V. Подготовка документов ограниченного распространения в Комиссии

V. Подготовка документов ограниченного распространения

в Комиссии

35. Документ, создаваемый в Комиссии, подлежит отнесению к категории документов для служебного пользования при наличии одного из следующих условий:

а) несанкционированное разглашение содержащейся в документе информации может нанести ущерб интересам Комиссии или создать угрозу нанесения такого ущерба государствам-членам либо сопряжено с рисками:

отрицательного влияния на дипломатические отношения с участием Комиссии, государств-членов;

нарушения общественного порядка либо создания условий для такого нарушения;

нарушения режима безопасности имущества Комиссии, сотрудников Комиссии, личной безопасности сотрудников Комиссии;

б) документ включен в перечень документов Евразийской экономической комиссии, относящихся к категории документов для служебного пользования, согласно приложению N 1.

36. Не могут быть отнесены к категории документов для служебного пользования решения (проекты решений) Комиссии, непосредственно оказывающие влияние на права и обязанности юридических и физических лиц государств-членов, сотрудников Комиссии.

37. Необходимость отнесения документа (проекта документа) к категории документов для служебного пользования определяется исполнителями, руководителями (заместителями руководителей) ответственных структурных подразделений Комиссии, членами Коллегии Комиссии, подписывающими, утверждающими документ либо согласовывающими проект документа, членами Совета Комиссии.

Предложение об отнесении документа (проекта документа) к категории документов для служебного пользования направляется уполномоченному на принятие соответствующего решения (подписание, утверждение документа) лицу служебной запиской (письмом).

38. Если необходимость отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования будет определена на этапе подготовки проекта решения, решение об отнесении проекта решения к категории документов для служебного пользования принимается ответственным за подготовку проекта членом Коллегии Комиссии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии.

В этом случае в справке к проекту решения Комиссии, представляемой в составе комплекта документов и материалов по соответствующему проекту решения, приводится обоснование необходимости отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования.

Вопрос об отнесении решения Комиссии к категории документов для служебного пользования выносится на обсуждение в ходе проведения заседания Коллегии Комиссии, Совета Комиссии.

Решение об отнесении решения Комиссии, проект которого подготавливался без ограничения распространения, к категории документов для служебного пользования может быть принято непосредственно в ходе заседания Коллегии Комиссии, Совета Комиссии.

39. Отнесение приказа Председателя Коллегии к категории документов для служебного пользования осуществляется Председателем Коллегии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии, членов Коллегии Комиссии (в отношении приказов по вопросам, курируемым членами Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей), а также при самостоятельном определении Председателем Коллегии необходимости отнесения приказа к категории документов для служебного пользования.

Если на этапе подготовки проекта приказа Председателя Коллегии будет определена необходимость его отнесения к категории документов для служебного пользования, соответствующее решение принимается Председателем Коллегии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии, члена Коллегии Комиссии.

40. Решение об отнесении документа, подписываемого или утверждаемого членом Коллегии, к категории документов для служебного пользования принимается членом Коллегии Комиссии на основании предложения руководителя (заместителя руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии, а также при самостоятельном определении необходимости отнесения документа к категории документов для служебного пользования.

41. На документе, отнесенном к категории документов для служебного пользования, проставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" (далее - гриф "ДСП").

Если определена необходимость отнесения к категории документов для служебного пользования только приложения (нескольких приложений), гриф "ДСП" присваивается документу в целом.

42. Если необходимость отнесения документа к категории документов для служебного пользования определена на этапе подготовки проекта документа и соответствующее решение принято в соответствии с пунктом 38 или пунктом 39 настоящего Порядка, гриф "ДСП" печатается на проекте документа.

Если необходимость отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования определена на заседании Коллегии Комиссии, Совета Комиссии:

до подписания решения - проект документа подлежит перепечатыванию с указанием грифа "ДСП";

после подписания решения - директором (заместителем директора) Департамента протокола и организационного обеспечения на документе проставляется штамп с грифом "ДСП".

Если по итогам заседания Коллегии Комиссии или Совета Комиссии будет принято решение о необоснованности отнесения решения Комиссии к категории документов для служебного пользования, проект решения, подготовленный с грифом "ДСП", подлежит перепечатыванию без грифа "ДСП".

