Порядок заполнения справки о доходах физического лица

ПОРЯДОК

ЗАПОЛНЕНИЯ СПРАВКИ О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА

Для заполнения Справки используются данные, содержащиеся в налоговой карточке, форма которой приведена в приложении N 7, а также справочная информация, приведенная в приложениях N N 9 и 14 к настоящей Инструкции. В Справке отражаются сведения о доходах, выплаченных источником дохода (организацией или иным работодателем) физическому лицу, суммах подоходного налога, исчисленного и удержанного этим источником выплаты, а также сумме налога, переданного на взыскание в государственную налоговую инспекцию в случае невозможности взыскания этого налога этим источником выплаты дохода.

При заполнении Справки необходимо руководствоваться следующим.

Справка на бумажном носителе заполняется машинописным текстом через два интервала. Для точной установки бланка в печатающее устройство предназначено пробное поле, расположенное в левом верхнем углу бланка. Пробное поле может быть заполнено любыми символами или оставлено пустым. Исправления в заполненном бланке Справки не допускаются.

В поле "В ГНИ" (код)" проставляется четырехзначный код государственной налоговой инспекции, в которую представляется данная информация о доходах физического лица, например: 5032, где 50 - код региона, 32 - номер ГНИ в регионе.

В Справке должно быть указано, о доходах какого отчетного года она представляется, например : "Справка о доходах физического лица за 1998 год".

В поле "Справка N " указывается порядковый номер справки в отчетном году по данным регистрации таких справок на предприятии, в учреждении, организации и у иного работодателя.

В разделе 1 "Сведения об источнике выплаты" отражается необходимая информация об источнике выплаты:

в поле "ИНН" указывается идентификационный номер источника выплаты дохода, т.е. предприятия, учреждения, организации и иных работодателей, включая физических лиц, занимающихся предпринимательской и иной деятельностью, а также частной нотариальной практикой.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) работодателя представляет собой:

а) десятизначный цифровой код, если работодателем является организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) десятизначный цифровой код, перед которым проставляется буквенный символ "F", если работодателем является организация, созданная в соответствии с законодательством иностранного государства, международной организации;

в) двенадцатизначный цифровой код, если работодателем является физическое лицо;

в поле 1.2 - полное наименование предприятия, учреждения, организации или фамилия, имя, отчество физического лица, являющегося работодателем.

Полное наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах.

Физическое лицо, зарегистрированное в качестве предпринимателя или частнопрактикующего нотариуса и являющееся работодателем, указывает полностью, без сокращений свою фамилию, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например: ИВАНОВ - КОПЫЛОВСКИЙ СЕРГЕЙ МИХАЙЛОВИЧ;

в поле 1.3 - контактный телефон источника выплаты дохода, по которому, в случае необходимости, может быть получена справочная информация, касающаяся вопросов налогообложения данного налогоплательщика, а также учетных данных этого источника;

в поле 1.4 - адрес источника выплаты дохода;

для предприятий, учреждений, организаций - почтовый адрес, указанный в учредительных документах;

для общественных организаций - адрес, указанный в документе о предоставлении юридического адреса;

для физических лиц - адрес постоянного места жительства.

Написание адреса осуществляется в следующей последовательности: индекс, код региона, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира. Порядок отражения элементов адреса приводится ниже.

В разделе 2 "Сведения о получателе дохода" отражается информация, касающаяся физического лица:

в поле 2.1 "ИНН" - указывается, если он имеется, идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, который проставляется из документов, подтверждающих постановку данного физического лица на налоговый учет в налоговом органе;

в поле 2.2 "Фамилия, Имя, Отчество" - фамилия, имя и отчество получателя дохода записываются полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. В случае двойной фамилии слова разделяются дефисом;

в поле 2.3 "Код вида документа, удостоверяющего личность" - указывается код, выбранный из справочника N 1, приведенного в приложении N 9 к настоящей Инструкции, и соответствующий виду документа, удостоверяющего личность. Например: 01 - означает, что документом, удостоверяющим личность данного физического лица, является паспорт;

в поле 2.4 "Серия, номер документа" - указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, в том виде, в котором они представлены в конкретном документе. При этом печатать слова "серия" и "номер" не требуется;

в поле 2.5 "Дата рождения" - указывается дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: число - 01, месяц - 05, год рождения - 1945;

