9. ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВА

9.1. Оформление дел для архивного хранения для обращений, имеющихся в бумажном виде, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

9.2. Документы по обращениям граждан, содержащиеся в системе электронного документооборота Роскомнадзора в электронном виде, формируются и хранятся в Роскомнадзоре в виде электронного архива.

9.3. Распечатка сканированных образов документов и электронных документов, полученных с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, межведомственного электронного документооборота и системы электронного документооборота Роскомнадзора, а также документов, созданных в системе электронного документооборота Роскомнадзора в ходе рассмотрения обращения, в целях формирования архива на бумажном носителе, как правило, не производится.

9.4. При необходимости рассмотренное письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются и сшиваются исполнителем в отдельный материал в следующей последовательности:

а) опись документов, находящихся в материале письменного обращения;

б) копия ответа автору обращения, а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, служебная записка о продлении срока рассмотрения обращения;

в) материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась);

г) заключение по результатам разрешения обращения (если проводилась проверка);

д) письменное обращение, приложения к нему (если они имеются);

е) копии указаний об исполнении письменного обращения.

9.4.1. Оформленные материалы обращений граждан передаются начальниками структурных подразделений в отдел документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан (уполномоченное структурное подразделение в территориальном органе) в течение 3 (трех) рабочих дней с даты списания материалов дела.

9.4.2. Оригиналы личных документов (свидетельство о рождении, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации, свидетельство о праве собственности и другие правоустанавливающие документы) к материалу по письменному обращению не приобщаются, а возвращаются автору обращения путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.

9.4.3. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал письменного обращения подшиваются его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В регистрационно-контрольную карточку вносятся соответствующие сведения.

9.4.4. Запрещается расшивать оформленный и списанный в дело материал письменного обращения, а также изымать из него какие-либо документы.

9.4.5. Материалы письменных обращений граждан формируются в отдельных накопительных делах, где они между собой не сшиваются, располагаются в хронологическом порядке, исходя из даты их списания, и хранятся в соответствии с правилами делопроизводства. Опись к накопительному делу должна содержать следующие графы: фамилия автора обращения; регистрационный номер обращения; количество листов в материале письменного обращения.

9.4.6. При частом изъятии из накопительных дел материалов письменных обращений допускается ведение Журнала учета движения материалов по письменным обращениям граждан.

9.4.7. Сотрудникам отдела документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан (уполномоченному структурному подразделению в территориальном органе) запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по письменным обращениям.

9.4.8. Запрещается хранение рассмотренных материалов письменных обращений у исполнителей. В исключительных случаях в связи с осуществлением контроля по распоряжению руководителя структурного подразделения допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица с обязательной отметкой об этом в описи материалов, находящихся в накопительном деле.

9.5. Для формирования архива по виду "обращения граждан по вопросам коррупции" производится распечатка всех документов, относящихся к рассмотрению обращения и содержащихся в системе электронного документооборота Роскомнадзора.

9.5.1. Все документы, образующиеся в ходе рассмотрения обращения, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, формируются в одно дело, в соответствии с п. 9.4.

9.5.2. Дела подшиваются в папки в хронологическом порядке по регистрационным номерам обращений. При этом в первый том дела первым подшивается реестр всех поступивших за календарный год обращений граждан.

9.5.3. Архив по обращениям вида "обращения граждан по вопросам коррупции" имеет срок хранения "постоянно".