2.8. Регистрация и отправка исходящих документов Суда

2.8.1. Исходящими документами Суда являются документы, направляемые из Суда в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам. Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями п. 2.7 настоящей Инструкции.

2.8.2. После подписания документов, подлежащих отправке (исходящих документов Суда), они вместе с исполненным документом, листами согласования (проектом документа с необходимыми визами) передаются работнику соответствующего подразделения Суда, ответственному за ведение делопроизводства, для их регистрации, подготовки к отправке, подшивки в наряд (производство) и хранения.

2.8.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в подразделениях Суда в день их поступления для подготовки к отправке работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.

При получении исходящего документа для регистрации и подготовки к отправке работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства, проверяются правильность его оформления, наличие приложений и количество листов.

2.8.4. Исходящие документы регистрируются в АИС посредством заполнения электронной регистрационной карточки документа. При этом документам непроцессуального характера исходящий номер присваивается автоматически.

Регистрационный номер исходящего документа непроцессуального характера состоит из номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения подразделения) (приложение 37), дефиса, порядкового номера, косой черты и двух последних цифр календарного года (например: 1-ВС-304/15). Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

При регистрации исходящих процессуальных документов им присваиваются номера производств по судебному делу или жалобе.

2.8.5. После регистрации исходящие документы, подготовленные для отправки, передаются в экспедицию работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, в заклеенных конвертах полностью оформленными (с отметкой о категории почтового отправления, наклеенными этикетками (стикерами) с указанием почтового адреса и индекса).

2.8.6. Исходящие документы Суда, за исключением решений Суда и иных процессуальных документов Суда, могут направляться в органы государственной власти Российской Федерации и иные государственные органы в электронном виде <16> с использованием системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в установленном порядке <17>.

--------------------------------

<16> Электронный вид в рамках настоящей Инструкции - электронный образ официального документа Суда, изготовленного и подписанного в установленном порядке на бумажном носителе.

<17> В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и положением об организации обмена документами в электронном виде между Судом и органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы МЭДО, утвержденным приказом по Суду.

2.8.7. Подготовленные для отправки судебные дела передаются в экспедицию работниками секретариатов судебных составов Суда, ответственными за ведение делопроизводства. В их присутствии проверяются: наличие сопроводительного письма; соответствие номера, количества томов судебного дела и адресата, указанным в сопроводительном письме.

2.8.8. В получении судебных дел для отправки работник экспедиции расписывается на копии сопроводительного письма, а в получении заказных писем и писем для отправки с курьером - в реестрах передачи документов либо в соответствующих журналах подразделений Суда (приложение 14).

2.8.9. Неправильно оформленная для отправки корреспонденция экспедицией не принимается и подлежит возврату.

Ответственность за подготовку корреспонденции для отправки несут работники подразделений Суда, ответственные за ведение делопроизводства.

2.8.10. Судебные дела, а также решения Суда по делам и жалобам направляются с сопроводительными письмами, подготовленными в установленном п. 2.7.2 настоящей Инструкции порядке и подписанными уполномоченными работниками аппарата Суда.

2.8.11. Судебные извещения могут направляться Судом заказными письмами или телеграммами, подготовленными в установленном п. 2.7.2 настоящей Инструкции порядке, с уведомлением о вручении (приложение 34).

2.8.12. Судебные дела, а также исходящие документы с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства и т.п.), отправляются заказными бандеролями или заказными письмами.

2.8.13. Обработка, учет и отправка исходящей корреспонденции Суда осуществляется экспедицией.

Обработка исходящей корреспонденции <18> для отправки почтовой связью включает в себя ее сортировку, взвешивание, определение и нанесение на конвертах (пакетах) государственного знака почтовой оплаты (франкирование), составление описей заказных бандеролей (посылок) и писем, упаковку судебных дел.

--------------------------------

<18> Обработка исходящей корреспонденции осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

На заказную корреспонденцию составляется опись в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в почтовое отделение, а второй, с отметкой работника почтового отделения о приеме корреспонденции, подшивается в соответствующий наряд экспедиции.