в поле 2.6 "Адрес постоянного места жительства" - полный адрес постоянного места жительства физического лица на основании документа, удостоверяющего личность, либо иного документа, подтверждающего адрес постоянного места жительства физического лица. Написание адреса производится в следующей последовательности:

"Код страны" - указывается числовой код страны постоянного места жительства, который имеется в Общероссийском Классификаторе Стран Мира ОКСМ, введенном в действие Постановлением Госстандарта от 27.12.95 N 641;

"Индекс" - указывается индекс предприятия связи, соответствующий адресу места жительства физического лица;

"Код региона" - указывается код региона Российской Федерации (республики, края, области, округа), на территории которого проживает физическое лицо. Код региона используется из справочника N 5, приведенного в Приложении N 9 к настоящей Инструкции;

"Район", "Город", "Населенный пункт" - указываются наименования района, города, населенного пункта (села, поселка и т.п.);

"Улица" - указывается наименование улицы, проспекта, переулка и т.п.;

"Дом", "Корпус", "Квартира" - указывается номер дома, номер корпуса, номер квартиры. При заполнении элемента адреса "дом" могут использоваться не только числовые, но и буквенные значения, а также знак "/" для обозначения углового дома. Например: 4А либо 4/2. Модификации типа "строение" заполняются в элементе адреса "корпус". Например, строение 1 отражается в элементе корпус "строение 1".

Пример 1. Адрес г. Москва, Ленинский проспект, д. 4а, кор. 1, кв. 10 отражается следующем образом:

индекс - 110515; код региона - 77; улица - ЛЕНИНСКИЙ ПР-КТ; дом - 4А; корпус - 1; квартира - 10;

Пример 2. Адрес Московская область, Нарофоминский район, г. Апрелевка, ул. Августинская, дом 14, стр. 1, кв. 50 отражается следующим образом:

индекс - 143360; код региона - 50; район - НАРОФОМИНСКИЙ Р-Н; город - АПРЕЛЕВКА Г; улица - АВГУСТИНСКАЯ УЛ; дом - 14 ; корпус - строение 1; квартира - 50;

Пример 3. Адрес г. Воронеж, п. Боровое, ул. Гагарина, дом 1 отражается следующим образом:

индекс - 394050; код региона - 36; город - ВОРОНЕЖ Г; населенный пункт - БОРОВОЕ П; дом - 1 ;

Пример 4. Адрес Ивановская область, Ивановский район, д. Андреево, д. 12 отражается следующим образом:

индекс - 155110; код региона - 37; район - ИВАНОВСКИЙ Р-Н; АНДРЕЕВО Д; дом - 12.

При заполнении адресной части используемые сокращения должны соответствовать условным сокращениям, приведенным в приложении N 14 настоящей Инструкции.

При заполнении элементов в адресе следует иметь в виду, что для региональных центров наименования регионов могут не указываться, а для районных центров могут не указываться наименования районов. Для городов Москва и Санкт - Петербург, являющихся регионами Российской Федерации, заполняется элемент адреса "Код региона", а элементы адреса "Район" и "Город" не заполняются. При отсутствии в адресе одного из элементов адреса отведенное поле в соответствии с приведенными выше примерами не заполняется.

Для нерезидентов указывается только код страны постоянного проживания нерезидента - иностранного физического лица, не имеющего постоянного места жительства в Российской Федерации. К этой категории относятся физические лица, которые в отчетном периоде находились в Российской Федерации в общей сложности не более 183 дней;

в поле 2.7 "Статус" - указывается статус налогоплательщика - физического лица. Если налогоплательщик является резидентом, проставляется цифра 1, если не является резидентом - 2;

в поле 2.8 "Место работы" следует указать, по какому месту работы получен доход: по основному - проставляется цифра 1, не по основному - проставляется цифра 2.

К доходам, полученным по месту основной работы (службы, учебы), относятся доходы, полученные физическим лицом, состоящим в трудовых и приравненных к ним отношениях с предприятием, учреждением, организацией и иным работодателем, где находится трудовая книжка.

К доходам, полученным не по основному месту работы, относятся любые доходы, получаемые физическими лицами наряду с доходами по месту основной работы (службы, учебы) от других предприятий, учреждений, организаций и иных работодателей, а также и в тех случаях, когда физическое лицо не имеет постоянного места работы;

в поле 2.9 "Налогооблагаемый период" - отмечаются месяцы отчетного календарного года, за которые физическим лицом получен доход от этого источника выплаты (зачеркиваются клетки нужных месяцев).

