13.4.4. Организация документов по личному составу

13.4.4.1. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и другие) включаются в опись документов по личному составу.

13.4.4.2. Личные дела, если они передавались из одного таможенного органа в другой в связи с переводом должностных лиц (работников), включаются в документальный (архивный) фонд получившего их таможенного органа.

На личные дела уволенных должностных лиц (работников) может составляться отдельная опись.

13.4.4.3. Дела по личному составу систематизируются по хронологическому признаку. В архивах таможенных органов с большим количеством должностных лиц (работников) может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

13.4.4.4. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных должностных лиц (работников) относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.