V. Ведение дел правоустанавливающих документов

27. Дело правоустанавливающих документов (далее - дело) открывается на каждый объект недвижимого имущества.

Дело состоит из томов, в каждый из которых помещаются документы, относящиеся к одному действию по государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество, сделки с ним, а также иному регистрационному действию, включая внесение изменений в ЕГРП, в том числе исправление технической ошибки, внесение записи о наличии возражения в отношении зарегистрированного права, о невозможности государственной регистрации права без личного участия правообладателя, для совершения которого приняты документы. В один том дела могут быть помещены документы, представленные для совершения более одного регистрационного действия в отношении одного объекта недвижимости, если заявления и документы на их совершение были представлены одновременно, рассмотрены одновременно и решения по ним (либо о государственной регистрации, либо об отказе в государственной регистрации, либо о прекращении государственной регистрации) также были приняты одновременно, например, при представлении заявлений и документов на государственную регистрацию права общей долевой собственности на объект недвижимости, возникающего не с момента государственной регистрации (например, если такое право возникло до введения в действие Закона, в порядке наследования), на государственную регистрацию возникновения, перехода права на объект недвижимости и ипотеки в силу закона (например, в связи с заключением договора купли-продажи с условием о рассрочке платежа).

Тома дела хранятся в хронологическом порядке поступления документов на государственную регистрацию прав на соответствующий объект недвижимости и нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы.

28. Дело (том дела) формируется при принятии решения о государственной регистрации прав, об отказе в государственной регистрации прав, о прекращении государственной регистрации прав, совершении иного действия, указанного в пункте 27 Правил (отказе или прекращении совершения такого действия), а также в случаях, предусмотренных пунктами 44 и 45 Правил.

29. Том дела формируется:

в электронном виде, если заявление и документы были представлены на государственную регистрацию в форме электронных документов (электронных образов документов) и документы в процессе проведения государственной регистрации также были созданы в форме электронных документов;

в бумажном виде, если заявление и документы были представлены в форме бумажных документов и документы в процессе проведения государственной регистрации также были созданы в форме бумажных документов.

Если часть документов, подлежащих помещению в один том дела, была представлена на государственную регистрацию или сформирована в процессе осуществления регистрационного действия (например, при поступлении в связи с приостановлением государственной регистрации дополнительных документов, при формировании согласно отметке заявителя в заявлении о государственной регистрации прав уведомления о приостановлении государственной регистрации или сообщения об отказе в государственной регистрации в соответствующей ей форме документа) в форме бумажных документов, а часть - в форме электронных документов (электронных образов документов):

том дела формируется в электронном виде, если заявление о государственной регистрации было принято в форме электронного документа (электронного образа документа). В этом случае документы, представленные на государственную регистрацию и сформированные в процессе ее проведения в форме бумажных документов, помещаются в дополнительный к указанному том дела;

том дела формируется в бумажном виде, если заявление о государственной регистрации было принято в форме бумажного документа. В этом случае документы, представленные на государственную регистрацию и сформированные в процессе ее проведения в форме электронных документов (электронных образов документов), помещаются в дополнительный к указанному том дела.

30. В дополнительный к основному тому дела, в который помещены документы в форме бумажных документов, том дела помещаются:

отсканированные образы документов, представленных заявителем на государственную регистрацию прав в форме бумажных документов;

отсканированные образы документов, поступивших в ходе осуществления государственной регистрации в порядке внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, если такие документы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, поступили в форме бумажных документов;

поступившие с документами в форме бумажных документов документы в электронном виде, если они не заверены электронной подписью и полностью соответствуют по содержанию документам в форме бумажных документов;

документы, которые поступили по системе межведомственного электронного взаимодействия;

заявление о государственной регистрации прав, сформированное в электронном виде работником органа, осуществляющего регистрацию прав, при приеме документов на государственную регистрацию прав.

