2.3. Прием письменной корреспонденции, учет и распределение документов

2.3.1. Письменная корреспонденция доставляется в Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки через экспедицию, а также через Приемную Суда непосредственно гражданами (физическими лицами) и представителями организаций (юридическими лицами), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.

2.3.2. Письменная корреспонденция (судебные дела, письменные обращения, жалобы, запросы, законы и иные нормативные правовые акты, а также другие служебные документы), доставляемая в Суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в установленное время.

Во внеслужебное (в нерабочее) время прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, осуществляется ответственным дежурным по Суду в установленном порядке <6>.

--------------------------------

<6> В соответствии с Инструкцией по несению службы ответственным дежурным по Верховному Суду Российской Федерации. Утверждена приказом Председателя Суда от 30 мая 2012 г. N 19-П.

2.3.3. Прием письменной корреспонденции, первоначальный учет документов, распределение и передача их для регистрации в подразделениях и дальнейшего прохождения осуществляется экспедицией.

Для каждого подразделения Суда установлен соответствующий индекс (приложение 37).

2.3.4. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах (приложение 46), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению в соответствующее подразделение Суда для принятия решения, а второй экземпляр остается на хранении в экспедиции.

При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ учитывается, передается в общий отдел Управления документооборота и делопроизводства Суда (далее - общий отдел) для регистрации и последующего возвращения отправителю документа.

Конверты (пакеты) после вскрытия и учета вложенных в них документов в экспедиции, как правило, не уничтожаются.

Конверты, в которые были вложены жалобы (представления) и обращения, сохраняются и прикладываются к жалобам (представлениям) и обращениям, а после их рассмотрения в судебных коллегиях (подразделениях Суда) подшиваются в производства или в наряды.

2.3.5. Конверты (бандероли, посылки), поступившие из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометкой "Лично", в экспедиции не вскрываются, учитываются и передаются в общий отдел для регистрации по реквизитам, имеющимся на конверте (бандероли, посылке), и для доклада Руководству Суда.

Конверты (пакеты), доставленные фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометками "Срочно", "Весьма срочно" и "Вручить немедленно", учитываются в Журнале учета пакетов, поступивших в Верховный Суд Российской Федерации из органов государственной власти Российской Федерации (приложение 13), затем после первоначального автоматизированного учета вложенных в них документов оперативно передаются в общий отдел для регистрации и доклада их Руководству Суда.

2.3.6. Документы на иностранном языке учитываются в экспедиции и передаются в Управление международного сотрудничества Суда для обеспечения перевода на русский язык и доклада Руководству Суда.

2.3.7. Первоначальный автоматизированный учет всех поступивших в Суд документов осуществляется в экспедиции, группе учета документов и в подразделениях Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений путем проставления (наклеивания) на лицевой стороне первого листа документа (сопроводительного письма), на конверте (бандероли, посылке) с пометкой "Лично" этикетки (стикера) со штрих-кодом, учетным номером и датой поступления документа (приложение 65).

2.3.8. Судебные дела после получения всех томов дела и вещественных доказательств (при наличии) учитываются в автоматизированном режиме путем проставления (наклеивания) этикетки (стикера) со штрих-кодом, учетным номером и датой поступления судебного дела на лицевой стороне сопроводительного письма.

При этом на лицевой стороне обложки каждого тома судебного дела ставится регистрационный штамп экспедиции (приложение 66) и указывается номер заказной бандероли, а на обложке последнего тома судебного дела в регистрационном штампе указывается индекс субъекта Российской Федерации, на территории которого размещен федеральный суд <7>, или индекс арбитражного суда округа с образованными в данном судебном округе арбитражными судами первой инстанции <8> и арбитражными апелляционными судами или индекс Суда по интеллектуальным правам, направивших судебное дело (приложения 38, 39, 40), а также дата поступления судебного дела в Суд, количество томов и приложений к нему.

--------------------------------

<7> Для Судебной коллегии по делам военнослужащих территориальное деление определяется по территориальной юрисдикции окружных (флотских) военных судов.

<8> Арбитражные суды первой инстанции в республиках, краях, областях, городах федерального значения, автономной области, автономных округах.

2.3.9. Не подлежат учету и регистрации поступившие в Суд рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени) и т.п.

Указанная корреспонденция передается по назначению с отметкой в Разносной книге (приложение 12).

2.3.10. После прохождения автоматизированного учета в экспедиции судебные дела и документы передаются в подразделения Суда в соответствии с их предназначением для регистрации, доклада и исполнения <9>.

--------------------------------

<9> Документы, поступающие в Суд в связи с рассмотрением международными договорными и внедоговорными органами индивидуальных сообщений (жалоб) в отношении Российской Федерации, после учета в экспедиции передаются в отдел международного права Управления систематизации законодательства и анализа судебной практики для регистрации и доклада Руководству. Перечень таких документов определяется Управлением систематизации законодательства и анализа судебной практики.

Доставка документов в подразделения Суда осуществляется работниками экспедиции. Срочные документы передаются в подразделения Суда оперативно по мере их поступления.

Передача судебных дел и документов в подразделения Суда осуществляется с проставлением подписи о приеме (далее - под расписку) в Реестре передачи судебных дел и документов. Информация о передаче учтенных документов из экспедиции в подразделения Суда отражается в АИС.

Наряды с реестрами хранятся в установленном порядке.

2.3.11. Документы, ошибочно направленные в подразделения Суда, должны быть возвращены в экспедицию в 3-дневный срок для передачи по назначению. При этом (при необходимости) за подписью руководителя подразделения Суда оформляется справка с обоснованием причин передачи документа в другое подразделение Суда.