2.4. Регистрация и отправка исходящих документов

2.4.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.

2.4.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе III настоящей Инструкции.

2.4.3. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагаются на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

2.4.4. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к нему, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и соответствующего количества копий (для документов, отправляемых на бумажном носителе).

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится соответствующее количество копий с учетом визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе). Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается распорядительным документом, издаваемым в каждом территориальном органе, организации МЧС России.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

2.4.5. Регистрация исходящих документов производится в день их приема от исполнителей путем заведения РКК в СЭД. РКК заводится на все исходящие документы независимо от того, как отправляется документ - на бумаге или в электронном виде.

Исходящий номер письма состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например: N 23-3-5, где 23 - порядковый номер документа, 3-5 - индекс дела по номенклатуре дел.

Зарегистрированный документ сканируется, электронный образ документа прикрепляется к РКК одновременно с регистрацией.

2.4.6. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

2.4.7. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложение N 5), которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

2.4.8. Документы в адрес руководства МЧС России, департаментов и управлений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, являющихся участниками СЭД, отправляются по каналам СЭД в электронном виде.

2.4.9. В случае отправки письма в электронном виде исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.

Отправка электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В случае отправки письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.

2.4.10. При заполнении РКК исходящего документа в графе "Получатель" необходимо указывать департамент или управление центрального аппарата МЧС России, территориальный орган и организацию МЧС России, которым адресован документ. Для документов, направляемых на имя руководства МЧС России, в графе получатель указывается "МЧС России".

Документ считается отправленным по каналам СЭД после заполнения поля "Рассылка документа" в графе "Получатель" РКК и сохранения введенной информации в СЭД.

2.4.11. Документы, не подлежащие сканированию и отправке по каналам электронной связи, в том числе по каналам СЭД, указаны в приложении N 3 к настоящей Инструкции.