4.4. Акты

4.4.1. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.д.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.

4.4.2. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги.

Акты, оформленные на стандартных листах бумаги, имеют следующие реквизиты.

Гриф утверждения - печатается в правом верхнем углу.

Наименование вида документа - слово "АКТ" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

Номер проставляется арабскими цифрами после слова "АКТ" на той же строке.

Заголовок отделяется от слова "АКТ" 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии.

В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими порядок составления акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр - МЧС России

2 экземпляр - Центральный региональный центр МЧС России

3 экземпляр - Главное управление МЧС России по Владимирской области.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании акта должности перед фамилиями не указываются.

Например:

4.4.3. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при ликвидации или реорганизации территориальных органов, организаций МЧС России.

При ликвидации территориального органа, организации МЧС России без передачи их функций другим органам управления, организациям МЧС России ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (МЧС России), а второй присоединяется к делам ликвидируемого территориального органа, организации МЧС России и передается в курирующий архив, чьим источником комплектования является соответствующий территориальный орган, организация МЧС России.

При реформировании территориального органа, организации МЧС России с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается учредителю, второй - организации-правопреемнику в составе фонда.

В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.

К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов.

Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.

В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.