3. УЧЕТ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ

3.1. В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" все поступающие обращения подразделяются на три типа обращений: заявления, предложения, жалобы.

3.2. Дополнительно в Роскомнадзоре все поступающие обращения подразделяются на три вида обращений с выделением отдельных номеров в номенклатурах дел центрального аппарата Роскомнадзора и его территориальных органах.

Анализ содержания обращений предполагает на этапе их прочтения разделение на:

- обращения, подлежащие рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" - "обращения по основной деятельности";

- обращения, подлежащие рассмотрению в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации" - "жалобы на предоставление государственных услуг";

- обращения, подлежащие рассмотрению с учетом изложенных в них нарушений положений Федерального закона от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" - "обращения граждан по вопросам коррупции".

3.3. Систематизация и обобщение обращений заявителей обеспечивается путем уточнения данных, внесенных в электронную учетную карточку на этапе регистрации в соответствии с пунктом 3.9.

3.4. Поступившие в Роскомнадзор обращения на бумажном носителе, в форме электронного документа, соответствующие видам обращения "обращения по основной деятельности" и "обращения граждан по вопросам коррупции", в целях учета подлежат обязательной регистрации в течение 3 (трех) дней с даты поступления, а в устной форме регистрируются в день поступления с указанием времени поступления.

3.5. Поступившие в Роскомнадзор обращения на бумажном носителе, в форме электронного документа, соответствующие виду обращения "жалобы на предоставление государственных услуг", подлежат обязательной регистрации в день поступления или на следующий рабочий день.

3.6. Регистрация обращений заявителей осуществляется исключительно в системе электронного документооборота Единой информационной системы Роскомнадзора.

3.7. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1 и осуществляется в хронологическом порядке.

3.8. В Роскомнадзоре формирование регистрационного номера обращения осуществляется в следующем порядке:

- для центрального аппарата: xx-xx-0000, где "xx-xx" - номер дела по номенклатуре дел соответствующего вида обращения, "0000" - валовый регистрационный номер;

- для территориальных органов: xx-xx-000/aa, где "xx-xx" - номер дела по номенклатуре дел территориального органа соответствующего вида обращения, "000" - валовый регистрационный номер, "aa" - код территориального органа.

3.9. При регистрации обращения в электронную учетную карточку вносятся:

- регистрационный номер (присваивается автоматически после оформления регистрационной карточки в полном объеме);

- дата регистрации (присваивается автоматически после оформления регистрационной карточки в полном объеме);

- тип обращения (заявление, предложение, жалоба);

- вид документа (обращения по основной деятельности, заявления о коррупционных проявлениях, жалобы на оказание государственных услуг);

- тематика документа (справочник основных вопросов);

- заявитель (фамилия, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес заявителя и (или) адрес электронной почты);

- юридический статус (физическое лицо, юридическое лицо);

- наименование организации (указывается при выборе позиции "Юридическое лицо");

- вид доставки (указывается канал поступления: почта, информационно-телекоммуникационная сеть Интернет, личный прием, межведомственный электронный документооборот (МЭДО), система электронного документооборота (СЭД) Роскомнадзора, факс, телеграф, телефон, средства массовой информации и т.д.);

- гражданство (при наличии);

- льготная категория (при наличии);

- дата исполнения (указывается в зависимости от вида обращения);

- дело (указывается соответствующая графа из номенклатуры дел);

- направлено на рассмотрение (указывается ФИО руководителя, которому направлено обращение);

- комментарий (заполняется при необходимости);

- связь с исходящим (для обращений, пересланных в рамках системы электронного документооборота Роскомнадзора);

- ID (для обращений, полученных с официального сайта Президента Российской Федерации, Единого портала государственных услуг и официального сайта Роскомнадзора);

- переслано от (указываются сведения об адресанте: наименование органа, исходящий регистрационный номер, дата регистрации обращения подписания сопроводительного письма для перенаправления обращения по принадлежности);

- количество листов (обращения);

- количество приложений (к обращению);

- количество листов приложений (или количество файлов);

- тип приложения (по встроенному справочнику).

3.10. Удаление из системы электронного документооборота Роскомнадзора ошибочно зарегистрированной учетной карточки обращения не допускается.

3.10.1. В случае ошибочной регистрации обращения уполномоченным сотрудником центрального аппарата (территориального органа) Роскомнадзора в систему электронного документооборота Роскомнадзора вносится соответствующая отметка (с объяснением причины) о признании присвоенного регистрационного номера "недействительным".

3.11. Обращение, а также документы, связанные с его рассмотрением, принимаются отделом документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления Роскомнадзора, в территориальных органах Роскомнадзора - уполномоченным структурным подразделением или уполномоченным сотрудником.

3.12. Сотрудники отдела документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления Роскомнадзора (сотрудники уполномоченного структурного подразделения или уполномоченный сотрудник территориального органа Роскомнадзора), ответственные за прием обращения (на бумажном носителе):

- проверяют правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- проводят сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

- вскрывают конверты, проверяют наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к обращению подкалывают конверт;

- приобщают прилагающиеся к обращению документы;

- возвращают на почту невскрытой ошибочно поступившую (не по адресу) корреспонденцию.

3.13. Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке через Единый портал государственных услуг или посредством официального сайта, принимается сотрудником отдела документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления Роскомнадзора (сотрудником уполномоченного структурного подразделения или уполномоченным сотрудником территориального органа Роскомнадзора) с использованием системы электронного документооборота Роскомнадзора.

