Приложение N 1. Перечень терминов

Приложение N 1

к Методическим рекомендациям

по внедрению проектного управления

в органах исполнительной власти

ПЕРЕЧЕНЬ ТЕРМИНОВ

Администратор (ответственный секретарь) проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проектов.

Архив проекта - совокупность документов по проекту, имеющая заданную структуру.

Блок мероприятий (суммарная задача) - часть проекта, объединяющая мероприятия в рамках одной предметной области управления с целью достижения определенного результата в проекте.

Веха - см. "Контрольное событие".

Внешний проект - проект, находящийся в ответственности внешних организаций и органов государственной власти, но подконтрольный органу исполнительной власти, или в котором орган исполнительной власти принимает участие.

Внутренний проект - проект, направленный на достижение целей подразделения(ий) органа исполнительной власти, заказчиком которого является заместитель руководителя органа исполнительной власти или руководитель структурного подразделения.

Декомпозиция - разделение блоков мероприятий проектов или деятельности органа исполнительной власти на более мелкие и более управляемые компоненты с целью обеспечения эффективного планирования, организации и контроля проекта.

Директор (куратор) проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта.

Должностное лицо - лицо, временно или постоянно занимающее или замещающее должность в государственных учреждениях, организациях и осуществляющее по назначению функции представителя власти, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, либо выполняющее их по специальному полномочию.

Жизненный цикл проекта - набор последовательных и иногда перекрывающихся этапов проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле органа исполнительной власти, характером самого проекта и его прикладной областью.

Задачи проекта - декомпозиция цели(ей) проекта с выделением конкретных, измеримых, достижимых, ограниченных во времени частей проекта (задач проекта).

Заинтересованные стороны проекта - должностные лица или структурные подразделения органа исполнительной власти, а также внешние организации, которые активно участвуют в проекте, могут влиять на проект, или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

Заказчик проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, заинтересованное в выполнении проекта и являющееся владельцем результатов проекта.

Запрос на изменение в проекте - документ для корректировки реализации проекта, содержащий предложения по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (Паспорта проекта, Плана-графика проекта). Документ содержит описание причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы.

Индивидуальный КПЭ - численный показатель, определяющий индивидуальную эффективность участников проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа исполнительной власти.

Индикатор проекта/процесса - см. "Показатель проекта/процесса".

Инструмент - средство практической реализации управленческого решения. Примеры инструментов: коллегиальный орган (аттестационная комиссия), информационная система (система электронного документооборота), документ (штатное расписание).

Интегрированная система мотивации - свод рекомендаций и методов мотивации, основанных на единых принципах мотивации для всех должностных лиц органа исполнительной власти, как для участников проектов, так и для участников процессов.

Информационная система управления проектами (ИСУП) - информационная система, обеспечивающая поддержку проектной деятельности.

Исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта.

Контрольное событие (веха) - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания. Примеры контрольных событий: "Утверждено положение о ...", "Информационная система запущена в промышленную эксплуатацию".

Ключевые показатели эффективности (КПЭ) - показатели, по которым оценивается эффективность действий, процессов и функций управления.

КПЭ проекта - численный показатель, определяющий эффективность реализации проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа исполнительной власти.

КПЭ блока мероприятий - численный показатель, определяющий эффективность выполнения блока мероприятий проекта, используемый для определения размера поощрения в рамках утвержденной системы проектной мотивации органа исполнительной власти.

Координатор проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, входящее в состав Проектного офиса и отвечающее за методологическую поддержку проекта, согласование Паспорта и Плана-графика проекта, контроль исполнения контрольных событий проекта и подготовки администратором отчетности по проекту.

Критерии успеха проекта - совокупность однозначных и ясных показателей (признаков), которые дают возможность судить об успешности выполнения проекта.

Куратор проекта - см. "Директор проекта".

Мероприятие (работа) - набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта (процесса), имеющий сроки начала и окончания. Примеры мероприятий: "Определение ключевых показателей...", "Подготовка регламента...".

Модуль информационной системы управления проектами - функциональная составляющая архитектуры информационной системы управления проектами, позволяющая конфигурировать и адаптировать решения под конечных пользователей.

Нормативная методическая база - совокупность законов, нормативных правовых актов и внутренних методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования данных и документации органа исполнительной власти.

Оперативное управление - управление деятельностью органа исполнительной власти в краткосрочной перспективе, на период от 1 месяца до 1 года с контролем раз в неделю/месяц.

Операционное управление - управление деятельностью органа исполнительной власти в краткосрочной перспективе, на период от 1 дня до 1 месяца с контролем раз в день/неделю.

Организационная поддержка проектной деятельности - административное обеспечение функционирования проектного управления путем создания специализированных проектных ролей, структурных подразделений и коллегиальных органов в рамках организационной структуры органа исполнительной власти.

Орган исполнительной власти - государственное учреждение, обладающее относительной самостоятельностью, структурной организацией, наделенное государственно-властными полномочиями исполнительно-распорядительного характера и действующее в пределах определенной территории.