Сканированные образы документов и указанные поступившие с документами в форме бумажных документов документы в электронном виде, если они не заверены электронной подписью и полностью соответствуют по содержанию документам в форме бумажных документов, заверяются электронной подписью уполномоченного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

31. Дело идентифицируется тем же номером, что и соответствующий раздел ЕГРП (кадастровым номером, а при его отсутствии - условным номером).

32. Для каждого тома дела оформляется титульный лист (приложение N 3).

На титульном листе указываются:

номер дела;

наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, открывшего соответствующий том дела;

адрес (местоположение) объекта недвижимости;

дата открытия и дата закрытия тома дела;

номер тома и количество томов в деле.

Номер тома дела, сформированного в электронном виде, нумеруется также, как и том дела, сформированного в бумажном виде (то есть соответствующим порядковым номером). Если том дела ведется одновременно в бумажном и электронном виде, номер тома дополняется буквами русского алфавита "б" (для тома дела, формируемого в бумажном виде) или "э" (для тома, формируемого в электронном виде), например, 5э - номер тома дела в бумажном виде, 56 - номер тома в электронном виде.

Номер тома дела, содержащего сканированные образы документов и указанные в пункте 30 Правил документы в электронном виде, состоит из порядкового номера основного тома дела, в который помещены принятые на государственную регистрацию документы в форме бумажных документов, дополненного буквами русского алфавита "скан", например: если основной том дела имеет номер 5б, то дополнительный - 5скан.

33. Внутри томов дела документы нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы. Самостоятельная порядковая нумерация ведется для каждого тома дела.

Тома дела, формируемые в бумажном виде, прошиваются.

34. Каждый том дела содержит опись хранящихся в нем документов (приложение N 4), в которой для каждого документа указываются:

его порядковый номер в томе;

наименование и реквизиты;

номера листов в томе (для томов, формируемых в бумажном виде).

Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в данном томе документам. Опись составляется отдельно для основного тома и дополнительного к основному тому тома дела.

Опись документов ведется в электронном виде, а для томов, формируемых в бумажном виде, - в форме бумажного документа. При этом опись ведется отдельно для тома, формируемого в электронном виде, и для тома, формируемого в бумажном виде. В случае если вносимые в опись в форме бумажного документа сведения не умещаются на одном листе, открывается дополнительный лист описи. Листы описи в форме бумажного документа нумеруются порядковыми номерами арабскими цифрами, начиная с единицы.

В случае, когда один документ является необходимым для проведения государственной регистрации прав на несколько (два и более) объектов недвижимости и (или) сделок с ними, и данный документ помещен (электронный документ, электронный образ документа помещен) в дело по одному из указанных объектов недвижимости, в описях дел по остальным объектам недвижимости указываются наименование и реквизиты данного документа, а также номер дела и номер тома дела, в котором хранится такой документ. При этом в данном случае в описях указанных дел порядковый номер документа не указывается.

35. В дело помещаются документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости, а также иные документы, указанные в Законе, в том числе: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона); копия уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона); копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона).

Представленные заявителем документы, не относящиеся к заявленному регистрационному действию, в том числе не являющиеся основанием для принятия решения о государственной регистрации права, сделки, ограничения (обременения) права, совершении иного действия, указанного в пункте 27 Правил, в дело не помещаются. Если указанные документы были представлены в бумажной форме, после завершения государственной регистрации прав такие документы возвращаются заявителю.

36. В дело, формируемое в бумажном виде, также помещается копия расписки в получении документов на государственную регистрацию прав, в которую вносится запись о документах, подлежащих возврату заявителю после завершения государственной регистрации прав, а также о документах, указанных в абзаце втором пункта 35 Правил, с указанием даты выдачи, фамилии и инициалов работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, выдавшего документы, и лица, получившего документы, скрепляемая подписями работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, и получателя документов.

Если документы были представлены в форме электронных документов, а также в случае, если заявитель отказался получить расписку в получении документов, такая расписка в форме электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, приобщается к тому дела, сформированному в электронном виде, либо к дополнительному к основному тому тому дела в соответствии с пунктом 30 Правил.

