I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации (далее - территориальные органы МЧС России), спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее - ФПС ГПС) и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований, военизированных горноспасательных частей, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (далее - организации МЧС России), а также совершенствования работы с документами в рамках электронного документооборота.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с несекретными документами (включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения - для служебного пользования), представленными на носителях всех видов, в том числе на организацию работы с электронными документами.

Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 N 05).

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами Российской Федерации и МЧС России.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 <1>, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 01.12.2010 N 606, и иными нормативными правовыми и правовыми актами по вопросам делопроизводства и архивной работы.

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263.

1.4. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориального органа, организации МЧС России;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон, содержащий набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;

реквизит документа - элемент оформления документа;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа, организации МЧС России;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в территориальном органе, организации МЧС России;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа (копии) документа;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему) их обработку, управление документами и доступ к ним.

1.5. Делопроизводство в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется с использованием системы электронного документооборота - WEB-версия автоматизированной системы делопроизводства и контроля МЧС России АС "Делопроизводство" (далее - СЭД), предназначенной для регистрации и учета, сопровождения документов, доведения электронных документов, электронных копий документов и указаний по исполнению документа до исполнителей, подготовки проектов указаний по исполнению документов, подготовки и согласования проектов документов; контроля исполнения документов, архивной и справочно-информационной работы.

1.6. Организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой политики, формирование и поддержание базы данных о документах, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России (далее - структурные подразделения), а также временное хранение документов осуществляет штатное самостоятельное структурное подразделение, созданное в территориальном органе, организации МЧС России для ведения делопроизводства.

Методическое руководство организацией делопроизводства и его контроль в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляет Департамент административной работы и правовой деятельности МЧС России совместно с Центральным архивом МЧС России.

1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции является обязательным для всех работников территориальных органов, организаций МЧС России.

Структурному подразделению, созданному для ведения делопроизводства, предоставляется право возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагается на начальников (руководителей) территориальных органов, организаций МЧС России.

1.9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на одного или нескольких сотрудников подразделения, назначенных руководителем структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.

При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство должностных лиц между ними распределяются должностные обязанности.

При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений.

1.10. Функции, задачи, права и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении управления (включая сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях), устанавливаются должностными регламентами (инструкциями).

1.11. На сотрудников структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, возлагаются следующие функции:

прием, учет в СЭД и распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);

представление поступающих документов на рассмотрение начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, и после получения соответствующего указания по исполнению, передача исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД;

учет, регистрация в СЭД и отправка исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке;

контроль за прохождением документов, подготовка руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов;

разработка номенклатуры дел с использованием СЭД;

формирование, оформление, учет, хранение дел;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

учет печатей и штампов и контроль за их использованием (при отсутствии режимно-секретных органов);

проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.12. Организация контроля за прохождением документов, рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями и т.д. регламентируется приказом о внутренней деятельности территориального органа, организации МЧС России.

1.13. Структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, размещается в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения оснащаются надежными замками и сигнализацией, выведенной на пульт управления дежурного (пункт охраны).

Ведение делопроизводства в других структурных подразделениях разрешается в общих комнатах этих подразделений.

1.14. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

1.15. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, на время болезни, в случае увольнения или перевода на другую работу (перемещения) имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику через ответственного за делопроизводство. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.16. Сотрудниками структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, согласно утвержденному начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России графику проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России, а также в подчиненных организациях. По итогам проверок составляются акты (справки), в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения, по истечении которого руководители структурных подразделений, подчиненных организаций обязаны представить начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России доклад об устранении недостатков.

1.17. Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца после назначения на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.