IV. Организация рассмотрения обращений в структурных подразделениях Министерства

40. После прикрепления электронного образа обращения к РКК он становится доступен к просмотру в "электронном почтовом ящике" структурного подразделения - ответственного исполнителя и структурного подразделения - соисполнителя.

41. Руководитель либо сотрудник структурного подразделения - ответственного исполнителя и структурного подразделения - соисполнителя, определенный ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Министерства и наделенный соответствующими полномочиями (например, референт структурного подразделения Министерства), принимает из "электронного почтового ящика АСУ" поступившие обращения, знакомится с содержанием обращений, просматривая электронный образ, в течение рабочего дня, по мере их поступления, и после принятия решения об их рассмотрении определяет в АСУ в качестве исполнителей заместителей директора и (или) начальников соответствующих отделов структурного подразделения Министерства. Заместители директора структурного подразделения Министерства определяют в качестве исполнителей начальников соответствующих отделов структурного подразделения Министерства в случае, если их не определил руководитель.

42. В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение Министерства его руководитель в срок до 3 рабочих дней с даты регистрации обращения в Министерстве возвращает его в Отдел по работе с обращениями граждан с пометкой для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

43. В случае, если возврат ошибочно направленного обращения превышает 3 рабочих дня, структурное подразделение - ответственный исполнитель готовит окончательный ответ гражданину на основании информации, предварительно запрошенной из профильного структурного подразделения Министерства.

44. Передача обращений из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется только через Отдел по работе с обращениями граждан на основании резолюции руководителя структурного подразделения Министерства либо на основании соответствующей служебной записки, в которой указаны причина возврата и наименование структурного подразделения Министерства, которому необходимо направить обращение для рассмотрения.

45. В случае разногласий между руководителями структурных подразделений Министерства о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководством Министерства в соответствии с распределением обязанностей.

46. Начальник (заместитель начальника) отдела структурного подразделения Министерства ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяет наличие информации о факте направления обращений для рассмотрения в отдел через АСУ, знакомится с содержанием обращений, просматривая их электронный образ, и исходя из компетенции определяет в АСУ в качестве исполнителя сотрудника отдела (далее - основной исполнитель). Срок рассмотрения обращений у начальника отдела - 1 рабочий день.

47. Основной исполнитель ежедневно, не реже 2-х раз в день, проверяет наличие информации о факте направления обращения для рассмотрения, знакомится с содержанием обращения, просматривая его электронный образ, и приступает к подготовке необходимых ответов или соответствующих запросов.

48. Ответ на обращение не дается, если в письменном обращении не содержится фамилия гражданина, направившего обращение, или его почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, или адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа <1>.

--------------------------------

<1> Часть 1 статьи 11 Закона.

49. В случае, если в обращении обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем в течение 7 дней со дня его регистрации в Министерстве обращение возвращается гражданину, направившему его, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения <1>. При этом в Отделе по работе с обращениями граждан снимается копия обращения для последующего хранения его в архиве.

--------------------------------

<1> Часть 2 статьи 11 Закона.

50. В случае, если в поступившем обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оно может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. При этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом <1>.

--------------------------------

<1> Часть 3 статьи 11 Закона.

51. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, об этом в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению <1>.

--------------------------------

<1> Часть 4 статьи 11 Закона.

52. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководство Министерства вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно и тоже структурное подразделение Министерства <1>. Данное решение структурное подразделение - ответственный исполнитель оформляет в виде заключения (справки) и готовит проект письма в адрес гражданина, направившего обращение, в котором обосновывается причина прекращения переписки с ним.

--------------------------------

<1> Часть 5 статьи 11 Закона.

53. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений <1>.

--------------------------------

<1> Часть 6 статьи 11 Закона.

54. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в Министерство либо его должностному лицу <1>.

--------------------------------

<1> Часть 7 статьи 11 Закона.

55. Общий срок рассмотрения обращений в Министерстве по существу определяется в соответствии с Законом. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Закона, руководство Министерства или руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения - ответственного исполнителя вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

56. С целью обеспечения организации и персонифицированного учета работы в АСУ разграничение доступа к обращениям в структурном подразделении Министерства осуществляется следующим образом:

а) руководитель структурного подразделения Министерства имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении во вверенном ему структурном подразделении Министерства;

б) заместитель руководителя структурного подразделения Министерства имеет доступ к обращениям, по которым он в АСУ указан в качестве одного из участников рассмотрения, а при исполнении обязанностей руководителя структурного подразделения Министерства - ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в структурном подразделении Министерства;

в) референт структурного подразделения Министерства имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в структурном подразделении Министерства;

г) начальник отдела имеет доступ к обращениям, по которым в АСУ указан либо он, либо должностное лицо его отдела в качестве одного из участников рассмотрения;

д) сотрудник отдела имеет доступ к обращениям, по которым в АСУ указан в качестве одного из участников рассмотрения.

