4.2. Формирование дел, нарядов и производств

4.2.1. Формирование дел, нарядов и производств - систематизация, группировка и подшивка исполненных документов в дела, наряды и производства в соответствии с Номенклатурой.

Формирование дел, нарядов и производств осуществляется в подразделениях Суда работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и хранение неподшитых документов.

4.2.2. Индекс дела, наряда и производства, в который необходимо подшивать документ, определяется руководителем подразделения Суда или исполнителем в соответствии с Номенклатурой.

4.2.3. При формировании дел, нарядов и производств необходимо соблюдать следующие основные правила:

- группировать документы постоянного и временного хранения необходимо в отдельные дела, наряды и производства;

- включать в дело, наряд и производство по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело, наряд и производство документы одного календарного года; исключение составляют переходящие наряды, судебные и личные дела;

- в дело, наряд и производство не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики;

- дело, наряд и производство должны содержать не более 250 листов и иметь толщину не более 4 см (при большем количестве листов дело, наряд и производство разделяются на тома, а единый индекс и заголовок дела, наряда, производства проставляются на каждом томе с добавлением: "том 1", "том 2").

4.2.4. Документы внутри дела, наряда и производства располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности, по территориальному признаку, в алфавитном порядке или их сочетании.

4.2.5. Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения) с относящимися к ним приложениями группируются в наряды по видам и в хронологическом порядке.

Положения (порядки, инструкции), утвержденные организационно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по общим вопросам деятельности Суда группируются отдельно от приказов по личному составу. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Суда (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группируются в отдельные наряды.

Документы в личных делах <52> располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

--------------------------------

<52> Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Положением о порядке работы с персональными данными и о ведении личных дел федеральных государственных гражданских служащих аппарата Верховного Суда Российской Федерации, утвержденным Председателем Суда в установленном порядке.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в наряд текущего года с указанием индекса наряда предыдущего года.

4.2.6. Контроль за правильностью формирования дел, нарядов и производств в подразделениях Суда осуществляют руководители подразделений Суда. Формирование дел, нарядов и производств осуществляется при методическом руководстве Управления документооборота и делопроизводства.