II. Книги учета документов

5. В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона книги учета документов содержат данные о принятых на регистрацию документах.

6. Органы, осуществляющие государственную регистрацию прав, ведут следующие книги учета документов:

книгу учета входящих документов;

книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества.

7. Книга учета документов идентифицируется следующими данными:

наименованием книги учета документов;

наименованием ведущего ее органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в том числе подразделения территориального органа Росреестра (отдела, филиала федерального государственного бюджетного учреждения);

номером книги учета документов;

датами начала и окончания работы с книгой учета документов.

При этом дата окончания работы с книгой учета документов указывается в ней при закрытии, иные названные в настоящем пункте данные - при открытии книги учета документов.

8. Номер книги учета документов формируется следующим образом:

номер регистрационного округа, в котором открыта книга учета документов (при формировании номера книги учета документов Росреестром указываются цифры "00");

номер подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором открыта книга учета документов (в том числе структурного подразделения Росреестра, аппарата территориального органа Росреестра, который обозначается цифрами "001");

порядковый номер книги учета документов, ведущейся этим подразделением;

год, в котором осуществляется ведение книги учета документов. <1>

--------------------------------

<1> Например:

48/005/002/2014 (где 48 - номер регистрационного округа, 005 - номер подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором открыта книга учета документов, 002 - порядковый номер книги учета документов, ведущейся этим подразделением, 2014 - год, в котором осуществляется ведение книги учета документов);

00/001/005/2014 (где 001 - номер структурного подразделения центрального аппарата Росреестра, 005 - порядковый номер книги учета документов, ведущейся Росреестром, 2014 - год, в котором осуществляется ведение книги учета документов).

Записи в каждой книге учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.

9. По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.

С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы.

При закрытии книги учета документов в ней дополнительно указывается последний порядковый номер записи. Если при ведении книги учета документов порядковая нумерация записей была нарушена, об этом также вносится запись при ее закрытии.

Записи о закрытии книги учета документов удостоверяются электронной подписью руководителя подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги учета документов, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении.

Датой закрытия книги учета документов (датой окончания работы с книгой) является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.

При закрытии книг учета документов, ведение которых осуществляется в бумажном виде, на оборотной стороне последнего листа таких книг:

указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги, последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Если при ведении книги была нарушена порядковая нумерация записей в ней, об этом также указывается на оборотной стороне последнего листа книги;

указанные записи удостоверяются подписью руководителя подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном органе, и печатью органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.

Закрытым книгам учета документов, ведение которых осуществлялось на электронных носителях, в которых заполнены все записи, присваивается статус "архивная".

Книги учета документов со статусом "архивная" (закрытые книги учета документов, ведение которых осуществлялось в бумажном виде, в которых заполнены все записи) должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.

10. В случае необходимости внесения изменений (исправлений) в записи книги учета документов ранее внесенные в них сведения сохраняются.

11. Все книги учета документов, сформированные до вступления в силу Правил, закрываются в порядке, предусмотренном пунктом 9 Правил.