3.5. Отправка документов

3.5.1. Документы после их подписания регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции (форма N 4) и отправляются, как правило, в день их приема от исполнителей.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

При приеме документов для отправки работник аппарата суда обязан в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также убедиться, имеется ли на экземпляре, остающемся в суде, расчет рассылки, отметка, в какое дело или наряд его следует подшить.

3.5.2. Заверенная исполнителем копия исходящего документа подшивается в дело или наряд вместе с исполненным документом.

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем.

В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего документа, при котором он отправлен.

3.5.3. Документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. Отправляемые одновременно одному адресату несколько исходящих документов вкладываются в один конверт.

В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких конвертах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на конверт ставится номер этого письма, а на следующих конвертах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N 213. В сопроводительном письме указывается количество отправляемых конвертов.

На лицевой стороне конверта указываются:

степень срочности (если имеется);

почтовый адрес получателя;

номера всех документов, вложенных в конверт;

почтовый адрес отправителя.

На конвертах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись "Лично".

В адресах на конвертах запрещается указывать воинские звания, фамилии, имена, отчества и штатные должности, процессуальное положение отправителей и получателей документов.

3.5.4. Работник аппарата военного суда, ответственный за конвертование и отправку документов, обязан перед отправкой конвертов сверить адреса и номера, указанные на конвертах, с адресами и номерами, указанными на документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, где эти документы зарегистрированы.

3.5.5. При наличии экспедиции конверты с документами для отправки сдаются в экспедицию по книге реестров (реестру) (форма N 11). В случае отсутствия экспедиций конверты с наклеенными на них марками сдаются в почтовое отделение работниками аппарата военного суда.

Вид почтового отправления (простое, заказное или ценное) при пересылке документов определяется военным судом в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Местным адресатам документы могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов (посыльных).