Учет исходящей корреспонденции осуществляется в автоматизированном режиме путем считывания сканером штрих-кода (приложения 72, 73) исходящего документа с использованием соответствующего программного обеспечения АИС.

2.8.14. Передача в экспедицию исходящих документов Суда и судебных дел, подлежащих отправке через отделение связи, для их обработки осуществляется ежедневно и завершается за час до окончания служебного (рабочего) времени в установленном порядке.

Передача исходящей корреспонденции Суда из экспедиции в отделение связи осуществляется ежедневно с 9 до 10 часов.

2.8.15. В зависимости от важности и срочности исходящие документы Суда и судебные дела направляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, курьерами (нарочными) <19>.

--------------------------------

<19> В соответствии с поручениями Руководства Суда исходящие документы Суда могут направляться в суды общей юрисдикции и арбитражные суды с использованием имеющихся в распоряжении электронных средств связи и средств факсимильной связи.

Отправка и доставка срочной исходящей корреспонденции Суда курьерами (нарочными) в органы государственной власти и федеральные суды, расположенные в г. Москве, осуществляются через экспедицию два раза в неделю (по средам и пятницам).

Указанная корреспонденция должна быть передана в экспедицию накануне дня отправки (во вторник и в четверг) или в день отправки не позднее 9 часов 15 минут.

Исходящие документы Суда и судебные дела, направляемые курьерами (нарочными), учитываются в экспедиции в Журнале учета исходящей корреспонденции Суда, доставляемой курьерами (нарочными) в органы государственной власти и федеральные суды, расположенные в г. Москве (приложение 15), доставляются и передаются по реестру. Подпись получателя заверяется соответствующим штампом (печатью).

2.8.16. Для отправки исходящей корреспонденции Суда используются специально оформленные почтовые бумажные конверты Суда и пластиковые пакеты Суда установленного образца (приложения 32, 33).

2.8.17. Телеграммы Суда оформляются в судебных составах судебных коллегий и структурных подразделениях Суда и передаются работникам экспедиции для подготовки к отправке ежедневно с 9 до 16 часов 30 минут, а в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 до 15 часов 45 минут. Телеграммы Суда категории "срочная" принимаются не позднее чем за 45 минут до окончания времени, установленного служебным распорядком Суда.

2.8.18. Телеграммы Суда должны быть оформлены в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи <20> (приложение 34) на стандартных листах бумаги (форматы A5, A4), подписаны и заверены печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

--------------------------------

<20> Утверждаются постановлением Правительства Российской Федерации.

Право подписи телеграмм Суда имеют Председатель Суда, первый заместитель Председателя Суда, заместители Председателя Суда, судьи Суда, руководители структурных подразделений Суда и их заместители.

Вместе с подлинником телеграммы Суда в экспедицию для учета передается заверенная исполнителем одна из ее копий, вторая заверенная копия приобщается к производству.

Телеграммы Суда, оформленные с нарушением установленного порядка, работниками экспедиции не принимаются и незамедлительно возвращаются исполнителям на доработку.

2.8.19. Адрес международной телеграммы Суда должен быть написан буквами алфавита страны назначения или на русском языке буквами латинского алфавита.

Текст международной телеграммы, должность, фамилия и инициалы должностного лица Суда должны быть написаны на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами.

Адресные данные отправителя <21> должны быть написаны буквами русского алфавита.

--------------------------------

<21> Указываются под чертой, в содержание телеграмм не входят.

Для написания международных телеграмм Суда используются латинские буквы (приложение 35).

Примеры оформления международных телеграмм Суда представлены в приложении 36.

Вместе с подлинником международной телеграммы Суда в экспедицию для учета передается заверенная исполнителем одна из ее копий и текст телеграммы на русском языке <22>. Вторая заверенная копия международной телеграммы Суда и текст телеграммы на русском языке приобщаются к производству.

--------------------------------

<22> Оформляется в двух экземплярах, печать Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации не ставится, заверяется подписью исполнителя.