7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственный за ведение делопроизводства вносит данные о списании документов в дело путем заполнения соответствующего поля в регистрационно-контрольной карточке документа в СЭД.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа "в дело" с указанием номера дела;

группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т.д.);

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

помещать электронные документы (электронные копии документов) в дела в соответствии с номенклатурой дел;

помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если объем документа незначительно превышает 250 листов или дело содержит только электронные документы, разрешается превысить указанный объем.

7.2.4. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, присланные в электронном виде, должны распечатываться и храниться на бумажном носителе.

7.2.5. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного хранения.

7.2.6. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.

7.2.7. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки.

7.2.8. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки.

Например, если документ-запрос поступил в 2012 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2013 году, то оба документа подшиваются в дело за 2012 год.

7.2.9. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов могут составлять отдельный том, о чем на документе делается отметка, например: "Приложение к приказу подшито в дело N...".