VIII. Организация подготовки и проведения совещаний у Министра по отдельным направлениям деятельности Министерства

VIII. Организация подготовки и проведения

совещаний у Министра по отдельным направлениям

деятельности Министерства

8.1. Совещания у Министра по отдельным направлениям деятельности Министерства проводятся в установленные Министром сроки.

8.2. Состав участников совещания определяется Министром либо директором Департамента, ответственным за подготовку совещания у Министра.

8.3. Подготовку совещаний у Министра осуществляют заместители Министра или структурные подразделения Министерства по профилю проводимого совещания.

8.4. Заместитель Министра или руководитель структурного подразделения Министерства, ответственный за подготовку и проведение совещания у Министра, не позднее чем за 2 рабочих дня до даты проведения совещания у Министра обеспечивает направление в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, полного пакета следующих документов:

порядок проведения совещания у Министра;

повестка совещания у Министра;

список лиц, приглашенных на совещание у Министра;

справка по вопросам повестки дня совещания у Министра;

проект нормативного правового акта, закона, соглашения, договора (если предполагается его рассмотрение);

проект протокольного решения и (или) итогового документа (если предполагается его принятие).

8.5. Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, не позднее 16 часов дня накануне даты проведения совещания направляет полный пакет документов, необходимых для проведения совещания, помощникам (советникам) Министра.

8.6. Приглашение, регистрацию и размещение в зале участников совещания у Министра, а также направление помощникам Министра списка зарегистрированных участников совещания осуществляет заместитель Министра или руководитель структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку и проведение совещания у Министра.

8.7. Подготовку протокола совещания у Министра осуществляет структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение совещания у Министра.

В случае проведения заседания консультативного или совещательного органа, созданного Министром, подготовку протокола осуществляет ответственный секретарь консультативного (совещательного) органа, а в случае его отсутствия - соответствующий профильный департамент и направляет его на согласование помощникам Министра.

8.8. Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, совместно с заместителем Министра или структурным подразделением Министерства, ответственным за подготовку и проведение совещания у Министра, обеспечивает готовность зала к проведению совещания, в том числе использование и размещение в зале государственной символики, обеспечение средствами усиления звука и записи, изготовление табличек для участников совещания, а также использование мультимедийного сопровождения (в случае необходимости).

8.9. Заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку и проведение совещания у Министра, за 1 рабочий день до даты проведения совещания информирует помощника Министра, ответственного за взаимодействие со средствами массовой информации, о предстоящем совещании.

8.10. При назначении Министром экстренных совещаний для рассмотрения вопросов, не включенных в план работы на неделю и требующих незамедлительного решения, заместитель Министра или структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку совещания у Министра, не позднее чем за 3 часа информирует о готовящемся совещании Помощников Министра, Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства, и направляет документы, указанные в пункте 8.4 настоящего Регламента, в Департамент Министерства, осуществляющий организационное и протокольное обеспечение мероприятий Министерства и Помощникам Министра.