14.4.3. Список фондов

14.4.3.1. Список фондов ведется в архиве таможенного органа, хранящем документы двух и более фондов.

14.4.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении его документов в архив таможенного органа. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным (муниципальным) архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

14.4.3.3. В случае передачи фонда в архив другого таможенного органа, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указываются название таможенного органа, в архив которого выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

14.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующего таможенного органа - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированного таможенного органа - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.

14.4.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

14.4.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку, а также должны быть пронумерованы листы и составлен лист-заверитель.