37. Если документы на государственную регистрацию прав были представлены в форме бумажных документов, в том дела, формируемый в бумажном виде, помещаются следующие документы:

заявления о государственной регистрации прав;

правоустанавливающие документы - документы-основания для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода прав на недвижимое имущество и сделок с ним, ограничения (обременения) прав (например, договор, свидетельство о праве на наследство, решение суда, акт органа государственной власти, органа местного самоуправления, выписка из похозяйственной книги, справка о полном внесении паевого взноса, документы, подтверждающие права владения, пользования, распоряжения земельным участком);

иные документы, составляемые заявителем (представляемым им лицом, если заявителем является представитель правообладателя, стороны (сторон) сделки) и (или) заверяемые (подписываемые) его личной подписью (которые отсутствуют в распоряжении иных уполномоченных органов или должностных лиц (нотариусов), в том числе оформленные в регистрирующем органе (не заверенные нотариально) отказы от права преимущественной покупки).

38. Хранению исключительно в электронном виде в соответствующих (электронных) томах дел подлежат:

документы, поступающие в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия, в том числе кадастровые паспорта объектов недвижимости;

документы, поступающие в порядке межведомственного информационного взаимодействия, в том числе разрешение на строительство, разрешение на ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства;

учредительные документы юридического лица;

сообщения об отказе в государственной регистрации прав;

уведомления о прекращении государственной регистрации;

уведомления о приостановлении государственной регистрации прав;

иные уведомления (сообщения), направляемые органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, в соответствии с Законом, иными нормативными правовыми актами.

39. Не подлежат помещению в дело ни в бумажном, ни в электронном виде следующие хранящиеся в порядке общего делопроизводства документы:

копии документов об уплате государственной пошлины (за исключением случаев отсутствия в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах информации об уплате государственной пошлины);

копии документов, удостоверяющих личность заявителей (за исключением случаев представления документов посредством почтового отправления);

копии свидетельств о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя или о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц;

копии свидетельств о присвоении идентификационного номера налогоплательщика;

копии документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния (за исключением копии свидетельства о смерти).

40. Хранение документов (копий документов), не подлежащих в соответствии с Правилами помещению в дело (в том числе не являющихся необходимыми для государственной регистрации документов, от получения которых после завершения государственной регистрации прав заявитель отказался), осуществляется в порядке общего делопроизводства.

Отсканированные образы документов, не подлежащих в соответствии с Правилами помещению в дело, подлежат удалению из автоматизированной информационной системы после принятия решения о государственной регистрации прав, об отказе в государственной регистрации прав, о прекращении государственной регистрации прав, совершении иного указанного в пункте 27 Правил действия.

41. Копии документов, помещенных в дело в виде бумажных документов, могут быть удостоверены нотариально. В иных случаях, когда одновременно представленные на государственную регистрацию подлинники таких документов, подлежат возврату после ее проведения заявителям, на копиях документов, помещаемых в дело, работник органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, должен сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов лица, сделавшего надпись, а также заявителя. Данная надпись заверяется подписями названного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, и заявителя. В случае если документы поступили посредством почтового отправления, указанная надпись заверяется только подписью работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

Сформированные в процессе государственной регистрации прав документы в форме электронных документов, помещаемые в дело в электронном виде, должны быть заверены электронной подписью уполномоченного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

42. Дело закрывается, когда объект недвижимого имущества прекращает свое существование в результате раздела, объединения, выделения (выдела), перераспределения (для земельных участков) либо ликвидации. На титульных листах каждого тома закрываемого дела проставляется дата закрытия дела, делается надпись о причине закрытия дела с указанием при прекращении существования объекта недвижимого имущества в результате раздела, объединения, выделения (выдела), перераспределения (для земельных участков) кадастровых (при их отсутствии - условных) номеров объектов недвижимости, образованных на основе данного объекта недвижимости. На титульных листах вновь открываемых дел в отношении объектов недвижимости, образованных в результате раздела, объединения, выделения (выдела), перераспределения (для земельных участков), к номерам вновь открытого дела добавляются ссылки на кадастровые (при их отсутствии - условные) номера ранее существовавших объектов недвижимости.

