2.1. Порядок организации документооборота и делопроизводства

2.1.1. Организация документооборота и делопроизводства в Суде представляет собой единую систему документационного обеспечения деятельности Суда, предназначенную для работы с процессуальными и иными документами, в том числе созданными в процессе судопроизводства в Суде (приложение 1).

2.1.2. Единая система документационного обеспечения деятельности Суда базируется на современных информационных технологиях и программно-технических средствах по подготовке и обработке документов.

Входящие и исходящие документы, а также внутренние (организационно-распорядительные) документы Суда учитываются и регистрируются в единой автоматизированной информационной системе Суда (далее - АИС).

2.1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Суде осуществляется Управлением документооборота и делопроизводства Суда.

2.1.4. Обеспечение функционирования и развития АИС, разработка предложений по внедрению современных информационных технологий и программно-технических средств в делопроизводство Суда осуществляется Управлением информатизации и связи Суда.

2.1.5. Ведение делопроизводства непосредственно в подразделениях Суда возлагается на работников подразделений Суда, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Их обязанности и права определяются руководителями подразделений Суда по согласованию с Управлением документооборота и делопроизводства, Управлением кадров и государственной службы в должностных регламентах, которые утверждаются в установленном порядке.

2.1.6. Ведение делопроизводства в секретариате судебного состава Судебной коллегии по делам военнослужащих Суда осуществляется с учетом особенностей делопроизводства в секретариатах судебных составов судебных коллегий по уголовным, гражданским и административным делам.

Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке.

Обработка секретной информации, разработка и изготовление секретных документов и их копий осуществляется на специальных (защищенных) технических средствах в режимных помещениях Суда.

2.1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Суда и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений Суда.

2.1.8. Работники аппарата Суда должны знать и соблюдать требования настоящей Инструкции.

Ознакомление с настоящей Инструкцией (приложение 11), программными и техническими средствами АИС осуществляется в рамках адаптационных мероприятий государственных гражданских служащих, принятых на государственную гражданскую службу в аппарат Суда впервые. Организация таких мероприятий осуществляется Управлением кадров и государственной службы Суда с участием Управления документооборота и делопроизводства Суда и Управления информатизации и связи Суда.

Обучение государственных гражданских служащих аппарата Суда по указанным вопросам может осуществляться по заявкам руководителей подразделений Суда (приложение 45).

2.1.9. С использованием АИС осуществляется:

- автоматизированный учет входящих документов в экспедиции, группе учета и регистрации документов общего отдела Управления документооборота и делопроизводства (далее - экспедиция и группа учета документов) и в подразделениях Управления по организационному обеспечению рассмотрения обращений;

- автоматизированные регистрация судебных дел и процессуальных жалоб (представлений) и ведение судебного делопроизводства и судебной статистики в Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений, в секретариатах судебных составов судебных коллегий и некоторых подразделениях Суда;

- автоматизированные регистрация входящих документов непроцессуального характера, внутренних (организационно-распорядительных) документов Суда и ведение общего делопроизводства в подразделениях Суда;

- автоматизированная подготовка документов Суда в подразделениях Суда;

- автоматизированная регистрация исходящих документов Суда;

- автоматизированный учет исходящей корреспонденции Суда в экспедиции;

- автоматизированные подготовка и направление в Суд запросов пользователей информацией <4> в виде электронных документов, их регистрация и обработка, подготовка и отправка ответов на них в электронном виде на официальном сайте Суда в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее сеть - "Интернет");

--------------------------------

<4> Пользователь информацией - гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, орган государственной власти или орган местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности Суда.

- автоматизированная подача заявлений, жалоб, представлений, ходатайств и иных процессуальных документов в Суд в электронном виде (далее - обращения в Суд), в том числе в форме электронного документа с использованием сети "Интернет";

- автоматизированное доведение документов в электронном виде, созданных на бумажных носителях;

- автоматизированный контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя;

- автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных судебных документов Суда;

- автоматизированное протоколирование судебных заседаний;

- автоматизированные наполнение и использование информации Банка данных информации о деятельности Суда.

2.1.10. АИС позволяет создать в Суде единую базу данных с информацией:

- о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

- о прохождении документов (поручениях Председателя Суда, первого заместителя Председателя Суда и заместителей Председателя Суда (далее - Руководство Суда), исполнителях и ходе исполнения документов);

- о движении судебных дел, заявлений, жалоб (представлений) и о результатах их рассмотрения.

С использованием АИС имеется возможность знакомиться с электронными образами документов Суда, осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям, оперативно получать справочную информацию в установленном объеме за определенный период, изготавливать копии документов, а также осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов.

2.1.11. Работа в АИС основывается на принципе первоначального автоматизированного учета поступивших в Суд документов и последующей автоматизированной их регистрации в подразделениях Суда.

Для регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в подразделениях Суда используются программные и технические средства АИС и при необходимости соответствующие журналы и книги учета и регистрации, утвержденные Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств Суда.