3.13.1. При приеме обращений в электронной форме в случае ненадлежащего оформления гражданином обращения:

- обращение написано на иностранном языке;

- обращение написано по-русски с использованием латинских букв;

- обращение целиком набрано заглавными буквами и не разбито на предложения;

- обращение набрано нечитаемыми знаками или символами;

- изложение сути обращения отсутствует;

- в обращении в качестве ФИО заявителя используются псевдонимы, которые не могут быть интерпретированы как ФИО (например, Миндалька Миндалька), слова созвучны слову "аноним" (например, Анонимов Аноним Анонимович), либо представляет собой случайный набор букв;

программными средствами системы электронного документооборота Роскомнадзора оформляется уведомление о невозможности принятия к рассмотрению обращения (с указанием причины) и предложением восполнить недостающие данные.

Указанное уведомление формируется автоматически системой электронного документооборота Роскомнадзора при выборе одной из позиций, указанных в пункте 3.13.1.

3.13.2. Обращения, содержащие аудиозаписи и (или) видеозаписи, ссылку (гиперссылку) на содержание интернет-сайтов, являющихся хранилищем файлов аудиозаписей и видеозаписей, иных информационных файлов, рассматриваются при наличии изложения сути заявления или жалобы в форме электронного документа.

3.13.3. Информация об обращениях (список обращений и регистрационные карточки без присвоения регистрационного номера), поступивших с Единого портала государственных услуг и официального сайта Роскомнадзора, по которым принято решение о невозможности регистрации, хранится в системе электронного документооборота Роскомнадзора.

3.14. Обращения граждан, перенаправленные в Роскомнадзор государственными органами исполнительной власти по каналам МЭДО, принимаются сотрудниками отдела документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления Роскомнадзора с использованием системы электронного документооборота Роскомнадзора.

3.15. Все зарегистрированные в Роскомнадзоре обращения подлежат постановке на контроль.

В центральном аппарате Роскомнадзора:

- первичную постановку обращений на контроль осуществляет отдел документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан Административного управления Роскомнадзора;

- контроль за сроками рассмотрения обращения, установленными в соответствии с поручениями уполномоченного должностного лица Роскомнадзора, осуществляется отделом планирования, контроля и отчетности Управления организационной работы Роскомнадзора.

В территориальных органах Роскомнадзора - уполномоченные структурные подразделения или уполномоченные сотрудники.

3.16. Сотрудники Роскомнадзора, ответственные за регистрацию обращений, при получении обращения на бумажном носителе, в том числе распечатанные на бумаге обращения, поступившие по адресам электронной почты Роскомнадзора:

- проставляют в правом нижнем углу первой страницы обращения регистрационный штамп с указанием присвоенного регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- заполняют регистрационно-контрольную карточку в системе электронного документооборота Роскомнадзора, указывая фамилию, имя и отчество заявителя в именительном падеже;

- создают электронный образ письменного обращения в системе электронного документооборота.

3.17. Сотрудники Роскомнадзора, ответственные за регистрацию обращений, при получении обращения в электронном виде с Единого портала государственных услуг, официального сайта Роскомнадзора, по каналу межведомственного электронного документооборота заполняют регистрационно-контрольную карточку в системе электронного документооборота Роскомнадзора.

Распечатка на бумаге обращений, поступивших в электронном виде, не производится.

3.18. При получении нескольких обращений в электронном виде с официального сайта Роскомнадзора от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу сотрудники Роскомнадзора, ответственные за регистрацию обращений, вправе объединить подобные обращения в одно и присвоить один регистрационный номер.

3.19. Если обращение подписано двумя и более авторами, то в качестве заявителя указывается первый автор, или автор, в адрес которого просят направить ответ.

Общее число авторов указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов и т.д.

Признак "коллективности" отмечается в регистрационно-контрольной карточке обращения гражданина программным способом.

3.20. Повторные обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, регистрируются как первичные.

Повторными считаются обращения, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в Роскомнадзор;

- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

Признак "повторности" отмечается в регистрационно-контрольной карточке обращения гражданина программным способом.

3.21. Обращения одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в Роскомнадзор, считаются дубликатом ранее зарегистрированного обращения.

Внесение регистрационного номера для дубликата обращения осуществляется программным способом при активации в регистрационно-контрольной карточке функции "Дубликат".

Такие обращения регистрируются с прибавлением к имеющемуся регистрационному номеру порядкового номера дубликата (например, xx-xx-000-2, где "2" порядковый номер поступившего дубликата обращения). При этом срок рассмотрения для дубликата обращения устанавливается по дате исполнения первого зарегистрированного обращения, если его рассмотрение к моменту регистрации дубликата не закончено.

В случае, если дубликат обращения поступил после направления заявителю ответа на первичное обращение, в регистрационно-контрольной карточке документа делаются соответствующие отметки и устанавливаются связи с исходящими регистрационными номерами ответа.

3.22. Дальнейшая работа с обращениями, поступившими в Роскомнадзор как в бумажном, так и в электронном виде, ведется в системе электронного документооборота в электронной форме.

Оригинал обращения, поступившего в бумажном виде, подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел сотрудником, ответственным за регистрацию.

3.23. Результатом приема и регистрации обращения является направление обращения в электронном виде на рассмотрение руководителю Роскомнадзора, заместителям руководителя Роскомнадзора и уполномоченным должностным лицам Роскомнадзора.

3.24. Неоднократные обращения гражданина, переписка с которым по конкретным вопросам прекращена, списываются в архив без уведомления их автора.