11.4. Комплектование архива таможенного органа. Состав документов, подготовка и порядок их передачи в архив таможенного органа

11.4. Комплектование архива таможенного органа. Состав

документов, подготовка и порядок их передачи в архив

таможенного органа

11.4.1. Комплектование архива таможенного органа - это систематическое пополнение его документами структурных подразделений и другими документами, предусмотренными положением об архиве таможенного органа.

11.4.2. В архив таможенного органа в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через три года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.

11.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив таможенного органа не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.4.4. Передача дел в архив таможенного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений, передающих документы, и утвержденному начальником таможенного органа.

11.4.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив таможенного органа лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел таможенного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

11.4.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, в присутствии ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за работу архива таможенного органа, и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив таможенного органа ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.

11.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения передача дел и документов осуществляется в порядке, установленном в пункте 18.5 Типовой инструкции.