому дела присваивается очередной номер тома дела на дату начала его формирования.

22.9. Копии документов, уже имеющихся в материалах дела, представленные сторонами, по распоряжению судьи, в производстве которого находится данное дело, возвращаются лицам, представившим их, заказными почтовыми отправлениями с сопроводительными письмами, в которых приводятся перечень возвращаемых документов и объяснение возврата документов. Лишние копии, а также документы, принятые судом в судебном заседании для обозрения, могут быть возвращены в суде лицам, представившим их, под расписку, оформленную в виде отдельного документа.

22.10. Дату изготовления решения (определения) суда в полном объеме и разъяснение порядка доведения их до сведения лиц, участвующих в деле, суд сообщает при объявлении резолютивной части принятого решения (определения).

На решении (определении, которым заканчивается рассмотрение дела по существу), изготовленном в полном объеме, ставятся дата фактического принятия и дата объявления резолютивной части, срок обжалования.

Даты объявления резолютивной части решения и изготовления решения в полном объеме, существо принятого решения вводятся секретарем судебного заседания (помощником судьи) в систему автоматизации судопроизводства.

22.11. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного, синего или фиолетового цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Нумерация листов дела с литерами (например: "5 а", "5 б" и т.п.) не допускается.

Документы подшиваются в дело прочной нитью на четыре прокола у корешка дела. Объем одного тома судебного дела, как правило, должен составлять не более 150 листов. Если дело состоит из нескольких томов, формирование последнего тома допускается только в случае, если он будет составлять более 20 листов.

При подшивке дела должно быть обеспечено свободное чтение текста документов дела.

22.12. Лицевая сторона обложки каждого отдельного тома судебного дела оформляется как лицевая сторона обложки первого тома с проставлением номера очередного тома.

На лицевой стороне обложки каждого тома проставляются номер дела и соответствующая категория спора, определяемая судьей и ее цифровой код. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. С единицы начинается и опись документов каждого тома. Бланки описи подшиваются в дело в количестве, необходимом для заполнения и другими судебными инстанциями. В конце описи документов проставляется штамп суда с указанием номера судебного состава, даты составления описи, фамилии, инициалов, должности и подписи лица, составившего опись.

22.13. Склеивание листов дела клеем, сшивание документов с помощью металлических скрепок не допускаются.

Специалист делопроизводства судебного состава/секретарь судебного заседания/помощник судьи вправе в период рассмотрения дела осуществлять прошивку дела железными скобами с помощью специальных технических средств. В случае обжалования судебного акта перед направлением дела в суды апелляционной и кассационной инстанций последний том дела должен быть прошит в порядке, установленном пунктом 22.11 Инструкции, при этом железные скобы из последнего тома дела должны быть удалены. В случае обжалования судебного акта перед направлением дела в суд надзорной инстанции все тома дела должны быть прошиты в порядке, установленном пунктом 22.11 Инструкции, при этом железные скобы из всех томов дела должны быть удалены.

22.14. О приобщении документов к материалам дела делается соответствующая запись в протоколе судебного заседания, где перечисляются приобщенные к делу документы, или этот перечень озвучивается для целей аудиопротоколирования. Документы подшиваются в дело перед протоколом судебного заседания, вносятся в опись документов дела.

22.15. В случае вынесения определения об оставлении искового заявления без движения копия определения, удостоверенная секретарем судебного заседания (помощником судьи или специалистом судебного состава), не позднее следующего дня после дня вынесения направляется истцу (заявителю). В период установленного судьей срока заявление и приложенные к нему документы хранятся и контролируются помощником судьи.

Информация о вынесении определения вводится в САС специалистом судебного состава.

22.16. В случае вынесения определения о возвращении искового заявления копия определения о возвращении искового заявления, удостоверенная секретарем судебного заседания (помощником судьи или специалистом судебного состава), и приложенные к нему документы специалистом судебного состава направляются истцу (заявителю) не позднее следующего дня после дня вынесения определения.

