42. Изготовление, учет, выдача, использование и хранение печатей, штампов и бланков

42.1. Для удостоверения подлинности подписей на документах арбитражного суда, соответствия копий документов суда их подлинникам используются гербовая печать, ее дубликаты и другие печати арбитражного суда.

Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов и для других отметок справочного характера.

42.2. Порядок организации изготовления печатей, штампов и бланков строгой отчетности, необходимых для обеспечения деятельности суда, их учета, хранения и использования, устанавливается локальными актами ВАС РФ.

Приказами арбитражного суда на работников соответствующих структурных подразделений, а также судебных составов возлагаются обязанности по организации изготовления, получения, учета, хранения и использования гербовых печатей и их дубликатов, бланков строгой отчетности.

Заявки на изготовление печатей (кроме гербовой и ее дубликатов), штампов и бланков подаются руководителями структурных подразделений в подразделение делопроизводства и учитываются в журнале заявок на их изготовление (приложение N 50).

42.3. Изготовленные печати (за исключением гербовой и ее дубликатов), штампы, бланки передаются в подразделение делопроизводства, учитываются в журналах учета печатей, штампов и бланков и выдаются под расписку работникам судебных составов и подразделений, отвечающим за их использование и сохранность (приложение N 51).

42.4. Необходимость изготовления дубликатов гербовых печатей для арбитражного суда определяется председателем суда, исходя из количества служебных документов, на которых проставляются гербовые печати.

Дубликаты гербовых печатей изготавливаются под очередным порядковым номером изготовленных для суда гербовых печатей и имеют номера 2, 3 и т.д.

42.5. Изготовленную гербовую печать, ее дубликаты, металлические номерные печати из отдела материально-технического обеспечения получает назначенный приказом арбитражного суда работник суда, который осуществляет учет, выдачу, контроль за хранением этих печатей в судебных составах и структурных подразделениях суда.

При наличии в суде гербовой печати и нескольких ее дубликатов приказом арбитражного суда определяется перечень документов, на которых проставляется каждая из печатей, хранящаяся у конкретного лица.

Документы, на которых проставляется гербовая печать (ее дубликаты), подлежат учету в специальном журнале (приложение N 52). Журнал должен быть прошит и пронумерован.

При наличии технической возможности учет проставления гербовой печати на документах процессуального характера ведется в САС путем внесения в регистрационную карточку документа сведений о дате проставления печати и номера оттиска.

42.6. Начальник подразделения делопроизводства получает в подразделении материально-технического обеспечения и несет ответственность за учет, хранение, использование и выдачу остальных печатей, а также штампов и учетных бланков суда. Выдача печатей и штампов производится по журналу.

Лица, ответственные за использование и сохранность печатей, штампов и бланков, назначаются руководителями судебных составов и подразделений.

Передача печати другому работнику на основании распоряжения руководства суда производится по акту (приложение N 53).

Для опечатывания сейфов с судебными делами и документами, с вещественными доказательствами, входных дверей режимных помещений и хранилищ дел, документов, материальных ценностей службой работы с секретными документами выдаются ответственным лицам личные номерные металлические печати.

42.7. Документы арбитражного суда должны, как правило, оформляться на бланках и иметь комплекс обязательных реквизитов, расположенных в определенном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее 20 мм.

42.8. В зависимости от расположения реквизитов в суде могут использоваться продольный (приложение N 54) и угловой бланки арбитражного суда (приложение N 41), именные бланки руководства суда (приложение N 55), бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек.

Продольный вариант бланка используется при оформлении приказов и распоряжений арбитражного суда или лица, его замещающего.

В остальных случаях используются бланки с угловым расположением реквизитов.

42.9. Угловой вариант бланка имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (без геральдического щита), наименование суда, почтовый адрес суда, номер телефона справочной службы, номер телефона факсимильной связи, адрес электронной почты, наименование официального сайта, общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный классификационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП), регистрационный номер исходящего документа и его дату.

При необходимости дополнительно указываются регистрационный номер входящего документа и его дата.

42.10. Номерные бланки арбитражного суда, именные бланки подлежат строгому учету в журнале учета бланков (приложение N 56) в подразделении делопроизводства.

Бланки исполнительных листов подлежат учету в журнале учета бланков по форме согласно Правилам изготовления, учета, хранения и уничтожения бланков исполнительных листов, утвержденным постановлением Правительства РФ от 31.07.2008 N 579 (приложение N 25).

Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.

42.11. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Именные бланки председателя суда и заместителей председателя суда могут использоваться только по указанию соответственно председателя суда, его заместителей.

42.12. Письма за подписью председателя арбитражного суда и его заместителей, направляемые в федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации, в арбитражные суды и т.д., печатаются на именных бланках руководства арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте без геральдического щита.

42.13. Письма, направляемые арбитражным судом в другие арбитражные суды, организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию арбитражного суда, подписываются соответствующими должностными лицами (их заместителями) и печатаются на общем угловом бланке арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте без геральдического щита.

42.14. Помимо процессуальных документов, перечисленных в пункте 10.3 Инструкции, гербовая печать арбитражного суда или ее дубликаты проставляются на документах, подписанных, утвержденных, заверенных председателем суда, заместителями председателя суда, руководителем аппарата - администратором суда, управляющим делами суда, начальником финансового отдела (главным бухгалтером), начальником отдела кадров, начальником подразделения делопроизводства в тех случаях, когда это обусловлено требованиями к оформлению документов.

42.15. Печати, бланки строгой отчетности хранятся в запирающихся опечатываемых сейфах (металлических шкафах), исключающих доступ посторонних лиц. Ответственность за хранение и использование по назначению в судебных составах и подразделениях печатей, штампов и бланков несут их руководители и назначенные ими работники.

42.16. Печати на время нахождения в отпуске, командировке ответственных за эти печати лиц могут быть переданы другим лицам, назначенным председателем суда.

При увольнении или перемещении работника, ответственного за хранение печати (кроме гербовой), штампа и бланков, они сдаются руководителю подразделения делопроизводства, о чем делается отметка в журнале учета и выдачи печатей и штампов, журнале выдачи бланков.

42.17. Проверка наличия печатей, штампов и бланков строгой отчетности производится один раз в год комиссией, создаваемой по приказу арбитражного суда. В акте проверки перечисляются все печати, штампы и наименования бланков, находящихся в структурном подразделении, с указанием их количества согласно журналам учета выдачи печатей и бланков. Также указываются выявленные факты утраты, порчи печатей и штампов, утраты бланков, нарушения порядка их использования и хранения.

42.18. При обнаружении фактов утраты печатей, штампов и бланков, их незаконного использования руководителем структурного подразделения проводится служебная проверка. О результатах проверки докладывается председателю суда.

Об утрате печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации лицо, ответственное за ее сохранность, письменно докладывает председателю суда. Служебное расследование проводится в обязательном порядке. После проведения служебного расследования издается приказ арбитражного суда.

42.19. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые или устаревшие печати (кроме гербовой), штампы и бланки сдаются в подразделение делопроизводства для их уничтожения.

В соответствующих журналах выдачи делаются отметки об этом.

42.20. Уничтожение печатей, штампов производится работниками подразделения делопроизводства путем резки, а устаревших, испорченных бланков - путем шредирования по указанию председателя суда с составлением акта (приложения N 57, 58), подписываемого администратором суда или руководителем подразделения делопроизводства и двумя работниками суда.

Уничтожение гербовых печатей и их дубликатов осуществляется в порядке, установленном для уничтожения секретных документов.