7.8. Регистрация документов

7.8.1. Основной функцией системы электронного документооборота является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факты его создания, отправления или получения, а также при необходимости прикрепления и хранения совместно с РКФ электронного образа документа.

Сканирование документов, формирование их электронных образов и прикрепление к РКФ осуществляются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.

7.8.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.8.3. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день, с отметками "Срочно", "Оперативно" - незамедлительно.

Документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в первой половине следующего рабочего дня.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

7.8.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора, содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие в таможенный орган или направляемые таможенным органом, распорядительные документы таможенного органа (приказы таможенного органа по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы коллегии), служебная переписка и другие.

7.8.5. В подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) регистрируются или учитываются: документы, поступающие из ФТС России, таможенных органов и организаций, распорядительные документы таможенного органа (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения), переписка за подписью начальника (заместителя начальника) таможенного органа, докладные записки заместителей начальника таможенного органа на имя начальника таможенного органа и другие (приложения N 18, N 19).

Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника таможенного органа регистрируются в организационно-инспекторской службе <1> и формируются в ее дела.

--------------------------------

<1> Под организационно-инспекторской службой понимается организационно-инспекторская служба регионального таможенного управления, организационно-аналитическое подразделение таможни.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности структурных подразделений и не подлежащие регистрации в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) (например, служебные записки между структурными подразделениями и другие), регистрируются в структурных подразделениях.

7.8.6. На каждый зарегистрированный или учтенный документ создается РКФ в системе электронного документооборота.

7.8.7. В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.

Устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

вид документа;

кому адресован документ;

наименование корреспондента/адресата (дата, исходящий номер документа, кто подписал);

дата регистрации документа, регистрационный (порядковый) номер;

количество листов документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

аннотация (краткое содержание документа, ключевые слова);

подразделение-исполнитель;

срок исполнения документа;

указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

движение документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка ограничения доступа к документу.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

наличие приложений (количество приложений и общее количество листов приложений);

постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения;

совместное рассмотрение;

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.);

и другие.