6.3.2. Предварительное рассмотрение и регистрация поступающих документов

Подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником (заместителем начальника) таможенного органа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Документы, адресованные начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, а также таможенному органу без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, после предварительного рассмотрения направляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурное подразделение.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам, передаются по назначению.

Документы передаются начальнику (заместителю начальника) и иным должностным лицам таможенного органа только после регистрации (учета).

Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации (приложение N 18), подлежащие учету по реестру (приложение N 19) и не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20).

Документы, не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20), передаются по назначению непосредственно структурным подразделениям.

На документах, подлежащих регистрации или учету, проставляется штамп (приложение N 10) (подпункт 4.3.23 Типовой инструкции).

На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная форма (далее - РКФ).

В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции).

Присвоение документам порядковых номеров в системе электронного документооборота осуществляется, как правило, автоматически.

Поступившие телеграммы и телетайпограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурные подразделения для дальнейшего исполнения (подпункты 5.9.1, 5.9.2 Типовой инструкции).

Поступившие факсограммы регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и передаются в установленном порядке адресатам. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется в соответствующее структурное подразделение - исполнитель с соответствующей отметкой в РКФ.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается начальнику (заместителю начальника) таможенного органа на рассмотрение (подпункт 5.9.4 Типовой инструкции).