12.5. Порядок выдачи дел из архива таможенного органа

12.5.1. Дела выдаются из архива таможенного органа:

для использования должностными лицами таможенного органа;

во временное пользование для других организаций;

для проведения архивных работ с документами.

12.5.2. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

1 месяца - для использования должностными лицами таможенного органа;

3 месяцев - во временное пользование для других организаций;

6 месяцев - для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения начальника таможенного органа по письменному подтверждению пользователя о сохранности дел.

Срок выдачи дел во временное пользование структурным подразделениям может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 1 месяц.

12.5.3. Выдача дел оформляется актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение N 36).

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве таможенного органа, другой выдается получателю. Акт подписывается начальником таможенного органа и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в акте проставляется соответствующая отметка. Акт хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.

Выдача дел из архива должностным лицам таможенного органа, в читальный зал, во временное пользование другим организациям регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 37).

12.5.4. Перед выдачей дел проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архив таможенного органа проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования документов (приложение N 38).

12.5.5. При выдаче дел из архива таможенного органа на место выданного дела подкладывается карта-заместитель дела (приложение N 39), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись должностного лица (работника), выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела карта-заместитель изымается.

12.5.6. Состояние дел, возвращаемых в архив таможенного органа после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов должностными лицами (работниками) архива таможенного органа составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности; второй - остается в архиве таможенного органа.

12.5.7. При перемещении документов за пределами архива таможенного органа должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.