IX. Организация подготовки и проведения мероприятий с участием Министра

IX. Организация подготовки и проведения мероприятий

с участием Министра

9.1. В целях настоящего Регламента к мероприятиям с участием Министра (далее - мероприятия) относятся:

проведение переговоров, встреч, бесед Министра с делегациями;

официальные визиты делегаций Министерства во главе с Министром за рубеж и в субъекты Российской Федерации;

мероприятия, проводимые в связи с государственными праздниками, юбилейными и памятными датами;

награждения (поздравления) предприятий, организаций и отдельных лиц;

участие в совещаниях, круглых столах, заседаниях коллегиальных (совещательных) органов, коллегиях;

программные выступления и доклады.

9.2. Встречи, беседы и переговоры Министра с заместителями Министра, руководителями иных федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, а также с депутатами представительных органов государственной власти, представителями политических партий и общественных объединений могут проводиться как в формате мероприятий, так и в формате совещаний.

9.3. Мероприятия проводятся в соответствии с поручениями Министра и планами работы Министерства на неделю, месяц и квартал.

9.4. Персональную ответственность за подготовку и проведение мероприятий несут заместители Министра и структурные подразделения Министерства (по профилю проводимого мероприятия).

9.5. Для проведения мероприятия заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение мероприятия, не позднее чем за 5 дней до даты проведения мероприятия представляет в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, следующие документы:

программу участия Министра в мероприятии;

порядок или сценарий проведения мероприятия;

список лиц, приглашенных на мероприятие;

список лиц, выступающих на мероприятии;

состав президиума (если предполагается);

список награждаемых лиц (если предполагается), согласованный с Департаментом, осуществляющим кадровую работу в Министерстве;

текст выступления Министра (тезисы, доклад, оформленные на листах формата A4, шрифт - 22, обычный, интервал 1), согласованный с Помощниками Министра.

справку, комментарий о проводимом мероприятии;

тексты соглашений, договоров, протоколов (если предполагается их подписание), согласованные и оформленные в соответствии с настоящим Регламентом;

проект итогового документа (если предполагается его принятие);

схему движения и стоянки автотранспорта.

9.6. В случае невозможности участия Министра в плановом мероприятии заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение мероприятия, готовит приветственный адрес Министра, согласовывает его с помощником Министра, ответственным за взаимодействие со средствами массовой информации, оформляет его на бланке, обеспечивает его подписание в установленном порядке и оглашает его на мероприятии.

9.7. При назначении Министром мероприятий, не включенных в план работы Министерства на неделю и требующих незамедлительной подготовки, заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение мероприятия, направляет в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, информацию, указанную в пункте 9.5 настоящего Регламента, не позднее чем за 3 часа до начала мероприятия.

9.8. Заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение мероприятия, не позднее 10:00 следующего дня после проведения мероприятия направляет в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, информацию, содержащую:

список должностных лиц, принявших участие в мероприятии;

общее количество участников мероприятия;

итоги проведенного мероприятия;

иную фактическую информацию о проведении мероприятия.

Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, обобщает данную информацию и направляет помощнику Министра, ответственному за взаимодействие со средствами массовой информации, для размещения на официальном сайте Министерства и освещения мероприятия в средствах массовой информации.

9.9. С целью уточнения и конкретизации деталей проведения мероприятия заместителем Министра или структурным подразделением Министерства, ответственным за подготовку и проведение мероприятия, по запросу Департамента Министерства, осуществляющего организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, представляется дополнительная информация, необходимая для организации мероприятия с участием Министра, и дополнительные сведения о его проведении.

9.10. К составлению документов, указанных в пункте 9.5 настоящего Регламента, предъявляются следующие требования:

порядок или сценарий проведения мероприятия должен содержать точное название мероприятия, дату, время и место его проведения, порядок выступления участников, процедуру награждения (если предполагается) с полным указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и места работы награждаемых;

при подготовке мероприятий с участием Министра по подписанию соглашений или договоров о сотрудничестве инициаторы мероприятий совместно с Департаментом Министерства, осуществляющим организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, обеспечивают подготовку помещения, установку соответствующей символики, обеспечение средствами усиления звука и записи, питьевой водой, представительскими ручками, папками, цветами и другими атрибутами (сувенирами, подарками).

9.11. В случае непредставления в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, документов, указанных в пункте 9.5 настоящего Регламента, в установленный срок мероприятие с участием Министра может быть исключено из плана работы Министерства по согласованию с Министром.

9.12. Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, не позднее 16 часов дня накануне даты проведения мероприятия направляет полный пакет документов, необходимых для участия Министра в мероприятии, помощникам Министра.

9.13. Перечень поручений, данных Министром в ходе проведения мероприятия (принятое по итогам мероприятия решение, итоговый документ, если это предполагается), формируется помощниками Министра, присутствовавшими на мероприятии, и подписывается Министром. В случае невозможности участия помощников Министра в мероприятии с участием Министра, итоговый документ с перечнем поручений готовится сотрудником Департамента Министерства, осуществляющего организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, присутствовавшим на мероприятии, и согласовывается с помощниками Министра.