20.4. Экспертиза ценности документов. Отбор документов и оформление их на уничтожение

20.4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов военного суда проводится при составлении номенклатуры, подготовке дел (нарядов) к передаче в архив, в процессе подготовки дел (нарядов) к передаче на постоянное хранение в центральный архив.

Для проведения экспертизы ценности документов в военном суде создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия является совещательным органом при председателе суда и работает в соответствии с Положением об экспертной комиссии военного суда, разработанным на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43, и Наставлением Минобороны России.

20.4.2. Экспертная комиссия создается приказом председателя суда из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее трех человек. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей председателя суда, при отсутствии такой должности - один из судей, секретарем - работник суда, ответственный за ведение архива.

20.4.3. Основные функции экспертной комиссии военного суда:

проверяет правильность определения срока хранения судебных дел и материалов, подготовленных для передачи в архив суда;

проверяет правильность определения срока хранения дел (нарядов) общего делопроизводства и других документов при составлении номенклатуры;

согласование описей дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, подготовленных для передачи в архив суда;

согласование описей дел постоянного хранения, подготовленных для передачи в центральный архив;

рассмотрение актов на дела (наряды) и документы, сроки хранения которых истекли;

подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий центральных архивов предложений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

рассмотрение актов на дела (наряды), отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в архивы;

согласование номенклатуры суда;

участие в подготовке и рассмотрении проектов методических документов военного суда по делопроизводству и архивному делу.

20.4.4. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости.

20.4.5. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем суда. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря экспертной комиссии. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

20.4.6. В случае возникновения затруднений при проведении экспертизы отдельных документов, дел (нарядов) к этой работе могут привлекаться специалисты других организаций и архивных учреждений. Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения председателем суда.

20.4.7. Находящиеся в архиве суда дела (наряды) и материалы, по которым истек установленный срок хранения, отбираются к уничтожению.

Работу по отбору дел (нарядов) и материалов к уничтожению в военных судах осуществляет работник аппарата суда, ответственный за ведение архивного делопроизводства.

20.4.8. Отбор дел (нарядов) и материалов к уничтожению оформляется актами (формы N 92, 92.1, 94, 95). Акты рассматриваются экспертной комиссией суда, подписываются председателем и членами комиссии и утверждаются председателем суда.

При составлении акта на отобранные к уничтожению судебные дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке архивных номеров;

в графе "Наименование дел" указываются фамилия, имя и отчество осужденного, фамилия, имя и отчество истца (заявителя) и ответчика;

наименования (заголовки) дел (нарядов) общего делопроизводства и материалов в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи;

однородные по содержанию дела (наряды) в акт вносятся под общим для этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же";

в графе "За какой год" проставляется год рассмотрения дела;

в графу акта "Основание к уничтожению", кроме номеров соответствующих статей по перечням, могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и т.п.);

дела (наряды) общего делопроизводства включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт (например: дела (наряды) с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2006 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2010 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2012 года);

отбор к уничтожению судебных дел, материалов и дел (нарядов) общего делопроизводства оформляется отдельными актами.

Дела (наряды), предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Если в дело (наряд) общего делопроизводства подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело (наряд) расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Выделенные из дел (нарядов) документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела (наряды). Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения. Подшивка вновь сформированных дел (нарядов) производится только после завершения экспертизы ценности документов.

20.4.9. Из подлежащих уничтожению дел (нарядов) изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинники решений, приговоров и последующих постановлений и определений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам (заявлениям), оставленным без рассмотрения, изымаются и оставляются на хранение подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска (заявления) без рассмотрения. Указанные документы каждый в отдельности сшиваются нитками в верхнем левом углу, укладываются в алфавитном порядке в папки с клапанами и завязками. Высота папки 4 см.

20.4.10. Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется внутренняя опись, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Внутренняя опись составляется на отдельных листах и хранится под верхней обложкой папки.

Во внутреннюю опись документы вносятся в алфавитном порядке. Если по уголовному делу приговор (постановление) вынесен в отношении нескольких человек, то первой указывается фамилия, имя, отчество того осужденного, который первым прописан во вводной части приговора, а фамилии, имя, отчество остальных осужденных подбираются в алфавитном порядке.

Документы по административным и гражданским делам во внутреннюю опись вносятся в алфавитном порядке независимо от фамилии того, кто из заявителей (ответчиков) указан первым во вводной части решения.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов.

20.4.11. В одной папке помещаются документы только одного военного суда. Если документы за один год не помещаются в одну папку, то их необходимо разделить на несколько томов. Если в одну папку уложены документы за несколько лет, то документы раскладываются по годам, в алфавитном порядке и проставляется сквозная нумерация документов и листов.

В конце каждого дела вкладывается чистый бланк формы для заверительной надписи. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество листов дела и отдельно количество листов внутренней описи.

Датой начала таких дел будет дата самого раннего судебного акта, датой окончания - дата самого позднего судебного акта независимо от места нахождения их в папке.

20.4.12. При подготовке дела к уничтожению необходимо убедиться, что в книгах учета (реестрах) по подлежащим к уничтожению делам заполнены все графы, а также проверить правильность заполнения строк в алфавитных карточках.

Перед сдачей на утилизацию документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры.

Погрузка, вывоз и утилизация осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

20.4.13. После уничтожения архивных дел акты на уничтоженные дела регистрируются в книге учета актов на уничтоженные архивные дела.

В конце акта на уничтожение дел (нарядов) делается запись о том, что из судебных дел изъяты подлинники судебных решений.

На основании актов в описях, алфавитных карточках, в книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение, производится отметка об уничтожении дел, а общее количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления и выбытия дел.

Акты об уничтожении после регистрации подшиваются в отдельное дело в хронологическом порядке.