XVII. Порядок передачи документов архива таможенного органа на постоянное хранение

XVII. Порядок передачи документов архива таможенного органа

на постоянное хранение

17.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве таможенного органа, передаются на постоянное хранение.

17.2. Архив таможенного органа передает на постоянное хранение документы в соответствующий государственный (муниципальный) архив, для которого данный таможенный орган-фондообразователь является источником комплектования.

17.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА.

17.4. Предельный срок временного хранения архивных документов в таможенных органах - 15 лет.

17.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом.

При угрозе утраты (уничтожения) документов может быть осуществлена досрочная передача документов на постоянное хранение.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов таможенным органом по письменному разрешению государственного (муниципального) архива.

17.6. При ликвидации таможенного органа его документы подлежат передаче в таможенный орган, являющийся его правопреемником.

При ликвидации таможенного органа, являющегося источником комплектования государственного (муниципального) архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящего таможенного органа. В случае невозможности передачи документов в вышестоящий таможенный орган по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный (муниципальный) архив.

Документы по личному составу ликвидированного таможенного органа при отсутствии правопреемника передаются на временное хранение в вышестоящий таможенный орган.

Документы ликвидируемого без правопреемника таможенного органа, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в подпунктах 11.3.30, 11.3.32, 11.3.33 Типовой инструкции.

Организацию упорядочения документов ликвидируемого таможенного органа, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

17.7. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным начальником таможенного органа и руководителем соответствующего архива. В таможенных органах с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным (муниципальным) архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

17.8. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, утвержденным ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка на архивный фонд таможенного органа. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности таможенного органа, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный (муниципальный) архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение (приложение N 45).

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа.

Архив таможенного органа принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

17.9. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива осуществляется проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможенного органа.

17.10. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.