II. Прием и регистрация письменного обращения

6. Первичная обработка обращений, поступающих по почте и доставленных лично гражданином, осуществляется работником экспедиции и включает в себя: проверку правильности адресования корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия указанных гражданином вложений и приложений. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются вместе с обращениями. Ошибочно (не по адресу) присланные обращения возвращаются на почту невскрытыми.

Конверты с пометкой "лично", не вскрывая, передаются соответствующим должностным лицам Рособрнадзора. Обращения после прочтения должностными лицами Рособрнадзора в случае, если в них не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в службу делопроизводства.

Обращения, прошедшие первичную обработку, передаются в службу делопроизводства для регистрации.

7. Регистрация письменных обращений (в том числе обращений, адресованных непосредственно заместителям руководителя Рособрнадзора, начальникам структурных подразделений Рособрнадзора и их заместителям) производится централизованно, отдельно от других документов и осуществляется в службе делопроизводства в течение трех дней с момента их поступления в Рособрнадзор. Повторная регистрация обращений в структурных подразделениях Рособрнадзора не допускается.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

На подлиннике обращения или на сопроводительном письме к нему на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп: "ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ Вх. N _______, ___ л., "__" 20__ г.".

Регистрационный номер обращения формируется из двух начальных букв фамилии гражданина и порядкового номера обращения. На коллективных обращениях перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Ко", в регистрационно-контрольной форме поставляется буквы "Ко", в поле "корреспондент" заполняется "коллективное".

В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

8. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа, в который направляет обращение (Рособрнадзор), либо фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

9. Обращение, направленное гражданином на сайт Рособрнадзора в форме электронного документа (электронное обращение), в течение рабочего дня поступает работнику службы делопроизводства. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Электронное обращение переводится в бумажную форму (распечатывается), и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется автоматически системой электронного документооборота.