В разделе 3 "Сведения о доходах" отражаются сведения о суммах совокупного дохода по месяцам, а также о доходах по каждому виду дохода, например - заработная плата, материальная помощь, доходы от продажи имущества и т.д. В этом разделе указываются все доходы, полученные физическими лицами в денежной форме, в натуральном выражении, а также размеры произведенных из полученного дохода скидок (расходов).

Все суммы доходов и скидок (расходов) отражаются в рублях и копейках.

В поле 3.1 "Совокупный доход по месяцам" - указываются суммы совокупного месячного дохода по месяцам. При этом для определения совокупного дохода применяются правила ведения бухгалтерского учета и положения, предусмотренные настоящей Инструкцией. Например, заработная плата за январь 1998 года, выплаченная в феврале 1998 года, отражается в поле "январь".

Если заработная плата за какие-то месяцы отчетного года будет выплачена в следующем календарном году, то в этом случае она должна включаться в совокупный доход следующего календарного года, в котором будет выплачена.

Пример. Работнику предприятия в 1998 году ежемесячно начислялась заработная плата: январь - 2 000 руб.; февраль 2 000 руб.; март - 2 000 руб.; апрель - 2 000 руб.; май - 2 000 руб.; июнь - 2 000 руб.; июль - 2 000 руб.; август - 2 000 руб.; сентябрь - 2 000 руб.; октябрь - 2 000 руб.; ноябрь - 2 000 руб.; декабрь - 2 000 руб. В связи с отсутствием средств у предприятия заработная плата в этом году выплачена за 10 месяцев (январь - октябрь), а заработная плата за два месяца (ноябрь - декабрь) выплачена в марте 1999 года. В таком случае в доход 1998 года включается заработная плата в размере 20 000 руб., которая отражается соответственно в поле того месяца, за который произведена выплата заработной платы в 1998 году.

Таким образом, в полях 3.1 указывается:

Январь - 2 000.00; Февраль - 2 000.00; Март - 2 000.00; Апрель - 2 000.00; Май - 2 000.00; Июнь - 2 000.00; Июль - 2 000.00; Август - 2 000.00; Сентябрь - 2 000.00; Октябрь - 2 000.00.

Совокупный доход, полученный в каждом месяце, определяется с учетом суммы коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемых в соответствии с законодательством за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями, а также суммы материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам, за исключением доходов, которые в целях налогообложения не включаются в совокупный доход. При этом вычеты при определении совокупного дохода не исключаются.

Пример. Работнику начислены и выплачены: заработная плата за январь 1998 года в сумме 2 000 руб., сумма коэффициентов и надбавок за стаж работы 3 000 руб., материальная помощь 1 500 руб. Общая сумма дохода января составила 6 500 руб. Необлагаемый размер материальной помощи составляет 1 001 руб. 88 коп. (83.49 x 12) из расчета минимального размера месячной оплаты труда. Совокупный доход января рассчитывается следующим образом: из общей суммы дохода за январь 6 500 руб. (2 000 + + 3 000 + 1 500) исключается 1 001 руб. 88 коп. (необлагаемый размер материальной помощи). Совокупный доход за данный месяц соответственно равен 5 498 руб. 12 коп. Таким образом, в поле "Январь" следует указать сумму "5 498.12";

в поле 3.2 "Виды доходов в налогооблагаемом периоде" каждый вид дохода указывается в полном размере.

Суммы коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемые в соответствии с законодательством за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями, а также суммы материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам в этом разделе не отражаются, так как их следует отражать соответственно в полях 5.4 и 5.5.

Каждый вид дохода характеризуют четыре показателя, которые последовательно представлены в отдельной строке:

"код дохода"; "сумма дохода", "код скидки (расхода)", "сумма скидки (расхода)".

Если по данному виду дохода не предусмотрены скидки (расходы), то в полях код скидки (расхода) и сумма скидки (расхода) проставляется знак "-" (тире).

Код дохода выбирается из справочника 2, код скидки (расхода) - из справочника 3, которые приведены в Приложении N 9 к настоящей Инструкции.

В поле "Сумма дохода" отражается вся сумма дохода без исключения скидок и расходов, а в поле "Сумма скидки (расхода) - отражается сумма скидки (расхода), на которую следует уменьшить сумму данного дохода для целей налогообложения. Например, при выплате материальной помощи в размере 2 000 руб. размер скидки составит 1 001 руб. 88 коп. Если сумма данного дохода будет меньше размера скидки, то в поле "Сумма скидки (расхода)" отражается сумма скидки в размере начисленного дохода.