Закрытым делам (всем или отдельным его томам), в которые помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус "архивное".

Если в дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такие документы прошиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к прошивке металлические предметы из документов удаляются. В конце дела (тома дела) помещается лист-заверитель (приложение N 5), на котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Закрытые дела должны быть доступны для работы с ними в целях просмотра содержащихся в них документов, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, сведений на основании содержащихся в нем документов, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.

43. При отказе в государственной регистрации прав на основании принятых на государственную регистрацию документов, если на соответствующий объект недвижимости отсутствует открытый раздел ЕГРП, дело, в которое помещены такие документы, идентифицируется номером КУВД и номером записи в этой КУВД, под которым были зарегистрированы данные документы. Дела, в которые помещены документы, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, в отношении которого отсутствует открытый раздел ЕГРП, на тома не делятся, и к номеру дела добавляется буква "б", если в дело помещены документы в форме бумажных документов, или буква "э", если в дело помещены документы в форме электронных документов.

В случае если в результате рассмотрения заявления о государственной регистрации прав, иных представленных на государственную регистрацию прав документов принято решение об отказе в государственной регистрации прав на объект недвижимости, на который открыт раздел ЕГРП, такие документы формируются в отдельный том дела в соответствии с Правилами.

Указанным в настоящем пункте Правил делам (томам дела), в которые помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус "временное", который изменяется на статус "архивное", а дела (тома дел), в которые помещены документы в форме бумажных документов, закрываются в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил, по истечении установленного в соответствии с пунктом 5 статьи 12 Закона нормативным правовым актом, определяющим сроки и порядок хранения книг учета документов и дел, срока хранения документов, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав.

Если в течение срока хранения указанных в настоящем пункте Правил документов поступило решение суда о признании отказа в государственной регистрации прав необоснованным, содержащее указание на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, в связи с чем государственная регистрация проведена, соответствующие дела (тома дела), в которые помещены документы в форме электронных документов, утрачивают статус "временное" и их ведение, а также ведение соответствующих дел (томов дел), в которые помещены документы в форме бумажных документов, осуществляется в соответствии с Правилами.

44. Дела, содержащие документы, зарегистрированные в КУА в связи с отсутствием раздела ЕГРП, открытого на соответствующий указанный в таких документах объект недвижимости, оформляются в соответствии с Правилами.

При этом, если у таких объектов отсутствует кадастровый номер (они не учтены в том числе как ранее учтенные объекты недвижимости в государственном кадастре недвижимости), дело, в которое помещены такие документы, идентифицируется номером КУВД и номером записи в этой КУВД, под которым были зарегистрированы данные документы. При открытии раздела ЕГРП на такой объект недвижимости и регистрации в нем на основании указанных документов ареста (запрещения), иного ограничения (обременения) права в номер дела вносится изменение - ему присваиваются соответствующий идентификационный номер (номер раздела ЕГРП) и номер тома, следующий по порядку за номером тома, в который были помещены документы, на основании которых в ЕГРП была внесена первая запись о праве на объект недвижимости.

При открытии раздела ЕГРП, в связи с чем в ЕГРП в установленном Законом порядке внесены записи об ограничении (обременении) права на основании указанных в настоящем пункте документов, ведение соответствующих дел (томов дела) осуществляется в соответствии с Правилами.

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, документов о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, если соответствующее ограничение (обременение) права не было зарегистрировано в ЕГРП в установленном Законом порядке, делам (томам дел), содержащим указанные в настоящем пункте документы, если в дело (том дела) помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус "архивное", либо, если в дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такое дело закрывается в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил.

