2.1. Модель проектно-ориентированной системы управления

2.1.1. Система управления органа исполнительной власти представляет собой набор процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенных для достижения целей органа исполнительной власти.

Процесс - структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на реализацию определенных функций и достижение целей. Примеры процессов: управление персоналом, юридическое обеспечение.

Инструмент - средство практической реализации управленческого решения. Примеры инструментов: коллегиальный орган (аттестационная комиссия), информационная система (система электронного документооборота), документ (штатное расписание).

В системе управления органа исполнительной власти выделяется 4 уровня управления: стратегический, тактический, оперативный и операционный уровни. Каждый уровень управления характеризуется своим горизонтом планирования и периодичностью контроля:

- стратегический уровень - планирование на период от 6 лет, контроль не реже 1 раза в год;

- тактический уровень - планирование на период от 1 года до 6 лет, контроль не реже 1 раза в квартал;

- оперативный уровень - планирование на период от 3 месяцев до 1 года, контроль не реже 1 раза в месяц;

- операционный уровень - планирование на период от 1 дня до 3 месяцев, контроль не реже 1 раза в неделю.

По способу достижения целей органа исполнительной власти выделяются:

- процессно-ориентированная система управления, в которой цели органа исполнительной власти достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов (в рамках текущей деятельности);

- проектно-ориентированная система управления, в которой цели органа исполнительной власти достигаются преимущественно через реализацию проектов.

Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

Выбор способа достижения целей органа исполнительной власти и, соответственно, типа системы управления органа исполнительной власти осуществляется исходя из масштабности и срочности изменений, которые закладываются в цели органа исполнительной власти относительно текущего состояния. В случае, если цели органа исполнительной власти не предполагают существенных и срочных изменений относительно текущего состояния, может использоваться процессно-ориентированная система управления. В ином случае рекомендуется использовать проектно-ориентированную систему управления. При этом предполагается, что в рамках процессно-ориентированной системы управления могут выполняться отдельные проекты, а в рамках проектно-ориентированной системы управления будут существовать регулярные стандартизованные процессы.

2.1.2. Внедрение проектно-ориентированной системы управления предполагает внедрение или модификацию существующих процессов управления. Модель проектно-ориентированной системы управления представлена в Приложении N 2 к настоящим Методическим рекомендациям.

2.1.3. Процессы управления, которые необходимо внедрить или модифицировать при переходе на проектно-ориентированную систему управления, делятся на основные и вспомогательные.

К основным процессам управления относятся:

- стратегическое управление;

- тактическое управление;

- управление проектами.

К вспомогательным процессам управления относятся:

- управление мотивацией участников проектов;

- управление компетенциями участников проектной деятельности;

- организационная поддержка проектной деятельности;

- технологическая поддержка проектной деятельности.

В перечень основных процессов модели проектно-ориентированной системы управления также входят "Управление процессами" и "Операционное управление". Данные процессы в проектно-ориентированной системе управления не являются профильными и могут быть реализованы любым образом по выбору органа исполнительной власти.

2.1.4. Вся деятельность органа исполнительной власти декомпозируется на Проекты и Процессы. Проекты классифицируются на приоритетные, внутренние и внешние.

К приоритетным проектам относятся ключевые проекты с точки зрения достижения целей органа исполнительной власти, находящиеся под непосредственным контролем руководителя органа исполнительной власти.

К внутренним проектам относятся проекты подразделений органа исполнительной власти, находящиеся под контролем заместителя руководителя органа исполнительной власти или руководителя структурного подразделения.

К внешним проектам относятся проекты, находящиеся в ответственности внешних организаций и органов государственной власти, но подконтрольные органу исполнительной власти, или в которых орган исполнительной власти принимает участие.

Настоящие методические рекомендации устанавливают подходы, принципы и порядок внедрения проектной системы управления только в отношении приоритетных и внутренних проектов. Порядок управления внешними проектами устанавливается нормативными методическими документами органа исполнительной власти и организации, ответственной за реализацию внешнего проекта.

В целях эффективного управления и обеспечения выполнения целей органа исполнительной власти проекты могут объединяться в портфели проектов. В этом случае для внедрения процессов портфельного управления рекомендуется использовать Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54870-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 г. N 1583-ст).

2.1.5. Проекты и процессы декомпозируются на мероприятия и контрольные события.

Помимо мероприятий и контрольных событий в органах исполнительной власти используются поручения. Достижение целей проекта (процесса) может осуществляться через формирование поручений и контроль их исполнения, но рекомендуется в качестве основных инструментов планирования и контроля использовать мероприятия и контрольные события. Для поручений, как и для контрольных событий, контролируется срок окончания.

2.1.6. Настоящие методические рекомендации формализуют следующие процессы управления, которые необходимо внедрить или модифицировать при переходе на проектно-ориентированную систему управления: управление проектами, управление мотивацией участников проектов, управление компетенциями участников проектной деятельности, организационная поддержка проектной деятельности, технологическая поддержка проектной деятельности.