Организационно-технические решения

46. При необходимости уточнения организационной структуры бухгалтерской службы потребуется внести соответствующие изменения в штатное расписание сельскохозяйственной организации, должностные инструкции (должностные обязанности) работников этой службы и ее взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями, что оформляется приказами, распоряжениями и иной организационно-распорядительной документацией. В аналогичном порядке оформляются решения и в случаях внеочередной аттестации указанных работников, их служебного перемещения, повышения квалификации и т.д.

47. В сельскохозяйственных организациях, созданных в организационно-правовой форме открытых акционерных обществ, целесообразно предусматривать должность главного бухгалтера независимо от их размера и численности работников бухгалтерской службы, а при назначении на эту должность лиц после вступления в силу нового Федерального закона "О бухгалтерском учете" руководствоваться пунктом 4 статьи 7 этого Закона.

48. Впредь до внесения в установленном порядке дополнений и изменений в типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденный приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, и отраслевой план счетов, утвержденный приказом Минсельхоза России от 13 июля 2001 г. N 654, в составе учетной политики сельскохозяйственной организации утверждается рабочий план счетов, примерный образец которого приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям по формированию учетной политики в сельскохозяйственных организациях. Обращается внимание на необходимость обеспечения в рабочем плане счетов полноты наличия синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, исходя из потребностей формирования учетной информации как для внутрихозяйственных целей, так и для составления бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности. В частности, в рабочем плане счетов следует предусматривать в обязательном порядке счета, введенные после утверждения отраслевого плана счетов:

а) синтетические счета 09 "Отложенные залоговые активы" и 77 "Отложенные налоговые обязательства", а также субсчета второго порядка к субсчету "Расчеты с бюджетом по налогу на прибыль" синтетического счета 68 "Расчеты по налогам и сборам": "Условный расход" (для дебетовых записей), "Условный доход" (для кредитовых записей), "Постоянные налоговые обязательства" (для кредитовых записей), "Постоянные налоговые активы" (для дебетовых записей), "Отложенные налоговые активы" (для кредитовых и дебетовых записей) и "Отложенные налоговые обязательства" (для кредитовых и дебетовых записей); субсчета "Прибыль (убыток) до налогообложения" и "Текущий налог на прибыль" к синтетическому счету 99 "Прибыль и убыток", субсчета второго порядка "Условный расход (доход)" и "Постоянные налоговые активы (обязательства)" к субсчету "Текущий налог на прибыль" - в сельскохозяйственных организациях, находящихся на общем решении налогообложения и применяющих ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль";

б) субсчет "Законченные научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы" к синтетическому счету 04 "Нематериальные активы" и аналогичный субсчет к синтетическому счету 08 "Вложения во внеоборотные активы" - в сельскохозяйственных организациях, создающих и имеющих указанные активы;

в) синтетические счета 30 - 39 (по отдельным экономическим элементам) - в сельскохозяйственных организациях, ведущих раздельный финансовый и управленческий учет.

В приложении к настоящим Методическим рекомендациям приведен отраслевой план счетов бухгалтерского учета с изменениями и дополнениями по состоянию на 1 января 2013 г.

49. В соответствии со статьей 9 нового Федерального закона "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, в связи с чем до утверждения соответствующего нормативного акта по данному вопросу при формировании учетной политики в сельскохозяйственных организациях на 2013 г. целесообразно закрепить решением руководителя применяемые формы указанных документов применительно к порядку, действовавшему в предыдущие годы. В этих целях должны быть утверждены образцы индивидуальных форм, разрабатываемые самим экономическим субъектом с соблюдением перечня обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 указанной статьи (наименование документа, дата его составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения, наименование должности соответствующего лица (лиц) и их подписей с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), а в отношении ранее применяемых унифицированных и специализированных форм, содержащих указанные реквизиты, должны быть перечислены их альбомы (решения соответствующих государственных органов об утверждении). Следует иметь в виду, что в настоящее время практически по всем видам используемых ресурсов в сельском хозяйстве предусмотрены унифицированные либо специализированные формы первичной учетной документации, утвержденные соответственно Росстатом или Минсельхозом России согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах", действующему по состоянию на дату вступления в силу указанного Федерального закона. И лишь по крайне ограниченному кругу фактов хозяйственной жизни может потребоваться ввести индивидуальные формы первичных учетных документов. Однако при необходимости изменения унифицированных или специализированных форм их вновь разработанные организацией образцы следует утвердить в рамках ее учетной политики.

50. Формы внутренней отчетности, утвержденные в рамках учетной политики, обычно предназначены только внутренним пользователям и разрабатываются каждой сельскохозяйственной организацией самостоятельно, исходя из особенностей ее производственной и организационной структуры, характера и уровня автоматизации производственных и управленческих процессов, режима налогообложения и других условий. При применении современных систем внутрихозяйственного управления и трансформации структурных подразделений в центры ответственности в составе указанных форм утверждаются образцы форм по каждому такому центру с указанием периодичности составления и адресов их представления на бумажных носителях или в электронном виде (см. раздел 2.4 Методических рекомендаций по формированию учетной политики в сельскохозяйственных организациях).

