3. Основные задачи и функции

3.1. Основными задачами Центрального архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно - справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ;

3.1.4. методическое руководство работой архивов комитетов или департаментов в составе министерства, ведомства, других архивов системы министерств, ведомств, в т.ч. научно - технических;

3.1.5. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений центрального аппарата министерства, ведомства;

3.1.6. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно - вычислительной техники.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. разрабатывает совместно с архивами комитетов или департаментов и согласовывает с соответствующим Федеральным государственным архивом РФ графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии соответствующего Федерального государственного архива РФ и передачи документов Центрального архива на государственное хранение;

3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений министерства, ведомства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой РФ, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством;

3.2.3. осуществляет учет (в т.ч. сводный по министерству, ведомству) и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве;

3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;

3.2.5. организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий;

3.2.6. составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной службы министерства, ведомства и экспертно - проверочной комиссии соответствующего Федерального государственного архива РФ;

3.2.7. создает, совершенствует и пополняет научно - справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно - справочным аппаратом соответствующего Федерального государственного архива РФ;

3.2.8. организует использование документов:

информирует руководство и работников министерства, ведомства о составе и содержании документов Центрального архива, по поручению руководства министерства, ведомства осуществляет выявление документов;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в читальном зале;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной службы министерства, ведомства описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе экспертных служб комитетов или департаментов, вошедших в состав министерства, ведомства;

3.2.10. оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, комитетах или департаментах министерства, ведомства;

3.2.11. готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение экспертной службы министерства, ведомства и экспертно - проверочной комиссии соответствующего Федерального государственного архива РФ;

3.2.12. оказывает структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатур дел, службе делопроизводства - в составлении сводной номенклатуры дел центрального аппарата министерства, ведомства; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях министерства, ведомства, а также подготовку дел к передаче в соответствующий Федеральный государственный архив;

3.2.13. участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в системе министерства, ведомства;

3.2.14. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства министерства, ведомства, его комитетов или департаментов и учреждений его системы;

3.2.15. проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению нормативно - методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях министерства, ведомства, комитетах или департаментах и других учреждениях его системы;

3.2.16. осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе научно - технических) в учреждениях системы. Обобщает опыт работы ведомственной архивной службы;

3.2.17. оказывает методическую помощь в работе объединенным и межведомственным архивам, хранящим документы учреждений системы министерства, ведомства;

3.2.18. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий Федеральный государственный архив РФ документы Архивного фонда РФ и страховые копии особо ценных дел и документов;

3.2.19. ежегодно представляет в соответствующий Федеральный государственный архив РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.