8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место территориального органа, организации МЧС России в системе государственного управления, значимость выполняемых им функций, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

8.1.3. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; отборе дел на уничтожение, при подготовке дел к передаче в Архив.

8.1.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в территориальном органе, организации МЧС России создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК территориального органа, организации МЧС России создается приказом его начальника (руководителя) из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив.

8.1.5. Функции и права ЭК территориального органа, организации МЧС России, а также организация ее работы определяются положением.

Положение об экспертной комиссии утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после согласования с курирующим архивом МЧС России, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России.

8.1.6. Протоколы заседаний ЭК территориального органа, организации МЧС России утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.

8.1.7. Основными функциями ЭК территориального органа, организации МЧС России являются:

организация ежегодного отбора документов для архивного хранения;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

подготовка и внесение на рассмотрение Центральной экспертной комиссии МЧС России предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических указаний по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

рассмотрение описей особо ценных дел.

8.1.8. В состав ЭК территориального органа, организации МЧС России включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, включая структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, а также сотрудник, ответственный за Архив.

Председателем ЭК назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы организации делопроизводства и архивной работы.

Обязанности секретаря ЭК возлагаются на сотрудника, ответственного за Архив.

8.1.9. Протоколы ЭК, содержащие решения об изменении сроков хранения документов, установленных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем, утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после их рассмотрения и согласования с Центральной экспертной комиссией МЧС России и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.

8.1.10. Документирование деятельности ЭК территориального органа, организации МЧС России, формирование дел, образовавшихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

8.1.11. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и Перечней документов с указанием сроков хранения.

8.1.12. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

8.1.13. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается. Все дела подлежат полистному просмотру.

При полистном просмотре дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и черновики документов.

Дела с отметкой "ЦЭК" также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению.

8.1.14. Дела с отметкой "ЦЭК", содержащие документы постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения.

На обложках дел, прошедших экспертизу ценности, зачеркивается отметка "ЦЭК".

8.1.15. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив в структурных подразделениях проводится отбор на уничтожение дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности.

8.1.16. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе по личному составу) и акты о выделении документов к уничтожению. Порядок оформления описей и актов представлен в разделах 8.2 и 8.3 настоящей Инструкции.

8.1.17. Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего после завершения его делопроизводством. Самопроизвольное изменение сроков хранения дел не допускается.

8.1.18. Уничтожение дел без проведения экспертизы ценности документов запрещается.