Пример. Гражданин Н. работает на предприятии по трудовому договору. Размер минимальной месячной оплаты труда в 1998 году - 83 руб. 49 коп. Этому работнику в 1998 году выплачена заработная плата - 48 000 руб. и оказана материальная помощь - 700 руб. (сумма скидки по закону в размере 12-кратного МРОТ - 1 001 руб. 88 коп). В этом разделе следует указать:

Скидки указываются только в отношении следующих доходов: материальной помощи; стоимости подарков; стоимости призов; сумм от продажи имущества; натуральной оплаты; доходов учащихся, аспирантов дневной формы обучения в период каникул; авторских вознаграждений; доходов, которые в соответствии с законами субъектов Российской Федерации не включаются в совокупный облагаемый доход.

Следует иметь в виду, что при выплате авторских вознаграждений и принятии к зачету суммы расходов, связанных с созданием произведения, в поле "Код" отражается: код 06 - если расходы приняты по нормативу; либо код 07 - если расходы приняты согласно подтверждающим документам.

В разделе 4 "Сведения о произведенных вычетах" отражаются сведения о произведенных вычетах, которые установлены законодательством о подоходном налоге для отдельных категорий физических лиц. Каждый вид вычета представляется в отдельной строке и характеризуется двумя показателями: "Код" и "Сумма" вычета. Каждому виду вычета соответствует код, указанный в справочнике N 4 приложения N 9 к настоящей Инструкции.

"Сумма" вычета характеризует сумму, на которую для целей налогообложения следует уменьшить общую сумму дохода после исключения из него суммы скидок и расходов. Если сумма дохода окажется меньше установленного законом размера вычета, то в поле "Сумма вычета" отражается сумма вычета в размере той суммы, на которую производится уменьшение дохода, но не более общей суммы дохода.

Суммы вычетов отражаются в рублях и копейках.

Пример. Гражданин Н. работает по трудовому договору на предприятии. Имеет двоих детей в возрасте 12 и 10 лет. Размер минимальной месячной оплаты труда в 1998 году - 83 руб. 49 коп. В 1998 году ему выплачена заработная плата - 48 000 руб. и оказана материальная помощь - 700 руб. В марте он купил садовый домик за 60 000 руб. Совокупный доход за 1998 год за минусом необлагаемого размера материальной помощи - 48 000 руб., в том числе по месяцам: январь - 2 000; февраль 3 000; март - 3 000; апрель - 4 000; май - 4 000; июнь - 4 000; июль - 4 000; август - 4 000; сентябрь - 5 000; октябрь - 5 000; ноябрь - 5 000; декабрь - 5 000. Размеры вычетов, установленные законом за указанный период, составляют:

отчисления в Пенсионный фонд - 48 руб.;

необлагаемый минимум - за январь - февраль 333 руб. 96 коп. (83.49 x 2 x 2), за март - июнь 333 руб. 96 коп. (83.49 x 4);

вычеты на двух детей - за январь - февраль 667 руб. 92 коп. (83.49 x 2 x 2 x 2), за март - июнь 667 руб. 92 коп. (83.49 x 4 x x 2);

затраты на строительство садового домика - 60 000 руб. При этом из общей суммы затрат 60 000 руб. в текущем году на уменьшение относится только 45 948 руб. 24 коп. (48 000.00 - - 48.00 - 333.96 - 333.96 - 667.92 - 667.92), сумма затрат 14 051 руб. 76 коп. (60 000.00 - 45 949.24) переносится на следующий год.

Таким образом, в разделе 4 отражается:

В поле "Наименование и адрес объекта, по которому произведен вычет по новому строительству или приобретению жилья" указывается наименование объекта (дома, дачи, садового домика, квартиры), полный адрес, по которому он находится, а в отношении дач и садовых домиков указываются также название садоводческого товарищества (дачного кооператива) и номер участка. Например: "Покупка квартиры по адресу г. Москва, ул. Ленина, дом 12, квартира 1"; "Строительство дома по адресу Московская область, Можайский район, д. Поздняково, Садоводческое товарищество "Огородник", участок 31".