43. Гриф "ДСП" состоит из слов "Для служебного пользования" и "Экз. N" (номер экземпляра), печатаемых без кавычек. Строки реквизита выравниваются по правой границе текстового поля:

"Для служебного пользования

Экз. N ___"

Гриф "ДСП" проставляется:

на первом листе решения Высшего Евразийского экономического совета, решения Комиссии, приказа Председателя Коллегии под сплошной чертой синего цвета;

на первом листе приложения к решению Высшего Евразийского экономического совета, решению Комиссии, приказу Председателя Коллегии в верхнем правом углу (выше реквизита "гриф утверждения" или "приложение");

на первом листе документа (проекта документа) в верхнем правом углу (выше реквизита "адресат");

на обложке или титульном листе документа (проекта документа) (при подготовке документа (проекта документа) к печати с указанными составными частями) в верхнем правом углу;

на первом листе сопроводительного письма к документу (при его составлении) в верхнем правом углу (выше реквизита "адресат").

44. При регистрации в Департаменте протокола и организационного обеспечения документов ограниченного распространения, предназначенных для отправки только в один адрес, подписанному (утвержденному) экземпляру документа присваивается N 1, визовому экземпляру документа - N 2, экземпляру, подлежащему возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, - N 3.

При регистрации в структурных подразделениях Комиссии документов, предназначенных для отправки только в один адрес, подписанному экземпляру документа присваивается N 1, визовому экземпляру документа - N 2.

При направлении документа в несколько адресов номера экземпляров присваиваются поадресно с продолжением нумерации в зависимости от структурного подразделения Комиссии, осуществляющего регистрацию документа (Департамент протокола и организационного обеспечения или иное структурное подразделение Комиссии), начиная с N 4 или N 3 соответственно, что отражается в указателе рассылки, предусмотренном пунктом 70 настоящего Порядка.

45. Исходящие документы, подготовленные в ответ направившему в Комиссию конфиденциальные документы обладателю информации, органу (лицу) и содержащие конфиденциальную информацию, воспроизводимую из указанных документов или основанную на содержащейся в таких документах информации, должны иметь гриф ограничения доступа "Конфиденциально" (далее гриф "Конфиденциально").

46. Исходящие документы, подготовленные на основе конфиденциальных документов (воспроизводимой из таких документов или содержащейся в таких документах информации) и направляемые третьим лицам, должны иметь гриф "Конфиденциально".

47. Гриф "Конфиденциально" проставляется на исходящих и внутренних конфиденциальных документах в верхнем правом углу каждого листа и состоит из слова "Конфиденциально".

48. Документы ограниченного распространения не подлежат опубликованию на официальном сайте Комиссии в сети Интернет, в средствах массовой информации, а также размещению на общедоступных ресурсах локальной вычислительной сети Комиссии.

49. Решение Коллегии Комиссии, отнесенное к категории документов для служебного пользования, вступает в силу не ранее чем по истечении 10 календарных дней с даты его принятия.

Решение Совета Комиссии, отнесенное к категории документов для служебного пользования, вступает в силу в срок, указанный в этом решении. Вопрос о дате (сроке) вступления в силу такого решения выносится на обсуждение в ходе проведения заседания Совета Комиссии.

50. Черновики и варианты документов (проектов документов, за исключением визовых экземпляров) с грифами ограничения доступа на бумажных носителях передаются исполнителем сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, для уничтожения в бумагорезательной машине.

После проведения заседания Коллегии Комиссии, Совета Комиссии, Высшего Евразийского экономического совета экземпляры документов с грифом ограничения доступа, подготовленные для проведения соответствующего заседания, уничтожаются в бумагорезательной машине ответственным сотрудником отдела организационного обеспечения Департамента протокола и организационного обеспечения.

Факт уничтожения фиксируется путем проставления соответствующей записи на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, и подписи исполнителя.

51. После подписания (принятия, утверждения) документа ограниченного распространения его электронный файл уничтожается исполнителем с использованием одного из следующих методов уничтожения информации:

стирание информации с использованием специального программного обеспечения;

воздействие на поверхность электронного носителя информации с использованием магнитного поля (размагничивание);

механическое уничтожение электронного носителя информации вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химических веществ).

Факт уничтожения электронного файла документа ограниченного распространения фиксируется путем проставления на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, записи "Файл уничтожен" (с указанием использованного способа уничтожения файла, даты уничтожения) и подписи исполнителя.

Уничтожение электронных файлов документов ограниченного распространения осуществляется в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, утверждаемыми Коллегией Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.