51. При составлении или переутверждении графика документооборота, являющего неотъемлемой частью учетной политики сельскохозяйственной организации, необходимо в полной мере отразить изменения, внесенные в состав применяемых первичных и сводных учетных документов. Нередко из-за трудоемкости указанной работы хозяйствующие субъекты ограничиваются изложением общего порядка организации документооборота без указания всех этапов движения каждого учетного документа, начиная от его создания или получения от других организаций и заканчивая передачей в архив, что не отвечает нормативным требованиям и не обеспечивает в полном объеме полноту и своевременность представления учетной информации для принятия управленческих и иных необходимых решений заинтересованными пользователями. Поэтому целесообразно в ходе формирования учетной политики на 2013 г. воспользоваться образцом оформления графика документооборота, приведенного в приложении 7 к Методическим рекомендациям по формированию учетной политики в сельскохозяйственных организациях, и разработать развернутый график документооборота в разрезе всех применяемых учетных документов, имея в виду, что он может в дальнейшем оставаться действующим локальным актом с периодически вносимыми в него при необходимости соответствующими изменениями и дополнениями.

52. Утверждение в составе учетной политики технологии обработки учетной информации, определяемой также самостоятельно каждым хозяйствующим субъектом, обычно реализуется посредством выбора соответствующей формы бухгалтерского учета или компьютерной программы его автоматизации, что затем закрепляется в приказе (распоряжении) руководителя организации об утверждении учетной политики. При необходимости получения дополнительных или измененных разрезов систематизации обобщения учетной информации, затрагивающего технологию ее обработки, следует отразить такие дополнения и изменения путем их внесения в ранее принятые решения (см. раздел 2.6 Методических рекомендаций по формированию учетной политики в сельскохозяйственных организациях).

53. В соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" при формировании учетной политики в сельскохозяйственных организациях необходимо утвердить порядок проведения инвентаризации ее активов и обязательств, которые согласно пункту 3 статьи 11 нового Федерального закона "О бухгалтерском учете" должен определяться экономическим субъектом в отношении случаев, сроков и собственно порядка ее проведения (за исключением обязательного проведения инвентаризации, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами). Имея в виду, что до утверждения указанных стандартов применяются ранее действовавшие нормативные акты, то при определении порядка проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организациях следует руководствоваться, наряду с упомянутым Федеральным законом, ПБУ 1/2008 и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49, также соответствующими рекомендациями Минсельхоза России, в том числе ранее упомянутыми Методическими рекомендациями по формированию учетной политики в сельскохозяйственных организациях (пункт 2.7). Исходя из содержащихся в этих нормативных актах требований в составе учетной политики сельскохозяйственной организации разрабатывается и утверждается специальное положение об инвентаризации активов и обязательств, в котором предусматриваются случаи обязательного и планового проведения инвентаризации, общие и конкретные правила ее проведения применительно к отдельным видам активов и обязательств (см. приложение 8 к Методическим рекомендациям по формированию учетной политики в сельскохозяйственных организациях). Отсюда, в частности, следует, что проведение инвентаризации является обязательным в ранее установленных случаях (при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организаций; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Что касается случаев и сроков добровольного проведения инвентаризации активов и обязательств в сельскохозяйственных организациях, то таковыми являются: смена руководителя коллектива (бригады) при коллективной (бригадной) ответственности, выбытие из этого коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких его членов; ежемесячная внезапная ревизия кассы; ежемесячная инвентаризация остатков незавершенного производства, сырья и вспомогательных материалов, товаров в розничной торговле и общественном питании на последние числа каждого месяца; ежеквартальная инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами на последнее число последнего месяца каждого квартала (в зависимости от объемов работ, размеров, специализации и других особенностей финансово-хозяйственной деятельности сельскохозяйственных организаций ими самостоятельно определяются периодичность инвентаризаций в отчетном году и перечень проверяемых активов и обязательств, а также состав инвентаризационных комиссий, порядок проведения и оформления результатов инвентаризации).

54. В соответствии со статьей 19 нового Федерального закона "О бухгалтерском учете" экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, в связи с чем при формировании учетной политики в сельскохозяйственных организациях следует уделить особое внимание разработке соответствующего локального нормативного акта (порядка организации внутреннего контроля), руководясь при этом разделом 2.8 отраслевых Методических рекомендаций по данному вопросу. Указанный порядок может быть определен в отдельном локальном нормативном акте либо установлен локальными нормами непосредственно в положении (приказе) об учетной политике, где закрепляются необходимые контрольные полномочия за соответствующими должностными лицами или управленческими службами, что особенно характерно для малых и средних сельскохозяйственных организаций. При наличии в организации службы внутреннего аудита ее деятельность регламентируется соответствующим положением и распределением должностных обязанностей между работниками этой службы, что целесообразно предусматривать в сельскохозяйственных организациях, бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту, и которые согласно части 2 статьи 19 нового Федерального закона "О бухгалтерском учете" обязаны организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления указанной отчетности. К таким организациям согласно статье 5 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" относятся (применительно к сельскому хозяйству) открытые акционерные общества и хозяйствующие субъекты, в которых общий объем выручки от продажи продукции (выполнении работ, оказания услуг) за предшествующий отчетный год превышает 400 млн. рублей или сумма активов бухгалтерского баланса на конец года, предшествующего отчетному, превышает 60 млн. рублей (указанная норма не распространяется на сельскохозяйственные кооперативы и их союзы, а в отношении муниципальных унитарных предприятий перечисленные показатели могут быть снижены законом субъекта Российской Федерации). Во всех случаях необходимо обеспечить: подотчетность одних работников другим; внутренние проверки и сверки взаимосвязанных данных по вопросам финансово-хозяйственной деятельности организации; регулярное проведение инвентаризации активов и обязательств; регулярное отслеживание состояния первичного, аналитического и синтетического учета; ограничение доступа к активам и соответствующим учетным записям; осуществление контроля за компьютерными информационными системами и прикладными программами; регулярное проведение оперативного анализа финансово-хозяйственной деятельности.