57. Структурное подразделение - соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на подготовку ответа гражданину, представляет в структурное подразделение - ответственный исполнитель предложения для включения в проект ответа или сообщают об их отсутствии.

58. В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения - ответственного исполнителя предпринимаются меры с целью получения необходимых материалов для заключения и обоснованного принятия решения.

59. В случае необходимости рассматривающие обращение сотрудники соответствующих структурных подразделений - ответственных исполнителей и структурных подразделений - соисполнителей могут обеспечить его рассмотрение с выездом на место <1>. Решение о рассмотрении обращения с выездом на место принимается руководством Министерства. При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением передается в Отдел по работе с обращениями граждан.

--------------------------------

<1> Часть 2 статьи 9 Закона.

60. В проекте окончательного ответа гражданину обобщается информация, полученная от всех структурных подразделений - соисполнителей по конкретному обращению, после чего проект ответа передается на подпись руководителю (заместителю руководителя) структурного подразделения - ответственного исполнителя.

61. Перед подписанием ответа гражданину в случае отсутствия письменного ответа структурного подразделения - соисполнителя проект ответа визируется соответствующим структурным подразделением - соисполнителем.

62. Гражданину на одно его обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем. Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

63. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

64. Подготовленные письма (ответы, соответствующие запросы) основным исполнителем распечатываются в установленном порядке на номерном бланке Министерства и направляются на визирование и подписание вышестоящим должностным лицам (начальнику отдела, заместителю руководителя структурного подразделения Министерства, руководителю структурного подразделения Министерства).

65. При направлении на визирование и подпись исходящих писем руководству Министерства основной исполнитель распечатывает соответствующее обращение и прилагает его в качестве основания подготовки письма.

66. Ответы на обращения о несогласии с ранее направленными ответами, подписанными заместителями руководителей структурных подразделений Министерства, готовятся за подписью руководителей структурных подразделений Министерства.

Ответы на обращения о несогласии с ранее направленными ответами, подписанными руководителями структурных подразделений Министерства, готовятся за подписью руководства Министерства.

67. Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки, иные документы) возвращаются гражданину заказным почтовым отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

68. Ответы на обращения, подписанные руководством Министерства, а также на обращения, взятые на особый контроль Отделом по работе с обращениями граждан, вместе с перепиской направляются в Отдел по работе с обращениями граждан для регистрации и отправки адресатам.

69. Все действия сотрудников структурных подразделений Министерства по использованию АСУ (принятие документов из "почтового ящика" структурного подразделения Министерства, просмотр электронного образа документа, внесение изменений в РКК, иные действия) осуществляются с обязательной системной фиксацией и контролем даты и времени указанных действий, а также лица, их производивших.

70. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства:

а) ежедневно (при наличии ответов на обращения) формирует комплект исходящих писем на отправку, создает электронный реестр исходящих писем путем считывания штрих-кодов с помощью ручного штрих-сканера или внося номера входящих РКК, при этом информация о дате формирования реестра на отправку в автоматическом режиме проставляется в соответствующие поля каждой РКК, входящей в состав реестра, и эта дата является исходящей датой документа;

б) после формирования реестра на отправку проставляет в направляемых письмах исходящую дату, которая соответствует дате реестра;

в) перед передачей писем на отправку проверяет наличие подписей и виз на копиях ответов, приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера;

г) распечатывает и прикладывает к сформированному комплекту писем электронный реестр с последующей передачей его в Отдел по работе с обращениями граждан;

д) принимает сформированный комплект исходящих писем, проверяет соответствие поступивших писем реестру с помощью ручного штрих-сканера или внося номера входящих РКК, при этом при проверке дата принятия реестра проставляется автоматически в соответствующие поля каждой РКК, входящей в состав реестра;

е) в случае отсутствия указанного в реестре исходящего письма в комплекте писем на отправку уведомляет о данном факте структурное подразделение Министерства, из которого поступил данный комплект писем;

ж) передает комплект исходящих писем в группу сканирования.

71. При выполнении оператором группы сканирования потокового сканирования документов в момент считывания штрих-кода образ документа прикрепляется к соответствующей РКК.

72. Дата поступления ответа на обращение в Отдел по работе с обращениями граждан является датой окончательного его исполнения.