3.1. Делопроизводство в секретариатах судебных составов при рассмотрении судебных дел (материалов) в качестве суда первой инстанции

3.1.1. Заявления, апелляционные жалобы (представления), частные жалобы и представления и другие документы, поступившие в секретариаты судебных составов (далее - секретариаты) из Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений, принимаются в автоматизированном режиме и регистрируются в АИС. Документам, поступившим в секретариат Дисциплинарной коллегии Суда, дополнительно присваивается штрих-код (приложение 73).

3.1.2. При регистрации в АИС каждому заявлению в автоматизированном режиме присваивается номер.

Регистрационный номер состоит из буквенного обозначения подразделения: АК - Судебная коллегия по административным делам; ЭК - Судебная коллегия по экономическим спорам; ВК - Судебная коллегия по делам военнослужащих; ДК - Дисциплинарная коллегия; индекса судебной инстанции (ПИ); двух последних цифр календарного (текущего) года; дефиса и порядкового номера, а также литеры (например: АКПИ15-1).

В Судебной коллегии по делам военнослужащих также используется литера "А" для обозначения административного дела (например: ВКАПИ15-1).

3.1.3. На первой странице заявления (жалобы, представления) ставится регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера заявления (жалобы, представления) (приложение 67).

3.1.4. После формирования состава суда заявления передаются на изучение (рассмотрение) судьям, о чем делается отметка в журнале регистрации дел (заявлений), рассматриваемых по первой инстанции (приложение 16).

3.1.5. При вынесении судьей определения об отказе в принятии заявления либо о возвращении заявления формируется материал, в который подшиваются: копия заявления; конверт (в котором были присланы документы); подлинник определения судьи и копия сопроводительного письма (о направлении документов заявителю).

В сформированном материале нумеруются листы и составляется опись документов (приложение 54).

На обложке материала указываются регистрационный номер материала, фамилия и инициалы заявителя.

3.1.6. Работник секретариата передает на отправку в экспедицию в заклеенных конвертах (с надписанным почтовым адресом, индексом и отметкой о направлении заказным почтовым отправлением) надлежащим образом заверенные копии определений Суда об отказе в принятии заявления или о его возвращении вместе с заявлением и подлинными документами, приложенными к нему.

3.1.7. При вынесении судьей определения об оставлении заявления без движения надлежащим образом заверенная копия этого определения направляется заявителю и контролируется поступление дополнительных документов.

В случае поступления дополнительных документов в срок, указанный в этом определении, они регистрируются по номеру, присвоенному заявлению, и передаются на изучение судье.

В случае вынесения определения о возвращении заявления и повторного обращения после этого с таким же требованием документы регистрируются по новому номеру в порядке очередности.

3.1.8. После вынесения судьей определения о принятии заявления к производству оформляется судебное дело, которое формируется из этого определения судьи и заявления с приложенными документами. На обложке дела (приложение 59) указываются регистрационный номер дела, фамилия и инициалы заявителя, суть заявленных требований. Листы дела нумеруются и составляется опись документов дела (приложение 54).

3.1.9. В АИС и в журнале регистрации дел (заявлений), рассматриваемых по первой инстанции (приложение 16), делается отметка о вынесении соответствующего определения.

Работник секретариата распечатывает документ, подтверждающий размещение Судом на официальном сайте Суда сведений о времени и месте судебного заседания, включая дату их размещения, и приобщает к материалам административного дела.

3.1.10. Дополнительно поступающие документы по делу, материалу (отзывы на заявление и т.п.) регистрируются работником секретариата по регистрационному номеру дела (материала) и передаются судье, на изучении которого находится заявление или в производстве которого находится дело.

Дела, направленные на новое рассмотрение, вновь регистрируются в секретариатах в установленном выше порядке.

3.1.11. Лица, участвующие в деле, и иные участники судебного процесса извещаются о дате, времени и месте предварительного судебного заседания или судебного заседания в порядке, установленном процессуальным законодательством.

Заинтересованным лицам (ответчику) по административному делу вместе с судебным извещением о рассмотрении дела могут направляться копии заявления и приложенных к нему документов.

Расписки в получении повесток (извещений) приобщаются к делу.

3.1.12. Сведения о вручении или невручении лицам, участвующим в деле, судебных извещений и вызовов (повесток) приобщаются к материалам дела.

В случае невручения судебного извещения адресату об этом докладывается судье, в производстве которого находится дело.

3.1.13. В АИС вводится информация о движении дела: дата и время назначения слушания, фамилия и инициалы докладчика, запрос дополнительных материалов.

