Подшивка дел

7.3.3. Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с гребешком, тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в Архив в папках типа "Корона" и скоросшивателях.

7.3.4. Архивные папки с документами, исполненными на стандартных листах формата A4 (210 x 297 мм), должны иметь размеры 229 x 324 x 40 мм.

Если все листы документов дела превышают вышеуказанный формат (лицевые счета), архивные папки могут иметь соответствующие размеры.

7.3.5. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (послужные карты и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя.

7.3.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.) эти документы вкладываются в конверт, который наклеивается в конце дела на внутреннюю сторону архивной папки. Наличие невостребованных личных документов оговаривается во внутренней описи дела.

7.3.7. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата A5 подшиваются за верх левого края, листы формата A3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210 x 297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается.

Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки.

7.3.8. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.), следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа.

7.3.9. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела - лист-заверитель дела.