VII. Хранение письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

VII. Хранение письменных обращений и материалов, связанных

с их рассмотрением

98. Письменные обращения и все документы, относящиеся к их рассмотрению, регистрируются, формируются и сшиваются в дела отдельно от других документов, образующихся в деятельности ФМС России, территориального органа ФМС России <1>.

--------------------------------

<1> С учетом требований пункта 17 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

99. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются и сшиваются исполнителем в отдельное дело в следующей последовательности:

титульный лист;

лист резолюций по письменному обращению с отметкой "в дело";

письменное обращение, приложения к нему (если они имеются), конверт;

материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась), а также (если имеются) копии промежуточных ответов заявителю, рапорт (докладная записка) о продлении срока рассмотрения обращения;

заключение по результатам рассмотрения обращения (в случае если по фактам, изложенным в обращении, проводилась проверка);

копия ответа заявителю с датой и номером регистрации, которая заверяется сотрудником уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России.

Оригиналы личных документов (свидетельство о рождении, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о праве собственности и другие документы) к материалам дела по обращению не приобщаются, а возвращаются заявителю.

100. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в дело по письменному обращению подшивается его копия (без приложения), а также копии сопроводительного документа и ответа заявителю. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.

101. Запрещается расшивать подготовленное для архивного хранения дело по письменному обращению, а также изымать из него какие-либо документы.

102. Материалы по различным письменным обращениям формируются в отдельные дела, где они не сшиваются между собой.

103. При автоматизированном учете обращений дела по обращениям располагаются в хронологическом порядке по регистрационным номерам.

104. При журнальном учете обращений дела по обращениям располагаются в порядке букв алфавита либо в хронологическом порядке, исходя из даты их направления для архивного хранения, или по регистрационным номерам.

105. Сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России запрещается принимать на хранение дела по обращениям, не соответствующие требованиям пункта 99 настоящего Положения.

106. Ответственность за сохранность документов по обращениям возлагается на уполномоченное подразделение ФМС России, территориального органа ФМС России, а находящихся на исполнении - на начальников (заместителей начальников) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, территориального органа ФМС России, а также на сотрудников, ответственных за рассмотрение обращения.