3.11. Делопроизводство в архивном фонде Суда

3.11.1. Порядок прохождения документов и работы с ними в отделе хранения судебных документов (далее - отдел хранения) регламентируется настоящей Инструкцией, задачами и функциями отдела и должностными регламентами его работников.

3.11.2. Для обеспечения оперативного поиска и использования информации в отделе хранения используется АИС.

3.11.3. Прием и учет документов, поступивших в отдел, осуществляется в автоматизированном режиме.

Сведения о поступившем документе вводятся в АИС с внесением данных в электронную карточку, при этом документу автоматически присваивается входящий номер.

На первой странице документа ставится регистрационный штамп отдела хранения с указанием номера и даты поступления документа (приложение 67).

Кроме того, регистрация осуществляется в журнале учета и регистрации письменных запросов, заявлений по уголовным делам о выдаче копий документов, справок о результатах рассмотрения дел, а также запросов по личному составу.

3.11.4. Переданные из подразделений Суда на проверку жалобы, заявления учитываются в соответствующих журналах.

3.11.5. Работником подразделения Суда, из которого поступил документ, заполняются в соответствующем журнале следующие графы:

- дата поступления документа;

- фамилия, имя и отчество осужденного, лиц, участвующих в деле, третьего лица;

- дата и подпись работника отдела хранения о возврате документа; в случае, если документ остается в отделе, ставится отметка "архив";

- дата и подпись работника подразделения Суда о получении документа из отдела.

3.11.6. Документы, рассмотрение которых относится к компетенции отдела хранения, передаются исполнителям в соответствии с их должностными регламентами.

3.11.7. В отделе хранения входящим и исходящим документам по судебным делам присваивается номер судебного решения.

Документам, не связанным с конкретным судебным решением, а также документам, судебные решения по которым отсутствуют в Суде, присваивается номер, состоящий из индекса отдела хранения, дефиса, порядкового номера, косой черты, вида документа, дефиса и текущего года (например: ОХД-15/гр-14).

3.11.8. Выдача дел, нарядов и производств работникам подразделений Суда осуществляется под расписку в книге выдачи документов (приложение 23). На выданное дело, наряд и производство заводится лист-заместитель.

Ознакомление с делами, нарядами и производствами, а также подготовка и направление ответов на запросы пользователей информацией о деятельности Суда осуществляются в соответствии с Положением о порядке ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности Верховного Суда Российской Федерации, находящейся в архивном фонде Верховного Суда Российской Федерации <43>.

--------------------------------

<43> Утверждается приказом Председателя Суда.

3.11.9. В отделе хранения ведется учет запросов по документам Суда (РСФСР, СССР).

3.11.10. В случае передачи документов из общего отдела на исполнение исходящий номер присваивается общим отделом, в электронной картотеке которого делается отметка об отправке ответа отделом хранения.

3.11.11. Документы, подготовленные для отправки, оформляются исполнителем в установленном порядке и передаются в экспедицию Суда.

Исполненные документы на бумажных носителях подшиваются в соответствующие наряды и производства.