45. Дела, содержащие документы, зарегистрированные в КУА в связи с отсутствием в ЕГРП записи о праве соответствующего лица (в том числе копии судебных актов, на основании которых граждане ограничены в дееспособности или признаны недееспособными, документы (сведения), поступившие из органов опеки и попечительства, содержащие сведения о проживающих в жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения), оформляются в следующем порядке:

при отсутствии открытого раздела ЕГРП: дела, в которые помещены указанные в настоящем пункте документы, на тома не делятся, и к номеру дела добавляется буква "б", если в дело помещены документы в форме бумажных документов, или буква "э", если в дело помещены документы в форме электронных документов. Дело идентифицируется номером КУВД и номером записи в этой КУВД, под которым были зарегистрированы данные документы. Сканированные образы документов формируются в дополнительное к делу, в которое помещены документы в форме бумажных документов, дело, которое идентифицируется тем же номером, что и основное дело, дополненным буквами русского алфавита "скан";

при наличии открытого раздела ЕГРП: указанные в настоящем пункте документы формируются в отдельный том дела в соответствии с Правилами.

При внесении в ЕГРП в установленном Законом порядке записей на основании указанных в настоящем пункте документов ведение соответствующих дел (томов дела) осуществляется в соответствии с Правилами.

При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, документов о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, о признании дееспособным гражданина, ранее ограниченного в дееспособности или признанного недееспособным, о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящегося под опекой или попечительством, или сведения о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшегося без родительского попечения, если запись о соответствующем ограничении (обременении) права, иная запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, указанным в настоящем пункте делам (томам дела) присваивается статус "архивное", если в дело (том дела) помещены документы в форме электронных документов, либо, если в указанное в настоящем пункте дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такое дело закрывается в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил.

46. Документы, поступившие на государственную регистрацию договоров участия в долевом строительстве, в том числе разрешение на строительство, проектная декларация, план создаваемого объекта недвижимого имущества с указанием его местоположения и количества находящихся в составе создаваемого объекта недвижимого имущества жилых и нежилых помещений и планируемой площади каждого из указанных помещений, помещаются в одно дело.

Такое дело идентифицируется номером государственной регистрации, присвоенным первому договору участия в долевом строительстве, зарегистрированному в подразделе III-4 раздела ЕГРП, открытого на земельный участок, на котором осуществляется строительство многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимого имущества, в состав которого входят объекты долевого строительства.

Документы, представленные на государственную регистрацию права застройщика на земельный участок, на котором осуществляется строительство многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимого имущества; права застройщика на объект незавершенного строительства (многоквартирный дом и (или) иной объект недвижимого имущества), а также на жилое и (или) нежилое помещения, входящие в состав многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости, строительство (создание) которых осуществлялось с привлечением денежных средств участников долевого строительства; права участника долевого строительства на объект долевого строительства, помещаются в соответствующие дела, которые открываются и ведутся в порядке, установленном Правилами.

47. Документы, поступившие на государственную регистрацию прав на объекты недвижимости, составляющие общее имущество в многоквартирном доме, независимо от количества объектов недвижимости, от времени поступления документов на государственную регистрацию права общей долевой собственности на каждый из объектов недвижимости, входящих в состав общего имущества в многоквартирном доме, помещаются в одно объединенное дело.

Объединенное дело идентифицируется кадастровым номером земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом. Если в объединенный раздел ЕГРП не внесены записи о праве общей долевой собственности на такой земельный участок, объединенное дело идентифицируется кадастровым номером (а при его отсутствии - условным номером) иного объекта недвижимости, записи о государственной регистрации права общей долевой собственности на который внесены в объединенный раздел ЕГРП первыми (по времени внесения в ЕГРП таких записей).

На титульном листе объединенного дела (тома дела) дополнительно указываются слова "Общее имущество в многоквартирном доме".

Объединенное дело закрывается при прекращении существования многоквартирного дома (его разрушении, в том числе гибели, сносе). В этом случае документы, относящиеся к земельному участку, иным объектам недвижимости, расположенным на данном земельном участке (за исключением объектов недвижимости, непосредственно входивших в состав прекратившего существование многоквартирного дома), изымаются, о чем делается соответствующая отметка в описи документов, хранящихся в деле, и формируются в самостоятельные дела (на каждый из указанных объектов недвижимости).