3.1.14. В соответствии с требованиями процессуального законодательства при участии в судебном заседании иных участников судопроизводства у них отбирается подписка установленного образца (приложения 48, 49).

3.1.15. В случае отложения судебного заседания у явившихся в Суд лиц берется расписка об их извещении о новой дате, времени и месте рассмотрения дела, а неявившиеся лица извещаются в установленном процессуальным законом порядке.

3.1.16. В случаях, установленных процессуальным законодательством, протокол судебного заседания ведется с использованием автоматизированной системы протоколирования судебных заседаний.

3.1.17. После судебного заседания секретарь судебного заседания вносит в АИС сведения о результате рассмотрения дела либо приостановлении производства по делу, а в случае отложения разбирательства дела - сведения о новой дате и времени судебного заседания.

3.1.18. После рассмотрения в дело в хронологическом порядке подшиваются документы, приобщенные в ходе судебного разбирательства, протокол судебного заседания, судебные акты, копии сопроводительных писем об их направлении (расписки об их вручении), копия исполнительного листа.

К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также дубликаты и копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. Представленные сторонами документы возвращаются им работником секретариата заказным письмом (с уведомлением) или вручаются под расписку.

Листы судебного дела нумеруются. Документы подшиваются работником секретариата в дело с твердой обложкой. Объем одного тома судебного дела не должен превышать 250 листов. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. В конце внутренней описи каждого тома дела цифрами и прописью указывается количество документов и листов, составляющих том. Опись заверяется подписью работника секретариата, который указывает свою должность, фамилию, проставляет дату заверения описи и подпись.

3.1.19. Судебные дела (материалы) хранятся в секретариатах, в которых они были сформированы, в течение трех лет, после чего в установленном порядке передаются в отдел хранения судебных документов.

3.1.20. Судебные дела (материалы), подлежащие возврату по миновании надобности, оформленные надлежащим образом, передаются в экспедицию для отправки под расписку.

3.1.21. Электронные образы подписанных решений Суда передаются в Банк данных судебных документов Суда.

3.1.22. Копии решения (определения, постановления) Суда по делу, изготовленные в установленном порядке, выдаются (направляются) в соответствии с процессуальным законодательством.

На копии решения (определения, постановления) при необходимости проставляется отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило.

3.1.23. Заверенная в установленном порядке копия решения Суда о признании нормативного правового акта или его части недействующими направляется в редакцию печатного издания с указанием в сопроводительном письме о том, подлежит ли публикации все решение или же лишь сообщение о нем.

3.1.24. Надлежащим образом заверенные копии вынесенных судебных решений Суда передаются работником секретариата в экспедицию в заклеенных конвертах полностью оформленными (с надписанным почтовым адресом, индексом и отметкой о направлении заказным почтовым отправлением) по реестру для отправки заказными почтовыми отправлениями или нарочным. В реестре указываются наименование и номер исходящего документа и адресат. Реестр с распиской работников экспедиции подшивается в наряд секретариата.

Ответственность за правильное указание реквизитов почтовых отправлений несет работник секретариата, оформлявший корреспонденцию.

3.1.25. После рассмотрения судебного дела в АИС в электронном виде с выводом на бумажный носитель формируется статистическая карточка на дело по первой инстанции.

3.1.26. Ознакомление лиц, участвующих в деле, с материалами судебного дела осуществляется в установленном порядке с отметкой в соответствующем журнале (приложение 28).

3.1.27. Передача дел (материалов) в иные судебные составы (структурные подразделения) осуществляется с отметкой в соответствующем журнале (приложение 17).

3.1.28. При регистрации апелляционных жалоб (представлений) или частных жалоб и представлений в электронной картотеке АИС на них проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера дела (приложение 67).

Жалобы вместе с делом (материалом) передаются судье.

По резолюции судьи составляется справка о направлении дела в Апелляционную коллегию Суда (приложение 50) и вносится запись в журнал передачи апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб и представлений в Апелляционную коллегию Суда (приложение 18).

Лицам, участвующим в деле, в соответствии с процессуальным законодательством направляются копии апелляционных жалоб, представлений или частных жалоб и представлений с приложенными к ним документами.

3.1.29. Передача и возврат дел (материалов) отмечаются в реестре поступления дел в Апелляционную коллегию (приложение 19), а также в АИС.

3.1.30. При выдаче копий судебных актов, а также подлинников документов из дела делается отметка в заявлении о выдаче соответствующих документов либо оформляется расписка о получении, в которой должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение, наименование лица, участвующего в деле, данные документа, удостоверяющего личность, с обязательным приложением копии доверенности представителя или иного документа. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения.