2.5. Организационная поддержка проектной деятельности

2.5.1. Целью организационной поддержки проектной деятельности является административное обеспечение функционирования проектного управления путем создания проектных ролей, специализированных структурных подразделений и коллегиальных органов в рамках организационной структуры органа исполнительной власти.

2.5.2. К инструментам организационной поддержки проектной деятельности относятся Проектный комитет, Проектный офис, функциональные проектные офисы, проектные офисы на уровне отдельных проектов.

2.5.3. Проектный комитет - коллегиальный орган органа исполнительной власти, принимающий управленческие решения в части планирования и контроля деятельности на долгосрочный и среднесрочный периоды, контроль реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей органа исполнительной власти.

2.5.4. Состав Проектного комитета может варьироваться в зависимости от функций и организационной структуры органа исполнительной власти. В состав Проектного комитета входят Председатель, Заместители председателя, Ответственный секретарь и члены Проектного комитета.

Председатель Проектного комитета - руководитель органа исполнительной власти.

Заместители председателя Проектного комитета - заместители руководителя органа исполнительной власти (один или два заместителя).

Ответственный секретарь Проектного комитета - должностное лицо Проектного офиса.

Члены Проектного комитета - заместители руководителя органа исполнительной власти, руководители структурных подразделений, максимально задействованные в проектах.

2.5.5. Проектный офис - подразделение, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, административную поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в органе исполнительной власти.

В штатном расписании рекомендуется определять позицию руководителя Проектного офиса на уровне не ниже руководителя структурного подразделения. Руководитель Проектного офиса подчиняется руководителю органа исполнительной власти или заместителю руководителя органа исполнительной власти, ответственному за внедрение проектного управления и развитие системы управления органа исполнительной власти.

2.5.6. Состав Проектного офиса может варьироваться в зависимости от функций Проектного офиса и организационной структуры органа исполнительной власти и может включать следующие роли:

руководитель Проектного офиса и его заместители;

специалисты по методологии (методологи);

специалисты по планированию (планировщики);

специалисты по отчетности;

специалисты по организации работы Проектного комитета;

руководители и специалисты по реализации проектов: координаторы проектов, руководители проектов, администраторы проектов;

специалисты по внедрению и развитию информационной системы управления проектами;

специалисты по внедрению и развитию системы мотивации;

специалисты по организации процесса обучения;

специалисты по проведению обучения (тренеры).

2.5.7. По мере роста уровня зрелости проектного управления в органе исполнительной власти следующим этапом является создание функциональных проектных офисов в блоках заместителей руководителя органа исполнительной власти, которые внедряют проектное управление по своему направлению и контролируют реализацию соответствующих проектов, а также проектных офисов на уровне отдельных крупных проектов. Должностные лица данных проектных офисов могут быть выделены в специальное подразделение или совмещать проектную роль со своей основной позицией в органе исполнительной власти.

Схема взаимодействия Проектного комитета, Проектного офиса и функциональных проектных офисов выглядит следующим образом:

- планирование деятельности органа исполнительной власти осуществляется "сверху вниз", от руководителя органа исполнительной власти, через Проектный офис, далее через заместителей руководителя органа исполнительной власти, функциональные проектные офисы и до конкретных должностных лиц;

- отчетность формируется в обратном порядке.

2.5.8. Типовые положения о Проектном комитете и Проектном офисе представлены соответственно в Приложениях N 6 и N 7 к настоящим Методическим рекомендациям.

2.5.9. В целях обеспечения ответственности и полномочий участников проектов вводятся проектные роли: Директор проекта, Заказчик проекта, Руководитель проекта, Координатор проекта, Администратор проекта, Участники проекта. Описание типовых функций проектных ролей представлено в Приложении N 8 к настоящим Методическим рекомендациям.