4.3. Оформление дел, нарядов и производств

4.3.1. Оформление дел, нарядов и производств (подготовка их к хранению) осуществляется работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, под контролем руководителей этих подразделений и при методической помощи Управления документооборота и делопроизводства.

4.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление каждого тома дела, наряда и производства.

Полному оформлению подлежат дела и наряды постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела и наряда предусматривает:

- оформление реквизитов обложки по установленной форме (приложения 58, 59, 60, 61);

- подшивку или переплет (брошюровку);

- нумерацию листов;

- составление листа-заверителя (заверительной надписи) (далее - лист заверитель) (приложение 51);

- составление внутренней описи документов (приложение 54);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.

Частичному оформлению подлежат наряды и производства временного (до 10 лет включительно) <53> срока хранения при этом листы не нумеруются, внутренняя опись документов и лист-заверитель не составляются.

--------------------------------

<53> Производства по делам и жалобам, рассмотренным Судом в порядке, установленном процессуальным законодательством.

На обложке (контрольном листе) производства указывается регистрационный номер и другая необходимая информация (приложения 62 и 52).

4.3.3. Документы, включенные в дело и (или) наряд, постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также по личному составу подшиваются в твердую обложку в три - четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При этом тексты всех документов, виз и резолюций на них должны располагаться на расстоянии 2 см от линии подшивки, а листы - не выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается документ.

При подготовке дел и нарядов к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

4.3.4. При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из личных дел и на них составляется отдельная опись.

4.3.5. В начале каждого тома дела и наряда постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подшиваются бланки внутренней описи документов дел и нарядов, а в конце - бланк листа-заверителя.

4.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело и (или) наряд, все листы документов (в том числе листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы дел и нарядов, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, наряде, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Подшитые в дело и наряд конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело и наряд документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле и наряде.

4.3.7. После завершения нумерации листов для их учета и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель (приложение 51).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе (бланке), а в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, после завершения дел, нарядов и книг в делопроизводстве Суда.

В листах-заверителях указываются особенности нумерации документов: наличие литерных и пропущенных номеров, номера листов с наклеенными документами, номера крупноформатных документов, номера вшитых в наряд конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела и наряда (повреждения, замена подлинных документов и т.п.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела и наряда.

4.3.8. Для учета документов в делах и нарядах постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется внутренняя опись установленной формы.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и подшиваются перед первым листом дела и наряда. Если наряд подшит или переплетен без бланка внутренней описи, то бланк приклеивается к внутренней стороне обложки.

В итоговой записи внутренней описи цифрами и прописью указывается количество документов в деле и наряде, а также количество листов описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Изменения состава документов дел и нарядов (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела и наряда.

4.3.9. Обложка дел и нарядов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложения 58, 59, 60, 61).

Надписи на обложке дел и нарядов следует выполнять разборчиво, без сокращений.

Заголовки дел и нарядов должны соответствовать заголовкам, указанным в Номенклатуре.

На обложке дела и наряда указываются:

- полное наименование Суда;

- полное наименование подразделения Суда;

- регистрационный номер дела или индекс наряда по Номенклатуре;

- номер тома;

- заголовок;

- дата начала и окончания;

- количество листов;

- срок хранения;

- архивный шифр для документов постоянного хранения.

При оформлении обложки наименования Суда и подразделения Суда указываются в именительном падеже в соответствии с их названиями в период, отражаемый документами.

При изменении наименования подразделения Суда указывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Даты на обложке дела и наряда должны отражать число, месяц и год регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело и (или) наряд.

При указании даты сначала пишется число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, год - полностью, наименование месяца - словом.

На обложках дел и нарядов, состоящих из нескольких томов, даты проставляются на каждом томе.

Если в дело и (или) наряд включены документы, даты которых не совпадают с указанными на обложке, то под датой окончания с новой строки делается запись "В деле и (или) наряде имеются документы за __________ год (годы)".

На обложке наряда, содержащего годовые планы и отчеты, дата может не указываться, так как их даты отражаются в заголовках.

На обложках нарядов, содержащих приказы, распоряжения, акты, доклады и стенограммы, проставляются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в наряд.

На обложках нарядов с протоколами заседаний Президиума Суда, Пленума Суда и документами к ним указываются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, включенных в наряд.

Срок хранения на обложках должен соответствовать сроку, указанному в Номенклатуре.

Архивный шифр (номер фонда, описи, дела) на обложках дела и наряда постоянного хранения проставляется в отделе хранения после включения этих документов в соответствующие описи, утвержденные или согласованные Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

Обложки нарядов, содержащих документы на стандартных бланках, должны иметь размеры 229 x 324 мм.

Обложки других документов могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.