|
|
1.5. Документационное обеспечение деятельности и организация хранения документов
|
|
100
|
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л.
|
|
|
101
|
Переписка по защите содержащихся в документах сведений, составляющих государственную, служебную и иную, охраняемую законом, тайну
|
Пост.
|
Пост.
|
10 л.
|
|
|
102
|
Табели (перечни, альбомы) форм документов, применяемых в организации:
|
|
|
|
|
|
а) по месту составления
|
Пост.
|
Пост.
|
-
|
|
б) в других организациях
|
До замены новым
|
До замены новым
|
До замены новым
|
|
103
|
Перечни документов организации со сроками хранения
|
Пост.
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
104
|
Номенклатуры дел организации (сводные)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
10 л. (1)
|
(1) Структурных подразделений - до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
|
|
105
|
Проекты перечней документов
|
3 г. (1)
|
-
|
-
|
(1) После утверждения
|
|
106
|
Проекты номенклатур дел
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После утверждения
|
|
107
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов и др.)
|
Пост.
|
Пост.
|
До ликвидации организации
|
|
|
108
|
Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета
|
Пост.
|
Пост.
|
До ликвидации организации
|
|
|
109
|
Описи дел:
|
|
|
|
(1) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения, в т.ч. по личному составу
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
б) временного хранения
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
|
110
|
Графики приема-передачи дел структурных подразделений в архив
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
111
|
Топографические указатели
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
(1) После замены новым
|
|
112
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
|
|
113
|
Документы (запросы, заявления, требования, акты, переписка) о выдаче дел во временное пользование
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После возвращения документов
|
|
114
|
Копии архивных справок, выданных по запросам граждан; документы (заявления, справки, переписка) к ним
|
10 л.
|
10 л.
|
-
|
|
|
115
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
1 г. (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
116
|
Списки адресов обязательной рассылки документов
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
3 г. (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
117
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
118
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
|
119
|
Заявки по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1) После снятия с учета
|
|
120
|
Документы (обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной тайны)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
5 л. (1)
|
(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям
|
|
121
|
Договоры о соблюдении государственной тайны
|
5 л. (1) ЭПК
|
5 л. (1) ЭПК
|
-
|
(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям
|
|
122
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
|
123
|
Договоры, соглашения по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 л. (1) ЭПК
|
5 л. (1) ЭПК
|
5 л. (1)
|
(1) После истечения срока действия договора
|
|
124
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 л. ЭПК
|
5 л. ЭПК
|
5 л.
|
|
|
125
|
Документы (журналы, реестры, книги, карточки) учета:
|
|
|
|
(1) Хранятся в организации. При ликвидации организации передаются на хранение в государственные архивы, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л.
(3) После возвращения всех дел
|
|
а) распорядительных, нормативных документов организации по основной (профильной) деятельности
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
10 л. (1)
|
|
б) распорядительных документов по личному составу (2)
|
75 л. (1)
|
75 л. (1)
|
75 л. (1)
|
|
в) по административно-хозяйственной деятельности
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
г) поступающих и отправляемых документов
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
д) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
е) рассылки документов
|
2 г.
|
2 г.
|
2 г.
|
|
ж) учета отправки документов в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации
|
5 л.
|
-
|
-
|
|
з) обращений граждан
|
5 л.
|
5 л.
|
5 л.
|
|
и) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
к) аудиовизуальных документов
|
3 г. (1) ЭПК
|
3 г. (1) ЭПК
|
3 г. (1)
|
|
л) выдачи архивных справок, выписок из документов
|
10 л.
|
10 л.
|
10 л.
|
|
м) приема посетителей
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
н) бланков строгой отчетности
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
о) машинописных, компьютерных работ
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
п) документов, подлежащих размножению (ксерокопированию), сканированию
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|
|
р) учета журналов, картотек, законченных производством дел
|
Пост.
|
Пост.
|
10 л.
|
|
с) регистрации показания приборов измерения температуры и влажности в архиве
|
1 г.
|
1 г.
|
1 г.
|
|
т) выдачи дел во временное пользование
|
3 г. (3)
|
3 г. (3)
|
3 г. (3)
|
|
у) контроля исполнения документов
|
3 г.
|
3 г.
|
3 г.
|