Организационная структура - структура количественного и качественного состава подразделений органа исполнительной власти, схематически отражающая порядок их взаимодействия между собой и формируемая исходя из объема и содержания задач, решаемых органом исполнительной власти, направленности и интенсивности сложившихся в органе исполнительной власти информационных и документационных потоков, и с учетом его организационных и материальных возможностей.

Ответственный секретарь проекта - см. "Администратор проекта".

Отчет по проекту - инструмент проектного управления в органе исполнительной власти, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства.

Паспорт проекта - инструмент проектного управления в органе исполнительной власти, документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, План контрольных событий проекта.

План-график проекта - инструмент проектного управления в органе исполнительной власти, включающий в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий.

План контрольных событий - инструмент проектного управления, укрупненный план проекта, который является частью Паспорта проекта, включает наиболее значимые контрольные события, сроки их выполнения, ответственных исполнителей и служит основой для создания Плана-графика проекта.

Показатель (индикатор) проекта/процесса - запланированное по годам количественное значение в проекте или процессе деятельности органа исполнительной власти, отражающее степень достижения цели, измеряемое или рассчитываемое по утвержденным в органе исполнительной власти методикам.

Портфель - совокупность проектов, объединенных в целях эффективного управления достижением целей органа исполнительной власти.

Приоритетный проект - ключевой проект с точки зрения достижения целей органа исполнительной власти, находящийся под непосредственным контролем руководителя органа исполнительной власти.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

Проектный комитет - коллегиальный орган органа исполнительной власти, принимающий управленческие решения в части планирования и контроля деятельности на долгосрочный и среднесрочный периоды, запуска и контроля реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей деятельности органа исполнительной власти.

Проектный офис - структурное подразделение органа исполнительной власти, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы проектного управления в органе исполнительной власти.

Проектно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа исполнительной власти достигаются преимущественно через реализацию проектов.

Процесс - структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на достижение определенной цели. Примеры процессов: управление персоналом, юридическое обеспечение.

Процессно-ориентированная система управления - система управления, при которой цели органа исполнительной власти достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов (в рамках текущей деятельности).

Работа - см. "Мероприятие".

Рабочая группа - см. "Участники проекта".

Риски проекта - вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проект.

Руководитель блока мероприятий - должностное лицо органа исполнительной власти, отвечающее в рамках реализации проекта за исполнение задач определенного блока мероприятий согласно Плану контрольных событий Паспорта проекта.

Руководитель проекта - должностное лицо органа исполнительной власти, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменения и оперативное управление проектом.

Система проектной мотивации - свод рекомендаций и методов мотивации участников проектов органа исполнительной власти, основанных на оценке эффективности реализации проектов и определении материального и нематериального поощрения участников проектов.

Система управления органа исполнительной власти - набор процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенный для достижения целей органа исполнительной власти.

Суммарная задача - см. "Блок мероприятий".

Тактическое управление - управление проектами, процессами, контрольными событиями и показателями органа исполнительной власти на среднесрочной перспективе.

Технический администратор ИСУП - должностное лицо органа исполнительной власти, ответственное за обеспечение бесперебойного функционирования ИСУП (серверной и клиентской части), установку ИСУП на рабочих местах пользователей, резервное копирование, профилактические работы на серверах и рабочих станциях, установку обновлений программного обеспечения, введение в действие и поддержку документов по техническому обеспечению деятельности ИСУП и другие технические задачи.

Технологическая поддержка проектной деятельности - автоматизация процессов проектной деятельности с целью эффективного достижения результатов проектов.

Управление компетенциями участников проектной деятельности - процесс формирования необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления у руководящего состава органа исполнительной власти и участников проектной деятельности посредством обучения, а также создание проектной культуры в органе исполнительной власти.

Управление мотивацией - формирование мотивации на качественное и своевременное достижение результатов проекта участников проектов, создание основы для кадровых и административных решений, а также обеспечение обратной связи от руководителей об эффективности работы участников проектов.

Управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.

Управление процессом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов процессом, направленные на эффективное достижение целей процесса и его непрерывное совершенствование.

Уровень управления - ступень в иерархии управления органа исполнительной власти.

Участники проекта (рабочая группа) - должностные лица или структурные подразделения органа исполнительной власти, а также представители внешних организаций, участвующие в реализации и управлении проектом в соответствии с закрепленными за ними проектными ролями.

Учебный модуль - основная единица иерархии учебного курса, структурированный организационно-методический блок, являющийся определенным фрагментом учебной программы, выделенным с целью структурирования подачи информации по темам.

Функциональный администратор ИСУП - должностное лицо органа исполнительной власти, ответственное за функциональное администрирование информационной системы (настройка справочников, представлений, прав доступа и т.д.), консультирование и обучение пользователей, решение проблем, связанных с функционалом ИСУП, введение в действие и поддержку документов по использованию ИСУП пользователями.

Функциональный проектный офис - блок заместителя руководителя органа исполнительной власти, внедряющего проектное управление и контролирующего его по своему направлению, либо локальный проектный офис, созданный на уровне отдельного крупного проекта.

Этап проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью эффективного управления достижением основного результата выделенной (обособленной) части проекта.