При получении доходов не по месту основной работы вычеты из полученного дохода не производятся, так как такие вычеты предоставляются на основании деклараций о доходах, подаваемых налогоплательщиками в государственную налоговую инспекцию по месту их постоянного жительства. Если такими источниками дохода (организациями и иными работодателями) с выплаченных ими физическим лицам доходов производится удержание отчислений в Пенсионный фонд в установленном законодательством порядке, то уплаченную сумму отчислений в Пенсионный фонд следует отражать в разделе 4. При этом в поле 5.2 раздела 5 "Вычеты на общую сумму" проставляется - "0".

В разделе 5 "Исполнение налоговых обязательств" значения полей 5.1, 5.2 - указывается в рублях и копейках; значения полей 5.3 "Сумма валового дохода", 5.4 "Общая сумма коэффициентов и надбавок", 5.5 "Общая сумма материальной выгоды" - отражаются в рублях и копейках, остальные значения полей отражаются в полных рублях.

В каждом поле соответственно отражается:

в поле 5.1 "Скидки (расходы) на общую сумму" указывается общая сумма всех скидок (расходов) по разделу 3;

в поле 5.2 "Вычеты на общую сумму" указывается общая сумма произведенных вычетов. При уплате отчислений в Пенсионный фонд с доходов, полученных не по месту основной работы, сумма таких отчислений в этом поле не указывается, так как из дохода источником выплаты они не исключены;

в поле 5.3 отражаются сведения о суммах дохода и налога без учета сумм коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемых в соответствии с законодательством за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями, а также сумм материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам и сумм налогов с таких сумм коэффициентов, надбавок и материальной выгоды, так как их следует отражать соответственно в полях 5.4 и 5.5;

в поле 5.3 "Сумма дохода" последовательно указываются следующие показатели:

сумма валового дохода (итоговые данные о суммах доходов по разделу 3);

сумма облагаемого дохода (разность между суммой валового дохода - общей суммой скидок (расходов) - суммой произведенных вычетов, которые подлежат исключению из этого дохода).

В поле 5.3 "Сумма налога" последовательно указываются: исчисленная сумма налога с облагаемого дохода; удержанная сумма налога с облагаемого дохода.

В поле 5.4 "Сумма коэффициентов и надбавок" последовательно указываются:

общая сумма коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемых в соответствии с законодательством за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями;

облагаемая сумма коэффициентов и надбавок.

В поле 5.4 "Сумма налога" последовательно указываются: исчисленная сумма налога с сумм коэффициентов и надбавок; удержанная сумма налога с сумм коэффициентов и надбавок. В поле 5.5 "Сумма материальной выгоды" последовательно указываются:

общая сумма материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам;

облагаемая сумма материальной выгоды.

В поле 5.5 "Сумма налога" последовательно указываются: исчисленная сумма налога с суммы материальной выгоды; удержанная сумма налога с такой выгоды.

Пример. Сумма валового дохода составила 20 000 рублей; облагаемого - 15 812 руб. 48 коп.; исчисленная сумма налога - 1 897 руб.; удержанная сумма налога - 1 897 руб. В поле 5.3 соответственно отражается:

"20 000.00" "15 812=" "1 897=" "1 897=".

В поле 5.6 "Сумма налога, переданная на взыскание в налоговую инспекцию" указывается сумма подоходного налога, переданная на взыскание источником выплаты дохода в налоговую инспекцию в связи с невозможностью ее удержания.

В поле 5.7 "Наличие у предпринимателя, частного практика, арендодателя основания для неудержания подоходного налога у источника выплаты" отражается наличие документа, подтверждающего постановку данного физического лица на учет в налоговом органе. Если подтверждающий документ есть, ставится 1; при отсутствии подтверждающего документа ставится 2.

Заполненный документ подписывает главный бухгалтер в поле "Главный бухгалтер (подпись)". Подпись не должна выходить за границы отведенного поля и закрываться печатью. Печать проставляется в строго отведенном месте - в ограничительном круге, расположенном в нижнем левом углу бланка. В поле "Ф.И.О." указываются фамилия и инициалы главного бухгалтера. В том случае, если источник дохода не имеет главного бухгалтера или лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера, Справка подписывается руководителем этой организации. Физические лица, занимающиеся предпринимательской и иной деятельностью без образования юридического лица, должны сами подписывать Справку и указывать свои фамилию и инициалы.

Поле "Дата составления" заполняется аналогично полю 2.5 "Дата рождения".