III. Прием и регистрация документов ограниченного распространения

III. Прием и регистрация документов

ограниченного распространения

14. Регистрация документов ограниченного распространения осуществляется в информационной системе управления документооборотом Комиссии (далее - система электронного документооборота).

15. Поступившие в Комиссию документы подлежат регистрации в качестве конфиденциальных документов, если на первой странице документа проставлен гриф, свидетельствующий об отнесении содержащейся в документе информации к информации ограниченного распространения, например: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и др.

16. Прием и регистрация входящих в Комиссию документов ограниченного распространения в качестве конфиденциальных документов (за исключением документов, указанных в пункте 17 настоящего Порядка), регистрация и отправка документов ограниченного распространения, подписанных членами Коллегии Комиссии или Председателем Коллегии, а также отправка исходящих документов ограниченного распространения за подписью руководителей структурных подразделений Комиссии осуществляются Департаментом протокола и организационного обеспечения.

17. Поступившие в Комиссию конверты (пакеты, бандероли) с пометкой (штампом), свидетельствующей об отнесении содержащихся в них документов к документам ограниченного распространения, на которых в качестве адресата указаны член Коллегии Комиссии или структурное подразделение Комиссии (руководитель структурного подразделения), не подлежат вскрытию и в день поступления в Комиссию передаются Департаментом протокола и организационного обеспечения адресату или уполномоченному им лицу под роспись.

Регистрация документов ограниченного распространения, содержащихся в указанных конвертах (пакетах, бандеролях), в системе электронного документооборота осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, по поручению члена Коллегии Комиссии или руководителя структурного подразделения Комиссии.

18. Поступившие в Комиссию конверты (пакеты, бандероли) с пометкой (штампом), свидетельствующей об отнесении содержащихся в них документов к документам ограниченного распространения, на которых в качестве адресата указана Комиссия, вскрываются сотрудником Департамента протокола и организационного обеспечения, допущенным к работе с конфиденциальными документами в соответствии с настоящим Порядком.

19. Находящиеся в конвертах (пакетах, бандеролях) документы с грифом, свидетельствующим об отнесении содержащейся в них информации к конфиденциальной информации, регистрируются и передаются под роспись в секретариат члена Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей для определения ответственного за исполнение документов структурного подразделения Комиссии (далее - ответственное структурное подразделение Комиссии) и подготовки соответствующей резолюции.

20. При приеме поступивших в Комиссию конфиденциальных документов проводится проверка конверта (пакета, бандероли) на наличие повреждений и (или) следов несанкционированного доступа к содержимому конверта (пакета, бандероли), проверка содержимого конверта (пакета, бандероли) на предмет комплектности конфиденциальных документов.

В случае обнаружения повреждений конверта (пакета, бандероли) либо следов несанкционированного доступа к содержимому конверта (пакета, бандероли) составляется акт в 2 экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой хранится в структурном подразделении Комиссии, принявшем конверт (пакет, бандероль).

В случае обнаружения расхождения между составом содержимого конверта (пакета, бандероли) и данными, указанными в сопроводительном письме, отсутствия отдельных листов, приложений и частей документов составляется акт в 2 экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой хранится в структурном подразделении, производившем вскрытие конверта (пакета, бандероли).

21. Регистрация в системе электронного документооборота исходящих документов ограниченного распространения за подписью руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Комиссии осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.

22. Регистрация в системе электронного документооборота внутренних документов ограниченного распространения за подписью членов Коллегии Комиссии, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Комиссии осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.

Внутренние документы, подготовленные на основе конфиденциальных документов (воспроизводимой из таких документов или содержащейся в таких документах информации), подлежат регистрации в качестве конфиденциальных документов.

23. При регистрации созданного в Комиссии документа ограниченного распространения, которому в соответствии с требованиями настоящего Порядка присвоен гриф ограничения доступа, в электронной карточке документа в системе электронного документооборота в зависимости от вида ограничения распространения документа выбирается режим доступа "Конфиденциально" или "Для служебного пользования".

24. При регистрации входящего документа ограниченного распространения в качестве конфиденциального документа к регистрационному номеру, присваиваемому автоматически в общем массиве документации, добавляется буквенный индекс "конф", печатаемый без кавычек, пробелов, знаков препинания и иных технических знаков.

Дополнительно к реквизитам, проставляемым на штампе, указывается количество листов документа и через знак "+" общее количество всех приложений к документу. На первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штамп или пишется "К вх. N ___".

25. При регистрации входящего документа ограниченного распространения из вскрытого конверта (пакета, бандероли) регистрационный номер проставляется на лицевой стороне первой страницы документа в нижнем правом углу с использованием штампа. При этом к регистрационному номеру документа добавляется соответствующий буквенный индекс.

26. При регистрации созданного в Комиссии (в том числе исходящего) документа ограниченного распространения (за исключением решений Комиссии) к регистрационному номеру, присваиваемому автоматически в общем массиве документации, в зависимости от грифа ограничения доступа к документу добавляется буквенный индекс "конф" - для конфиденциального документа или "ДСП" - для документа для служебного пользования, печатаемый без кавычек, пробелов, знаков препинания и иных технических знаков.

Например: N 14-90конф, N 15-162ДСП.

27. На оборотной стороне последнего листа оригинала регистрируемого документа ограниченного распространения указываются сведения о количестве подготовленных экземпляров, об адресатах, которым направлены экземпляры документа (с указанием номера экземпляра по каждому адресату), об исполнителе (фамилия, инициалы, номер телефона).

28. Электронная регистрационная карточка документа ограниченного распространения доступна для просмотра:

а) сотруднику Комиссии, регистрирующему документ в системе электронного документооборота;

б) сотрудникам Комиссии, согласовывающим документ;

в) сотрудникам Комиссии, указанным в резолюции по документу (исполнителям);

г) сотрудникам Комиссии, осуществляющим контроль исполнения документа;

д) членам Коллегии Комиссии, руководителям (заместителям руководителей) структурных подразделений Комиссии.

29. В процессе регистрации в системе электронного документооборота документ ограниченного распространения не подлежит сканированию и прикреплению к электронной карточке документа.

30. В создаваемых в Комиссии документах при ссылке на решение Комиссии ограниченного распространения после регистрационного номера решения Комиссии в скобках приводится сокращение "ДСП".

Например: "..., утвержденным Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 16 марта 2012 г. N 2 (ДСП)".