Подлинник определения вместе с актом об отсутствии документов (если таковой имеется) подшивается в дело по номенклатуре судебного состава, информация вводится в САС. Данное положение не относится к возвращению исковых заявлений (заявлений), поданных в рамках возбужденного дела о банкротстве. Подлинник определения вместе с описью документов, актом об отсутствии документов (если таковой имеется) подшивается в отдельное дело, сформированное в рамках дела о банкротстве в соответствии с пунктом 21.8 Инструкции.

При повторном обращении после возвращения искового заявления с такими же или измененными требованиями поступившие документы регистрируются по новому номеру в порядке очередности поступления исковых заявлений и передаются в судебные составы согласно специализации.

22.17. В случае если направленные стороне документы были возвращены отделением почтовой связи с отсутствием корреспондента по указанному адресу, по причине истечения сроков хранения, пр., конверт вместе с вышеуказанными документами подшивается в материалы судебного дела. В случае обращения заявителя за документами документы изымаются из материалов дела и выдаются заявителю под расписку.

22.18. При выделении одного или нескольких соединенных требований в отдельное производство такое требование регистрируется как вновь поступившее с присвоением самостоятельного номера в день вынесения определения о выделении. В дело, оформленное в новую обложку "Дело", должны подшиваться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных документов, имеющие значение для данного дела, составляется внутренняя опись документов дела, и дело передается для регистрации и ввода необходимых данных в систему автоматизации в группу регистрации подразделения делопроизводства. Подлинник определения о выделении требований в отдельное производство должен находиться в материалах дела, из которого выделены требования. Во внутренней описи документов дела делаются соответствующие отметки.

22.19. При объединении нескольких однородных дел, в которых участвуют одни и те же лица, в одно производство для совместного рассмотрения делу присваивается номер первого дела, сформированного по первому поступившему исковому заявлению из объединенных дел, данный номер указывается в определении суда об объединении дел.

В систему автоматизации судопроизводства специалист делопроизводства судебного состава вносит информацию об объединении по каждому из объединенных дел, указывая дату вынесения данного определения, существо определения и передает дело на перерегистрацию в группу регистрации подразделения делопроизводства. Дело и каждый его том формируются в новые обложки. Старые обложки дел сохраняются, если объединяются требования, заявленные в одном суде. Формирование дела производится по указанию судьи, председательствующего в судебном заседании по новому делу. Подлинник определения об объединении дел подшивается в дело, под номером которого объединены дела.

Объединенные дела нумеруются, как тома одного дела. Каждый том дела имеет свою опись документов. В незавершенные тома (кроме последнего тома) дополнительно документы не подшиваются. В ходе судебного разбирательства документы приобщаются к последнему тому объединенного дела, вносятся в опись документов этого тома.

22.20. Постановления федерального арбитражного суда округа, а также постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, отменяющие решения суда первой инстанции и направляющие дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции, регистрируются специалистом подразделения делопроизводства суда в САС, изготавливаются их копии, которые в тот же день передаются под расписку в секретариат председателя суда вместе с судебным делом.

По резолюции председателя суда копии постановлений передаются соответствующему председателю судебной коллегии и председателю судебного состава.

Если в резолюции исполнителям предписывается совершить какие-либо действия, то по их исполнении и после доклада указанному в резолюции руководителю копии постановлений подшиваются специалистом секретариата председателя суда в дела по номенклатуре секретариата или передаются в отдел обобщения судебной практики для обобщения и анализа.

Дело, возвращенное на новое рассмотрение, по общему правилу передается на рассмотрение судьи, ранее рассматривавшего данное дело. Если в постановлении арбитражного суда кассационной инстанции или постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации указано на необходимость пересмотра дела в ином составе судей, дело передается для распределения в порядке, установленном настоящей Инструкцией для вновь поступивших исковых заявлений. Если в суде внедрена система автоматизированного распределения дел, из числа судей, которым может быть распределено дело для рассмотрения, администратором САС исключаются судьи, ранее участвовавшие в рассмотрении данного дела.

22.21. Делопроизводство по судебному делу считается оконченным и дело подлежит сдаче в архив по истечении шести месяцев считая с даты окончания срока на обжалование последнего судебного акта при условии выдачи исполнительных листов по делу (если они подлежат выдаче по данному делу).