4.1. Составление Номенклатуры дел, нарядов и производств

4.1.1. Номенклатура дел, нарядов и производств Суда (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, заводимых в подразделениях Суда (далее - дела, наряды и производства), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 53).

4.1.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве Суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел, нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и производств по делам, а также учета нарядов и производств временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

4.1.3. При составлении Номенклатуры необходимо руководствоваться Положением об аппарате Суда, положениями о подразделениях Суда, штатным расписанием, Перечнем документов, образующихся в деятельности Суда, с указанием сроков хранения, а также номенклатурами за предшествующие годы.

4.1.4. Номенклатура состоит из разделов, наименованиями которых являются наименования подразделений Суда, расположенные в ней в соответствии со структурой Суда в установленном порядке.

Раздел Номенклатуры подразделения Суда составляется работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства. После согласования с отделом хранения этот раздел подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для формирования и подготовки Номенклатуры к утверждению.

Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре Суда, Номенклатура согласовывается отделом хранения с Государственным архивом Российской Федерации.

4.1.5. В Номенклатуру включаются заголовки (наименования) дел, нарядов и производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, картотек, которые заводятся в подразделениях Суда на всех документируемых участках работы подразделений Суда.

В Номенклатуру не включаются периодические издания.

4.1.6. Номенклатура в конце каждого года уточняется на основании предложений подразделений Суда, подписывается начальником Управления документооборота и делопроизводства, утверждается первым заместителем Председателя Суда и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Утвержденный экземпляр Номенклатуры является документом постоянного хранения и включается в раздел общего отдела.

Для использования в служебной деятельности изготавливается необходимое количество копий Номенклатуры.

После утверждения Номенклатуры подразделения Суда получают выписки из нее для использования в работе.

4.1.7. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 Номенклатуры указываются индексы каждого дела, наряда и производства, включенного в Номенклатуру.

Индекс дела, наряда и производства состоит из буквенного обозначения подразделения Суда и порядкового номера заголовка дела, наряда и производства в соответствующем разделе Номенклатуры, которые разделяются чертой.

Например: "ВС-01", где "ВС" - обозначение общего отдела, "01" - порядковый номер заголовка наряда в разделе Номенклатуры.

В графу 2 Номенклатуры включаются заголовки дел, нарядов, производств (томов).

Порядок расположения заголовков дел, нарядов, производств внутри разделов и подразделов Номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, наряды и производства, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, нарядов, производств с организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения по Суду). При этом заголовки дел, нарядов, производств, содержащих акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел, нарядов, производств с приказами и распоряжениями по Суду. Затем располагаются заголовки дел, нарядов, производств, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовок дела, наряда, производства должен четко отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовках дел, нарядов, производств неконкретных формулировок (например, "разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках нарядов, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела, наряда, производства употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются наименования основных видов документов, сгруппированных в дела, наряды, производства (планы, доклады, справки, заявления, отчеты и т.д.).

Например: "Документы (планы, справки, обзоры) по обобщению судебной практики в связи с изменениями, внесенными в ст. 105 Уголовного кодекса Российской Федерации".

Заголовки нарядов по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в Номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В заголовках нарядов, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не указываются в заголовке, а дается их общее видовое наименование, разнородные корреспонденты также не перечисляются.

Например:

- переписка с Конституционным Судом Российской Федерации по правовым вопросам;

- переписка с органами государственной власти по правовым вопросам.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, нарядов и производств.

В графе 3 Номенклатуры по окончании календарного года указывается количество дел, нарядов и производств (томов).

В графе 4 Номенклатуры указываются срок хранения дел, нарядов, производств и номера статей по Номенклатуре.

В графе 5 Номенклатуры "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, нарядах и производствах, об уничтожении и др.

4.1.8. Во вновь созданном подразделении Суда в месячный срок составляется раздел Номенклатуры подразделения Суда, который после согласования в отделе хранения подписывается руководителем подразделения Суда и представляется в общий отдел для включения его в Номенклатуру.

4.1.9. В случае упразднения (реорганизации) подразделения Суда в месячный срок в общий отдел представляется выписка из Номенклатуры (соответствующий раздел) за подписью руководителя подразделения Суда о его закрытии (с указанием количества нарядов, производств, книг и журналов, заведенных в подразделении Суда) или предложения по внесению изменений.

Все изменения, вносимые в Номенклатуру по предложениям подразделений Суда, согласовываются с общим отделом и отделом хранения.

4.1.10. По окончании календарного года (до 20 января следующего года) подразделениями Суда в общий отдел представляются сведения о категориях и количестве заведенных в текущем году дел, нарядов и производств <51> за подписью руководителей подразделений Суда для внесения их в Номенклатуру.

--------------------------------

<51> В виде заполненных соответствующих разделов Номенклатуры.

На основе этих данных общий отдел делает итоговую запись в Номенклатуру о количестве заведенных дел, нарядов и производств, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи Номенклатуры, передаются в отдел хранения.