III. Регистрация обращений

18. Первичная обработка обращений, поступающих по почте, осуществляется сотрудниками уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России и включает в себя проверку правильности адресования корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия указанных заявителем вложений (приложений). Ошибочно полученные письма возвращаются в отделение почтовой связи невскрытыми. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо приложение, упоминаемые заявителем, составляется акт и в учетную форму (журнал или автоматизированную информационную систему) вносятся соответствующие отметки.

19. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются вместе с обращениями.

20. Именные почтовые конверты и конверты с пометкой "лично руководителю", не вскрывая, передаются в ответственное за ведение делопроизводства подразделение ФМС России, территориального органа ФМС России для доклада руководителю ФМС России, территориального органа ФМС России соответственно.

21. Регистрация письменных обращений производится сотрудниками уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России в течение трех дней с даты их поступления <1> в ФМС России, территориальный орган ФМС России.

--------------------------------

<1> В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

22. Обращения, направленные в ФМС России, территориальный орган ФМС России путем заполнения специальной формы на официальном сайте ФМС России, территориального органа ФМС России в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также поступившие на адрес электронной почты территориального органа ФМС России или посредством межведомственного электронного документооборота <1> из федеральных органов государственной власти, распечатываются сотрудниками уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России на бумажный носитель. Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Положением для письменных обращений.

--------------------------------

<1> Далее - "МЭДО".

23. Регистрация обращений осуществляется уполномоченным подразделением ФМС России, территориального органа ФМС России в автоматизированной информационной системе управления делопроизводственными процессами <1> либо, при отсутствии АИС УДП, в журнале учета письменных обращений граждан и организаций.

--------------------------------

<1> Далее - "АИС УДП".

24. При использовании АИС УДП нумерация по всем видам входящих обращений сквозная и ежегодно начинается с номера 1.

25. При регистрации в АИС УДП входящему обращению присваивается регистрационный номер, который должен содержать вид документа (Ж - жалоба, З - заявление, П - предложение), порядковый номер в рамках учетного года, последние две цифры года регистрации.

26. Журнал учета письменных обращений граждан и организаций делится на разделы, каждый из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии заявителя (алфавитный журнал). Нумерация обращений в каждом разделе начинается с номера 1. Перед регистрационным номером проставляется первая буква фамилии заявителя обращения и вида документа (например, ВЖ-101). В регистрационном номере допускается проставление других буквенных или цифровых обозначений, обеспечивающих систематизацию, поиск и анализ обращений (например, 3/ВЖ-101, где 3 - номер подразделения).

27. Регистрационный номер и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, который проставляется на лицевой стороне первого листа обращения в нижнем поле либо на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу.

28. Если обращение поступило из государственного органа, органа местного самоуправления (организации), то указанный штамп проставляется на сопроводительном письме государственного органа, органа местного самоуправления (организации).

29. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления нескольких обращений с одним сопроводительным письмом регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом копия сопроводительного письма прилагается к каждому обращению.

30. Обращение гражданина либо организации, поступившее с сопроводительным письмом государственного органа или органа местного самоуправления, учитывается по фамилии лица, его подписавшего, с указанием фамилии должностного лица, подписавшего сопроводительное письмо в специально отведенной графе учетной формы.

31. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации.

32. Сотрудник уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России, в обязанности которого входит регистрация обращений, определяет вид поступившего обращения (предложение, заявление или жалоба).

33. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету, являются:

33.1. Дата регистрации.

33.2. Регистрационный номер.

33.3. Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или инициалы гражданина.

33.4. Почтовый и (или) электронный адреса для направления ответа или уведомления.

33.5. Количество листов обращения и приложений к нему.

33.6. Сведения о повторности обращения. Регистрационные номера связанных с ним по смыслу обращений.

33.7. Название организации, дата и исходящий номер сопроводительного письма, фамилия и инициалы лица, подписавшего обращение.

33.8. Классификация по тематике.

33.9. Краткое содержание обращения.

33.10. Фамилия и резолюция руководителя, рассмотревшего обращение, название подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения.

33.11. Сведения об осуществлении контроля.

33.12. Дата и результаты рассмотрения обращения.

33.13. Информация о выезде на место для проверки фактов и обстоятельств, изложенных в обращении.

33.14. Сведения о привлечении к ответственности сотрудников, виновных в нарушении прав и законных интересов граждан, организаций.

33.15. Сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

34. В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.

35. Сведения о сути обращения и результатах его рассмотрения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить информативный характер.

36. Повторному обращению <1> заявителя присваивается очередной регистрационный номер. В учетной форме делается отметка "повторно" и в соответствующей графе учетной формы указывается регистрационный номер предыдущего обращения.

--------------------------------

<1> Обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя по разным вопросам.

37. Письменные обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, регистрируются в отдельном разделе журнала учета письменных обращений граждан и организаций, а при использовании АИС УДП в соответствующем реквизите проставляется слово "бесфамильное" и ответ на такое обращение не дается.

38. Коллективное обращение <1> регистрируется в общем порядке, в учетные формы вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того заявителя, в адрес которого просят направить ответ. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное". Коллективное обращение, в котором фамилии не указаны, регистрируется по названию направившей его организации.

--------------------------------

<1> Обращение, подписанное двумя и более заявителями, а также бесфамильное обращение, поступившее от организации.

39. Аналогичное обращение <1> регистрируется в порядке, предусмотренном настоящим Положением, и передается сотруднику, ответственному за рассмотрение первого обращения, для приобщения к материалам первого обращения.

--------------------------------

<1> Второе (и последующее) обращение гражданина либо организации по одному и тому же вопросу, при условии что срок рассмотрения первого обращения еще не истек, в том числе копия обращения этого гражданина либо организации, поступившая из другого государственного органа или органа местного самоуправления.

40. Обращение, некорректное по содержанию <1>, регистрируется в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

--------------------------------

<1> Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, или обращения, некорректные по изложению, а именно лишенные логики и смысла, а также текст которых не поддается прочтению.

41. Письменное обращение, в котором заявитель ссылается на Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. N 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации" <1>, регистрируется в общем порядке. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "324-ФЗ".

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6725; 2013, N 27, ст. 3459, 3477; N 52, ст. 6962.